Respuesta corta: el cambio de administrador de fincas empieza con un acuerdo de la junta de propietarios, que es quien nombra y remueve los cargos (art. 14 LPH), y termina con una entrega ordenada de documentación, cuentas y accesos. La LPH fija quién decide y qué funciones tiene el administrador, pero en los artículos que hemos revisado no describe un procedimiento detallado de entrega. Por eso, el traspaso se gana o se pierde en el checklist que pactéis las dos partes.
Este artículo no repite el proceso legal que ya explicamos desde el punto de vista de los vecinos (lo tienes en cómo cambiar el administrador de fincas: proceso, mayorías y plazos y en cambio de administrador de fincas: proceso legal paso a paso). Aquí te lo contamos como profesional: qué debes dejar listo si eres el administrador saliente, qué debes exigir si entras, y cómo evitar que un cambio de administrador de fincas acabe en una reclamación.
Qué dice la LPH y qué deja sin regular
Conviene separar lo que sale del texto de la ley de lo que es buena práctica profesional. Hemos leído en el BOE (Ley 49/1960, consolidada) los artículos 13, 14, 16, 17, 19 y 20. De ellos se desprende lo siguiente:
- Quién decide. Entre las competencias de la junta figura nombrar y remover a las personas que ejerzan los cargos (art. 14). El art. 13.7 indica que los cargos duran un año salvo que los estatutos digan otra cosa y que pueden ser removidos antes de que expire el mandato por acuerdo de la junta convocada en sesión extraordinaria.
- Quién puede ser administrador. El art. 13.6 permite que el cargo recaiga en un propietario, en una persona con cualificación profesional suficiente o en una persona jurídica. Y el art. 13.5 prevé que, si los estatutos o la junta no disponen otra cosa, el presidente asuma también las funciones de secretario y administrador. Esto importa en un cambio: si el administrador cesa y la junta no nombra a otro, las funciones no desaparecen.
- Qué funciones tiene mientras está en el cargo. El art. 20 enumera, entre otras, velar por el buen régimen de la casa, preparar el plan de gastos previsibles y someterlo a la junta, atender la conservación y el mantenimiento (incluidas las reparaciones urgentes, con aviso inmediato al presidente o a los propietarios), ejecutar los acuerdos y efectuar los pagos y cobros procedentes, y actuar como secretario y custodiar la documentación de la comunidad a disposición de los titulares.
- Qué documentación debe conservarse. El art. 19 exige libro de actas diligenciado por el Registro de la Propiedad y establece que el secretario custodia los libros de actas y conserva durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.
Lo que no hemos encontrado en esos artículos es un listado cerrado de lo que el saliente debe entregar ni un plazo para hacerlo. Dependerá del contrato de gestión, de los estatutos y de lo que acuerde la junta. Si en tu comunidad el contrato dice algo sobre el preaviso o la entrega de documentación, léelo antes de nada: es el primer documento que mirará cualquiera de las partes en una discusión.
Paso 1: el acuerdo de junta que formaliza el cambio
Un cambio de administrador de fincas sin acta sólida es el origen de la mayoría de discusiones posteriores. Cuida estos puntos:
Convocatoria correcta
Según el art. 16.2, la convocatoria la hace el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión, con indicación de los asuntos a tratar, lugar, día y hora. El art. 16.1 contempla además que la junta se reúna cuando lo pidan la cuarta parte de los propietarios o un número de ellos que represente el 25 % de las cuotas de participación. Para una junta ordinaria, el art. 16.3 exige una antelación mínima de seis días; para la extraordinaria, el mismo artículo no fija un número de días y pide que la citación se haga con la antelación que sea posible para que llegue a todos los interesados. Si tienes que convocar o asesorar la convocatoria, repasa convocatoria de junta de propietarios y el modelo de convocatoria.
Orden del día preciso
Redacta el punto de forma que no deje dudas: cese del administrador actual, nombramiento del nuevo, fecha de efectos, condiciones económicas y mandato a la presidencia para firmar el contrato. Incluir un punto sobre la entrega de documentación y la rendición de cuentas hasta la fecha de efectos ahorra conflictos.
