Respuesta corta: una comunidad sin administrador profesional puede autogestionarse sin problema: la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) contempla expresamente que las funciones de secretario y de administrador las ejerza el presidente. Eso si, implica un trabajo recurrente (cuentas, convocatorias, actas, mantenimiento). Aqui tienes el reparto de funciones y un paso a paso para organizarlo.
Que dice la LPH sobre quien manda y quien hace que
El articulo 13 de la LPH enumera los organos de gobierno de la comunidad: la junta de propietarios, el presidente, los vicepresidentes (que son facultativos), el secretario y el administrador. Del mismo articulo salen tres ideas utiles para una comunidad sin administrador profesional:
- Las funciones de secretario y de administrador las ejerce el presidente, salvo que los estatutos o la junta dispongan otra cosa.
- Los cargos pueden acumularse en una misma persona.
- La funcion de administrador puede ser ejercida por cualquier propietario (no tiene por que ser un profesional).
Es decir: si nadie mas ha sido nombrado, el vecino presidente es a la vez presidente, secretario y administrador. Si ademas quieres repartir el trabajo, la junta puede nombrar a otro propietario para alguno de esos cargos.
Cuadro de funciones: presidente, secretario, administrador
| Cargo | Funciones que recoge la LPH | En la practica |
|---|---|---|
| Presidente | Representa legalmente a la comunidad, en juicio y fuera de el (art. 13.3). | Firma contratos aprobados, habla con proveedores y con el ayuntamiento, convoca la junta. |
| Secretario | Libro de actas diligenciado por el Registrador, cierre del acta con firma del presidente y conservacion de convocatorias, comunicaciones y apoderamientos durante cinco años (art. 19). | Redacta actas, las envia a los vecinos, archiva los papeles. |
| Administrador | Entre otras: velar por el buen regimen de la casa, preparar el plan de gastos para la junta, atender la conservacion y entretenimiento del inmueble, ejecutar los acuerdos, y efectuar pagos y cobros (art. 20). | Presupuesto, recibos, banco, facturas, proveedores y averias. |
| Junta | Nombra y remueve cargos, aprueba presupuestos y cuentas, aprueba obras y reparaciones (art. 14). | Es quien decide; el presidente ejecuta. |
Autogestion paso a paso
Paso 1. Confirma que los cargos estan bien nombrados
Mira el acta en la que se te nombro y lo que dicen los estatutos. Si no hay secretario ni administrador nombrados, esas funciones son tuyas por defecto (art. 13). Si la junta nombro a alguien, esa persona tiene su parte. Si hay dudas, dejalo claro en la proxima junta con un punto especifico del orden del dia. Para empezar con buen pie, mira la checklist de los primeros 30 dias.
Paso 2. Ordena la documentacion
Una carpeta (fisica y digital) con: estatutos y titulo, libro de actas, listado de propietarios con coeficientes, contratos, polizas, facturas y cuentas del año. Como el secretario debe conservar convocatorias y comunicaciones cinco años, empieza a archivar por ejercicio.
Paso 3. Monta el presupuesto y el calendario de cobros
El administrador prepara el plan de gastos e ingresos y lo presenta a la junta, que lo aprueba (arts. 14 y 20). Parte del presupuesto del año anterior, añade lo que prevees (mantenimiento, seguro, limpieza, luz) y reparte por coeficiente con la ayuda de esta guia de cuotas. Recuerda el fondo de reserva: la LPH (art. 9.1.f) fija que no puede ser inferior al 10 por ciento del ultimo presupuesto ordinario; usa la calculadora de fondo de reserva.
Paso 4. Convoca la junta y levanta acta
La junta ha de reunirse por lo menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas (art. 16). La ordinaria se convoca con, cuando menos, seis dias de antelacion. Tienes la guia de convocatoria, un modelo de convocatoria y la herramienta para generarla. Despues redacta el acta con la plantilla de acta; la ley (art. 19) exige cerrarla con las firmas del presidente y del secretario, a mas tardar en los diez dias naturales siguientes si no se firma al terminar.
Paso 5. Cobra y paga con transparencia
Cuenta bancaria a nombre de la comunidad, recibos periodicos y justificante de cada pago. Si alguien deja de pagar, sigue el procedimiento de vecino moroso; el art. 21 LPH preve la reclamacion judicial por el procedimiento monitorio, y la comunidad puede acompañar la reclamacion con la certificacion de la deuda.
