Te ha tocado ser presidente de la comunidad: que hacer en tus primeros 30 dias

Semana 1: acepta el cargo y recoge la documentacion

1. Decide si aceptas

Segun el articulo 13.2, el designado puede solicitar el relevo ante el juez dentro del mes siguiente a su acceso al cargo. Si no quieres el cargo, no esperes: apunta la fecha de la junta en la que te nombraron y guarda el acta. Si aceptas, pasa al siguiente punto.

2. Pide el traspaso de documentos

Pide al presidente saliente (o al secretario o administrador anterior) por escrito, y quedate copia de lo que recibes:

• El libro de actas. La LPH (art. 19) dice que los acuerdos se reflejan en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad.
• Convocatorias, comunicaciones y apoderamientos. El secretario debe conservarlos durante cinco años (art. 19), y esa tarea ahora es tuya si no hay secretario.
• Estatutos, titulo constitutivo y cuadro de coeficientes de participacion.
• Presupuesto y cuentas del ultimo ejercicio, extractos del banco y justificantes.
• Contratos vigentes: ascensor, limpieza, jardineria, luz de zonas comunes, seguro.
• Llaves de zonas comunes (cuarto de contadores, azotea, cuarto de basuras) y claves de la cuenta bancaria o de los suministros.

3. Lee los estatutos

Hay cosas que la ley deja a los estatutos: la duracion del cargo (un año si no dicen otra cosa), si hay vicepresidente, o si el secretario y el administrador son figuras separadas. Lee que dicen antes de tomar decisiones. En Cataluña se aplica ademas el Codigo Civil de Cataluña; si tu comunidad esta alli, empieza por esta comparativa entre el Codigo Civil de Cataluña y la LPH.

Semana 2: dinero, deudas y cuenta bancaria

Antes de nada, sabe cuanto hay y quien debe. Con el extracto y la lista de propietarios, haz una tabla simple: piso, coeficiente, cuota, pagado, pendiente. Si tienes dudas con los coeficientes, mira como se calcula la cuota segun el coeficiente.

Tambien conviene saber que la LPH (art. 9.1.f) exige un fondo de reserva que no puede ser inferior al 10 por ciento del ultimo presupuesto ordinario. Comprueba si existe y cuanto tiene; mas detalle en fondo de reserva: minimo legal y en la calculadora de fondo de reserva.

Si hay vecinos con deudas, no te lances a reclamar el primer dia. Primero ordena los datos y despues, en la junta, decidid como actuar; tienes los pasos en que hacer con un vecino moroso. Recuerda que, segun el art. 15 de la LPH, los propietarios en mora que no hayan impugnado ni consignado la deuda pueden participar en la junta con voz pero sin voto.

Semana 3: seguro, contratos y estado del edificio

• Seguro: comprueba que hay poliza, que esta pagada y que cubre lo que la comunidad necesita. En el texto de la LPH que he consultado el seguro aparece como una posibilidad (el art. 9.1.f permite suscribirlo con cargo al fondo de reserva), no como una obligacion general; tus estatutos u otras normas pueden decir algo distinto. Guia completa: seguro de comunidad de propietarios.
• Contratos: anota fecha de vencimiento, importe y quien es el contacto de cada proveedor.
• Estado del edificio: da una vuelta con una libreta. Fotos y notas de lo que ves: goteras, portal, ascensor, extintores, luces.
• Averias urgentes: si hay algo que no puede esperar a la junta, mira primero obras urgentes sin junta.

Semana 4: convoca la junta y abre el canal con los vecinos

La LPH (art. 16) dice que la junta se reunira por lo menos una vez al año para aprobar los presupuestos y cuentas. La convocatoria de la ordinaria debe hacerse con, cuando menos, seis dias de antelacion; las extraordinarias, con la antelacion posible para que lleguen a conocimiento de todos. Puedes ver la mecanica completa en como convocar la junta y en la junta ordinaria bien convocada.

Para facilitarte el trabajo hay un modelo de convocatoria y una plantilla de acta. Recuerda cerrar el acta con las firmas del presidente y del secretario; si no se firma al terminar la reunion, la ley (art. 19) da diez dias naturales. Para redactarla, esta guia.

Y comunica tu llegada: un aviso en el portal con tu nombre, vivienda, como contactarte y para que casos (averia urgente, cuotas, dudas). Con eso te ahorras llamadas a deshoras.

Errores comunes del presidente novato

• Dejar pasar el plazo de relevo sin decidir nada: el cargo es obligatorio y el plazo corre.
• Mezclar el dinero de la comunidad con el tuyo. Todo debe ir por la cuenta de la comunidad y con justificante.
• Decidir obras o gastos grandes tu solo. La aprobacion de presupuestos y obras corresponde a la junta (art. 14).
• Convocar sin orden del dia claro o sin guardar prueba de que avisaste a todos.
• No guardar nada. Si no hay actas, convocatorias y facturas ordenadas, el siguiente presidente (o un juez) lo notara.
• Dar por hecho que tu comunidad funciona como la del vecino. Los estatutos mandan en lo que la ley deja abierto.

Preguntas frecuentes

¿Cuanto dura el cargo de presidente?

Salvo que los estatutos digan otra cosa, un año (art. 13 LPH). Puede ser removido antes si la junta, convocada en sesion extraordinaria, lo acuerda.

¿Tengo que hacer tambien de secretario y administrador?

Por defecto si: la LPH atribuye esas funciones al presidente, salvo que los estatutos o la junta dispongan otra cosa. Puedes proponer en la junta que otro vecino asuma una de ellas.

¿Que es lo primero que debo hacer si no hay nada ordenado?

Reconstruir tres cosas: lista de propietarios con coeficientes, saldo y movimientos del banco, y contratos vigentes. Con eso ya puedes preparar una junta con garantias.

¿Puedo pedir ayuda a un profesional puntual?

Si. La junta puede encargar trabajos concretos a un profesional sin que tengas que ceder tu cargo. Es una decision que se aprueba en junta, y su coste va con cargo a la comunidad.