Mayoría necesaria
La mayoría exigible depende del tipo de acuerdo y de lo que digan los estatutos. Para no afirmar de más, remítete al art. 17 y a nuestra guía de mayorías en la LPH, y comprueba en los estatutos si hay reglas propias para el nombramiento y cese.
Acta con el contenido mínimo
El art. 19.2 pide que el acta recoja, entre otros datos, fecha y lugar, quién hizo la convocatoria, si fue en primera o segunda convocatoria, asistentes y representados con sus cuotas, orden del día y acuerdos con los votos a favor y en contra. Se cierra con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o en los diez días naturales siguientes, y desde ese cierre los acuerdos son ejecutivos salvo disposición legal en contra (art. 19.3). Más detalle en cómo redactar el acta.
Si la comunidad está en Cataluña
En Cataluña rige el Libro V del Código Civil de Cataluña y no la LPH como norma principal. En este artículo no citamos sus preceptos porque no hemos revisado su texto oficial para este lote; si trabajas allí, empieza por Código Civil de Cataluña vs. LPH.
Paso 2: qué debe entregar el administrador saliente
La siguiente tabla separa lo que tiene respaldo directo en los artículos leídos de lo que es práctica recomendable. Úsala como lista de verificación en el acta de entrega.
| Documento o elemento | Base | Comentario práctico |
|---|---|---|
| Libro de actas diligenciado | Art. 19.1 y 19.4 LPH | Original y, si hay, copia digital. Comprueba que están todas las actas cerradas y firmadas. |
| Convocatorias, comunicaciones y apoderamientos | Art. 19.4 LPH (conservación durante cinco años) | Entrega ordenada por fecha de junta. |
| Documentación de la comunidad a disposición de los titulares | Art. 20.e LPH | Inventario firmado por ambas partes con lo entregado. |
| Plan de gastos, presupuesto y cuentas | Arts. 14 y 20.b LPH | Último presupuesto aprobado, ejecución a fecha de cese y cuentas pendientes de aprobar. |
| Estado de pagos y cobros | Art. 20.d LPH | Recibos pendientes, deudas de propietarios y facturas de proveedores por pagar. |
| Censo de propietarios, coeficientes y domicilios de notificación | Práctica profesional | Imprescindible para la primera convocatoria del nuevo administrador. Trátalo con medidas RGPD. |
| Contratos de proveedores y pólizas de seguro | Práctica profesional | Vencimientos, condiciones y contactos de siniestros abiertos. |
| Autorizaciones bancarias, llaves y claves de acceso | Práctica profesional | Revocar las del saliente el mismo día de efectos y dejar constancia. |
| Asuntos en curso: obras, reclamaciones a morosos, expedientes | Práctica profesional | Hoja de estado de cada asunto con el siguiente paso previsto. |
Recomendación: firma un acta de entrega con lista de documentos, fecha, y firma de ambos administradores y del presidente. Si falta algo, que conste como pendiente con una fecha comprometida.
Paso 3: qué debe pedir el administrador entrante
Si entras en una comunidad, no esperes a que el saliente decida qué te entrega. Pide por escrito, antes de la fecha de efectos:
- Copia del acta del nombramiento y del contrato aprobado por la junta, con las condiciones económicas.
- Estatutos, título constitutivo y normas de régimen interior, con las modificaciones inscritas.
- Libro de actas y calendario de juntas: comprueba cuándo fue la última junta ordinaria. El art. 16.1 prevé una reunión al menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas, así que si ha pasado ese ritmo, tu primer trabajo es planificarla.
- Cuentas y conciliación bancaria a fecha de cese, con saldos que cuadren con el extracto.
- Listado de deudores con el estado de cada reclamación.
- Contratos y seguros vigentes, con fechas de renovación.
- Inventario de incidencias abiertas: reparaciones urgentes (art. 20.c), siniestros, inspecciones pendientes.
Y reserva una reunión con el presidente para repasar el estado de la comunidad antes de la primera junta con tu firma. Tu responsabilidad empieza el día de efectos, pero conviene dejar constancia de en qué estado recibes cada asunto.
