Respuesta corta: la unica fecha que la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) te obliga a cumplir cada año es reunir a la junta al menos una vez para aprobar presupuestos y cuentas. Todo lo demas (cobros, fondo de reserva, seguro, inspecciones del edificio) se ordena alrededor de esa junta. Aqui tienes un calendario practico para el vecino que hace de presidente, separando lo que dice la ley de lo que depende de tu comunidad y tu comunidad autonoma.
Lo que fija la ley y lo que no
Antes del calendario, tres datos del texto consolidado de la LPH (Ley 49/1960, BOE) que he leido:
- Junta anual (art. 16.1): la junta se reunira por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas.
- Convocatoria (art. 16.3): la ordinaria anual se cita con, cuando menos, seis dias de antelacion; las extraordinarias, con la antelacion posible para que lleguen a conocimiento de todos.
- Fondo de reserva (art. 9.1.f): no podra ser inferior al 10 por ciento del ultimo presupuesto ordinario de la comunidad.
La ley no dice en que mes hay que hacer la junta ni cuando hay que pagar las cuotas: eso lo fijan los estatutos o los acuerdos de la propia comunidad. El calendario de abajo es una propuesta de orden; adaptalo a lo que digan los tuyos.
Calendario anual del presidente (propuesta)
| Momento | Tarea | Base |
|---|---|---|
| Cierre del ejercicio | Cerrar cuentas: ingresos, gastos, saldo y deudas. | Practica; las cuentas se aprueban en junta (art. 14 y 16). |
| 1-2 meses antes de la junta | Preparar presupuesto del nuevo año y revisar contratos. | El administrador (o el presidente) prepara el plan de gastos (art. 20). |
| Antes de convocar | Comprobar fondo de reserva frente al 10 por ciento. | Art. 9.1.f LPH. |
| Al menos 6 dias antes | Enviar la convocatoria con orden del dia. | Art. 16.3 LPH. |
| Dia de la junta | Aprobar cuentas y presupuesto; decidir seguro, obras y cargos. | Arts. 14 y 16. |
| Hasta 10 dias naturales despues | Cerrar el acta con las firmas del presidente y del secretario. | Art. 19.3 LPH, si no se firma al terminar. |
| Tras la junta | Emitir recibos con las nuevas cuotas y actualizar el calendario de revisiones. | Segun estatutos y acuerdos. |
| Todo el año | Seguimiento de morosos, averias y mantenimientos. | Funciones de administrador (art. 20). |
1. Junta ordinaria
Es el eje del calendario. Elige una fecha fija cada año (por ejemplo, la misma semana de un mes concreto) para que los vecinos la tengan interiorizada, siempre que tus estatutos no digan otra cosa. La convocatoria ordinaria exige, cuando menos, seis dias de antelacion. En la practica, avisa con mas margen para facilitar la asistencia.
Orden del dia minimo recomendable: aprobacion del acta anterior, cuentas del ejercicio, presupuesto del año, fondo de reserva, seguro, obras y mantenimientos, nombramiento de cargos y ruegos y preguntas. Tienes la guia de la junta ordinaria, como convocarla, un modelo de convocatoria y el generador de convocatorias. Para las mayorias de cada acuerdo, esta guia de mayorias y la guia de quorums y mayorias.
2. Presupuesto y cuotas
La junta aprueba el presupuesto y las cuentas (art. 14). Como presidente-administrador, a ti te toca prepararlo: parte de las facturas reales del año anterior, añade subidas previsibles (contratos, suministros) y reparte por coeficiente. Para el reparto, consulta como se calcula la cuota. Los propietarios contribuyen a los gastos generales con arreglo a la cuota de participacion fijada en el titulo (art. 9.1.e).
Si hay cuotas impagadas, no esperes al final del año: ordena la deuda y llevala a la junta. Recuerda que los propietarios en mora que no hayan impugnado ni consignado la deuda pueden asistir a la junta con voz pero sin voto (art. 15). Guia practica: vecino moroso y plantilla de reclamacion.
3. Fondo de reserva
Mientras preparas el presupuesto, haz un calculo rapido: el fondo de reserva no puede ser inferior al 10 por ciento del ultimo presupuesto ordinario (art. 9.1.f). Comprueba el saldo y, si queda por debajo, propon en la junta como reponerlo. Usa la calculadora de fondo de reserva y lee el minimo legal en detalle. Para gastos grandes puntuales, la alternativa es una derrama: calculadora de derrama.
