Respuesta corta: la Ley de Propiedad Horizontal fija directamente las funciones del administrador en su artículo 20.1 (seis apartados, de la a) a la f)) y le atribuye, o permite que asuma, otras tareas según actúe también como secretario. Casi todo lo demás (honorarios, alcance del servicio, asistencia a juntas, seguros, gestión de impagos en vía judicial) depende de lo que firmes en el contrato y de lo que digan los estatutos de cada comunidad. Este checklist separa lo que la ley dice de lo que tienes que pactar.
He leído el texto consolidado de la Ley 49/1960 en el BOE (artículos 9, 13, 14, 16, 19 y 20) y solo afirmo lo que figura ahí. Para un repaso más amplio de funciones y de responsabilidad civil, tienes funciones legales del administrador de fincas; aquí el ángulo es otro: una lista operativa que puedas copiar a tu sistema de trabajo.
Antes de nada: quién puede ser administrador y cómo se nombra
El artículo 13.6 de la LPH dice que el cargo de administrador (y, en su caso, el de secretario-administrador) puede ser ejercido por cualquier propietario, por personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer esas funciones, y también por corporaciones y otras personas jurídicas en los términos del ordenamiento. Ese apartado no menciona la colegiación como requisito; qué diferencia en la práctica tiene la colegiación lo explicamos en administrador colegiado vs no colegiado.
Dos reglas más del artículo 13 que condicionan tu trabajo:
- Duración: salvo que los estatutos digan otra cosa, el nombramiento se hace por un año (13.7). Si llevas la comunidad varios años, comprueba que la renovación consta en acta.
- Remoción: la junta puede removerte antes de que acabe el mandato, convocada en sesión extraordinaria (13.7). El proceso de salida está en cómo cambiar el administrador de fincas.
Además, el artículo 14.a atribuye a la junta nombrar y remover a los cargos y resolver las reclamaciones de los propietarios contra la actuación de aquellos. Es decir, tus decisiones pueden acabar ante la junta.
Lo que dice la LPH: las obligaciones del artículo 20.1
| Apartado | Qué dice la ley (resumido) | Cómo llevarlo a la práctica |
|---|---|---|
| 20.1.a | Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares. | Un registro de incidencias por comunidad, y comunicaciones por escrito cuando adviertes a un propietario. |
| 20.1.b | Preparar con la debida antelación y someter a la junta el plan de gastos previsibles, proponiendo los medios para hacerles frente. | Presupuesto anual por comunidad, con la propuesta de cuotas y de financiación, antes de convocar la junta ordinaria. |
| 20.1.c | Atender a la conservación y entretenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas urgentes, con cuenta inmediata al presidente o, en su caso, a los propietarios. | Criterio escrito de qué es urgente y a quién avisas; guarda las comunicaciones. El artículo 14.c prevé que la junta sea informada de esas medidas urgentes. |
| 20.1.d | Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y cobros que sean procedentes. | Control de pagos y cobros por comunidad y seguimiento de cada acuerdo de obra hasta su ejecución. |
| 20.1.e | Actuar, en su caso, como secretario de la junta y custodiar, a disposición de los titulares, la documentación de la comunidad. | Archivo ordenado por comunidad y un procedimiento para atender peticiones de documentos de los propietarios. |
| 20.1.f | Todas las demás atribuciones que se confieran por la junta. | Lo que la junta te encargue debe quedar en acta; es el punto donde el contrato y la ley se encuentran. |
Observa el matiz de 20.1.e: actúas como secretario «en su caso». Según el artículo 13.5, las funciones de secretario y administrador las ejerce el presidente salvo que los estatutos o la junta, por acuerdo mayoritario, dispongan separar los cargos, y el 13.6 permite acumular secretario y administrador en la misma persona o nombrarlos por separado. Comprueba en cada comunidad si eres también secretario, porque eso activa las obligaciones siguientes.