Obligaciones del administrador de fincas cesado
Al hablar de las obligaciones del administrador de fincas cesado, distingue tres planos:
Hasta la fecha de efectos
Mientras siga en el cargo, mantiene las funciones del art. 20: atender las reparaciones urgentes, ejecutar los acuerdos, hacer los pagos y cobros procedentes y custodiar la documentación. Un cese anunciado no justifica dejar de gestionar la comunidad.
En el traspaso
Entregar la documentación y los elementos de la tabla anterior, rendir cuentas hasta la fecha de efectos y facilitar la transición de los asuntos abiertos. El art. 20.e habla de custodiar la documentación a disposición de los titulares, y eso enfoca bien el criterio: la documentación es de la comunidad, no del despacho.
Después del cese
Conservar copia de lo que necesites para defender tu actuación puede ser razonable, pero tratar datos personales de los propietarios exige una base y una finalidad. Revisa tu política de conservación y tu contrato con la comunidad; nuestro checklist RGPD para administradores de fincas te ayuda a ordenarlo.
Sobre cuestiones espinosas, como condicionar la entrega al cobro de honorarios pendientes o el alcance de la responsabilidad posterior, no vamos a darte una regla general: depende del contrato y de la norma aplicable, y conviene consultarlo con asesoría jurídica o con tu colegio profesional. Si la relación acaba mal, tienes también cómo se reclama a un administrador por negligencia, útil para saber qué puede esperar el otro lado.
Calendario orientativo del traspaso
No es un plazo legal; es una propuesta de ritmo para que nada se quede en el aire.
| Momento | Saliente | Entrante |
|---|---|---|
| Antes de la junta | Revisa su contrato y prepara el estado de cuentas y el listado de documentos. | Solicita información previa y condiciones; prepara su propuesta de contrato. |
| Junta | Presenta la rendición de cuentas hasta la fecha. | Presenta propuesta; se vota nombramiento y fecha de efectos. |
| Primera semana tras el acuerdo | Inventario de documentación y acta de entrega. | Revisa el inventario y señala faltas por escrito. |
| Fecha de efectos | Entrega firmas, claves y llaves; cierra cuentas. | Actualiza autorizaciones bancarias y comunica el cambio a proveedores y aseguradora. |
| Primeras semanas | Atiende dudas sobre asuntos abiertos. | Concilia cuentas, revisa deudores y planifica la próxima junta. |
Errores comunes en un cambio de administrador
- Aprobar el cambio sin fecha de efectos: durante semanas nadie sabe quién firma qué.
- No dejar constancia de lo entregado: sin inventario, cualquier ausencia se convierte en una disputa.
- Olvidar los accesos bancarios y digitales: el saliente conserva poderes que la comunidad ya no quiere que tenga.
- Heredar una situación contable no conciliada y descubrirlo en la primera junta.
- Pasar datos personales por canales inseguros (correo sin cifrar, memorias USB sin control).
- Ignorar los estatutos: pueden fijar duración del mandato u otras reglas distintas a las que das por supuestas.
Preguntas frecuentes
¿Puede la junta cambiar de administrador en cualquier momento?
El art. 13.7 prevé que los cargos puedan ser removidos antes de que expire su mandato por acuerdo de la junta convocada en sesión extraordinaria. Las consecuencias económicas (indemnización o preaviso) dependen del contrato firmado con el administrador.
¿Qué pasa si el administrador saliente no entrega la documentación?
El art. 20.e le obliga, mientras ejerce, a custodiar la documentación a disposición de los titulares. Si se niega a entregarla, deja constancia escrita del requerimiento y consulta con asesoría jurídica cuál es la vía adecuada para tu caso.
¿Quién firma el acta de entrega?
No hay un formulario legal; lo habitual es que firmen el administrador saliente, el entrante y el presidente, con el inventario adjunto. Así queda claro el estado en que se recibe cada elemento.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos de las juntas?
El art. 19.4 prevé que el secretario conserve durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones. El libro de actas debe custodiarse siempre; si los estatutos o la normativa autonómica añaden obligaciones, se suman.
Cierre
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