4. Seguro de la comunidad
Pon en el calendario la fecha de vencimiento de la poliza y revisala unas semanas antes de la junta, para poder comparar y decidir. En el texto de la LPH que he consultado, el seguro aparece como una posibilidad (art. 9.1.f permite suscribir un contrato de seguro con cargo al fondo de reserva); no he encontrado alli una obligacion general de asegurar el edificio. Tus estatutos, el titulo constitutivo u otras normas pueden exigir algo distinto, asi que compruebalo. Mas informacion en seguro de comunidad: guia completa.
5. ITE / IEE: depende de tu comunidad autonoma
La LPH no regula la inspeccion tecnica del edificio (ITE) ni el informe de evaluacion del edificio (IEE): en el texto que he leido no aparecen. Su exigencia, la antigüedad a partir de la cual toca y los plazos dependen de la comunidad autonoma y, a veces, del municipio. Por eso no te doy aqui fechas: consulta con tu ayuntamiento o con el organo competente de tu comunidad autonoma si tu edificio esta obligado y cuando.
Para entender la diferencia entre ambas figuras, lee ITE de Cataluña frente a IEE estatal. Si tu edificio esta en Cataluña, tambien tienes la calculadora de ITE Cataluña. Como presidente, anota en el calendario: (1) si el edificio esta sujeto, (2) fecha limite que te indique la administracion, (3) presupuesto y aprobacion en junta con margen, porque los trabajos que salgan de la inspeccion pueden requerir derrama.
6. Actas, archivo y comunicacion con los vecinos
Una vez celebrada la junta, la tarea no ha terminado. El acta se recoge en el libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad y debe cerrarse con las firmas del presidente y del secretario (art. 19). El secretario conserva las convocatorias, comunicaciones y apoderamientos durante cinco años, asi que conviene archivar por ejercicio. Si no hay secretario nombrado, esa tarea es tuya. Para redactarla bien, mira como redactar el acta y usa la plantilla de acta.
Envia el acta a todos los propietarios y deja constancia de como la has enviado. Un resumen de una pagina con lo acordado, las cuotas nuevas y las fechas clave del año (revisiones, vencimiento del seguro, proxima junta) evita muchas llamadas durante los meses siguientes.
Como usar este calendario en tu comunidad
- Copia la tabla en una hoja de calculo o en tu agenda y pon fechas reales a cada fila.
- Contrasta cada fecha con tus estatutos: pueden pedir plazos distintos o mas formalidades.
- Marca los vencimientos propios de tu comunidad: poliza de seguro, contrato del ascensor, revisiones periodicas de instalaciones.
- Pregunta a tu ayuntamiento o a tu comunidad autonoma si el edificio esta sujeto a ITE o IEE y apunta la fecha que te indiquen.
- Deja un recordatorio quince dias antes de cada hito para que la convocatoria y el presupuesto no se hagan a ultima hora.
- Al final del año, revisa que se ha cumplido y pasa el calendario actualizado al siguiente presidente, junto con el libro de actas y los contratos.
Errores comunes
- Saltarse la junta del año por falta de temas: la ley pide una al menos para aprobar presupuestos y cuentas.
- Convocar sin respetar los seis dias de antelacion de la ordinaria.
- No revisar el fondo de reserva hasta que hay una emergencia.
- Dejar caducar el seguro por no apuntar la fecha de renovacion.
- Dar por hecho que la ITE/IEE funciona igual en todas partes: cambia segun comunidad autonoma y municipio.
- No cerrar el acta a tiempo: la ley preve diez dias naturales si no se firma al terminar.
Preguntas frecuentes
¿Cuantas juntas hay que hacer al año?
Al menos una, para aprobar presupuestos y cuentas (art. 16.1 LPH). Las extraordinarias se convocan cuando hace falta.
¿Con cuanta antelacion hay que convocar la junta ordinaria?
Con, cuando menos, seis dias de antelacion (art. 16.3). Tus estatutos pueden fijar condiciones adicionales, asi que revisalos.
¿Cuanto debe tener el fondo de reserva?
No puede ser inferior al 10 por ciento del ultimo presupuesto ordinario de la comunidad (art. 9.1.f LPH).
¿Cuando toca la ITE o el IEE de mi edificio?
Depende de la comunidad autonoma y, en ocasiones, del municipio y de la antigüedad del edificio. La LPH no lo fija. Consulta con tu ayuntamiento o con el organo competente de tu comunidad autonoma.
Si acabas de asumir el cargo, empieza por la checklist de los primeros 30 dias; y si llevas la comunidad sin profesional, mira la guia de autogestion.
¿Quieres tener tu calendario listo? Pide acceso anticipado a IgeraComunidad y prepara las fechas de junta, cuotas, seguro e inspecciones de tu comunidad.