Paso 6. Mantenimiento y averias
Haz una lista de revisiones (ascensor, extintores, instalaciones) con sus fechas. Para averias que no pueden esperar, lee obras urgentes sin junta. Pide al menos dos o tres presupuestos para lo importante y llevalos a la junta.
¿Cuando asume el presidente las funciones de secretario y administrador?
Asume ambas funciones de forma automatica cuando se cumplen dos condiciones: que la comunidad no haya nombrado a nadie para esos cargos y que los estatutos no digan lo contrario. Es lo que indica el art. 13 LPH. Si mas adelante la junta nombra a un secretario o a un administrador (que puede ser otro propietario o un profesional), el presidente deja de ejercer esa funcion concreta.
Si necesitas saber que puede y que no puede hacer el presidente, mira las funciones legales del administrador de fincas, como referencia de lo que implica la tarea, y las funciones del presidente (en catalan). En Cataluña rige el Codigo Civil de Cataluña, con reglas propias; compara en esta guia.
Cuando conviene dejar de autogestionar
No es una obligacion legal contratar a un administrador profesional; es una decision de la junta. Plantea la pregunta cuando: la comunidad es grande, hay muchas deudas, hay obras importantes, nadie quiere el cargo, o el trabajo desborda al presidente. Antes de decidir, calcula cuanto costaria con la calculadora de coste de cambio de administrador. Tambien puedes repartir: que otro vecino lleve la contabilidad y tu la parte de proveedores.
Una forma sencilla de repartir el trabajo entre vecinos
Autogestionar no significa hacerlo todo solo. Como la LPH permite que los cargos se separen y que el administrador sea cualquier propietario, la junta puede decidir un reparto que alivie al presidente. Un ejemplo orientativo, que cada comunidad adapta:
- Presidente: representa a la comunidad, convoca la junta y es el contacto con proveedores.
- Secretario: otro vecino con facilidad para escribir y ordenar papeles; lleva el libro de actas y el archivo.
- Administrador: un vecino con soltura para los numeros; prepara el presupuesto, emite recibos y controla el banco.
- Vocales o ayudantes (sin cargo legal): si el edificio es grande, algun vecino puede encargarse de revisar la limpieza o el ascensor y avisar al presidente. Son colaboradores, no organos de gobierno.
Cualquier reparto tiene que quedar reflejado en el acta de la junta que lo apruebe. Y recuerda que una cosa es repartir tareas y otra que alguien responda por ellas: el presidente sigue siendo quien representa a la comunidad (art. 13.3). Sobre responsabilidades, puedes leer las responsabilidades del presidente.
Calendario minimo de una comunidad autogestionada
Para que no se te escape nada, ancla el año a unas pocas fechas: cierre de cuentas, preparacion del presupuesto, convocatoria de la junta ordinaria (seis dias de antelacion como minimo), cierre del acta, emision de recibos y revision de contratos y seguro. Tienes una propuesta mas completa en el calendario anual del presidente. Y si te ha tocado el cargo por turno o sorteo, recuerda el plazo de un mes para pedir relevo: puedes negarte?.
Errores comunes al autogestionar
- No hacer nunca la junta ordinaria, aunque no haya "nada que decidir": la ley pide al menos una al año para aprobar presupuestos y cuentas.
- Cobrar en efectivo sin recibo o pagar facturas desde una cuenta personal.
- No dejar constancia por escrito de las decisiones: lo que no esta en acta, no existe.
- Aprobar gastos sin junta salvo urgencia real.
- Acumular el trabajo sin pedir ayuda: si es demasiado, proponed repartir cargos.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio tener administrador profesional?
En el texto de la LPH que he leido no aparece esa obligacion: el administrador puede ser cualquier propietario y, si no hay otro nombramiento, lo ejerce el presidente. Comprueba tus estatutos por si dicen algo distinto.
¿Puede otro vecino ser administrador y yo solo presidente?
Si. La LPH permite que los cargos se separen si lo deciden los estatutos o la junta, y que la funcion de administrador la ejerza cualquier propietario.
¿Quien guarda el libro de actas?
El secretario, que si no hay otro nombramiento es el presidente. El libro debe estar diligenciado por el Registrador de la Propiedad (art. 19).
¿Me pagan por hacer de administrador?
Depende de lo que acuerde la junta y de lo que digan los estatutos. Si se acuerda alguna compensacion o exencion, debe constar en acta.
¿Llevas tu sola la comunidad? Pide acceso anticipado a IgeraComunidad para organizar el presupuesto, la convocatoria y las actas de tu comunidad sin administrador.