Si eres también secretario: lo que añade la ley
- Actas (art. 19): los acuerdos se reflejan en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad (19.1). El acta debe expresar, como mínimo, fecha y lugar, autor de la convocatoria, carácter ordinario o extraordinario y si fue en primera o segunda convocatoria, relación de asistentes y representados con sus cuotas, orden del día y acuerdos adoptados con los votos a favor y en contra cuando sea relevante (19.2). Debe cerrarse con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o dentro de los diez días naturales siguientes, y desde su cierre los acuerdos son ejecutivos salvo que la ley disponga otra cosa (19.3). Cómo redactarla: redactar el acta de la junta y plantilla de acta en Word.
- Envío del acta: se remite a los propietarios según el procedimiento del artículo 9 (19.3).
- Custodia y conservación (19.4): el secretario custodia los libros de actas y conserva durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.
- Certificado de deuda (art. 9.1.e): al transmitirse una vivienda o local, la certificación del estado de deudas con la comunidad la emite quien ejerza las funciones de secretario, con el visto bueno del presidente, en el plazo máximo de siete días naturales desde la solicitud. La ley dice que ambos responden, en caso de culpa o negligencia, de la exactitud de los datos y de los perjuicios por el retraso.
Lo que la ley pone en manos del presidente y de la junta (y tú preparas)
Aquí está una de las confusiones más habituales: muchas tareas que haces tú las decide, convoca o aprueba otro órgano.
- Convocar la junta: según el artículo 16.2, la hace el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión. Tú sueles prepararla, pero el acto jurídico de convocar es suyo. Requisitos: asuntos, lugar, día y hora en primera o, en su caso, segunda convocatoria; relación de propietarios que no están al corriente de pago y advertencia de privación del derecho de voto en los supuestos del artículo 15.2. La citación para la ordinaria debe hacerse con al menos seis días de antelación (16.3). Guía completa: convocatoria de la junta y modelo de convocatoria.
- Reunión anual: la junta se reunirá por lo menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas (16.1), y el artículo 14.b le atribuye aprobar el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes.
- Obras: corresponde a la junta aprobar los presupuestos y la ejecución de todas las obras de reparación, ordinarias o extraordinarias (14.c).
- Fondo de reserva: los propietarios contribuyen a un fondo de reserva cuya dotación no puede ser inferior al 10 % del último presupuesto ordinario (9.1.f). Al preparar el presupuesto, comprueba que lo respeta; puedes apoyarte en la calculadora de fondo de reserva.
- Representación de la comunidad: la ostenta el presidente, en juicio y fuera de él (13.3).
Lo que depende del contrato de administración
La LPH no te dice cuánto cobrar, cuántas juntas incluye el servicio, si asistes a las extraordinarias fuera de horario, si llevas la contabilidad con memoria o si gestionas la reclamación de impagos más allá de lo previsto. Todo eso es materia del contrato. Un contrato claro debería recoger, como mínimo:
- el alcance del servicio y lo que queda fuera (para evitar discusiones sobre el artículo 20.1.f);
- los honorarios y su revisión (puedes ver cómo se plantea en cuánto cobra un administrador de fincas);
- la duración, coherente con el nombramiento y su renovación;
- el tratamiento de datos personales, porque con la comunidad estarás en el papel de encargado del tratamiento (guía RGPD para administradores);
- las condiciones del traspaso de documentación al terminar.
El seguro de responsabilidad civil es un caso aparte: qué exige tu colegio o tu contrato y qué cubre, lo tratamos en seguro de responsabilidad civil del administrador.
Lo que depende de los estatutos y del territorio
La propia LPH remite a los estatutos en varios puntos que te afectan: por ejemplo, la duración de los cargos (13.7) o la posibilidad de separar presidencia, secretaría y administración (13.5). Además, la junta aprueba o reforma los estatutos y determina las normas de régimen interior (14.d). Antes de dar por buena cualquier práctica, lee los estatutos de cada comunidad.
Si la comunidad está en un territorio con derecho civil propio, comprueba qué norma de ese territorio regula la propiedad horizontal, porque puede cambiar mayorías, plazos y funciones. En este artículo me limito a la LPH estatal.
Checklist rápido por comunidad
- Contrato de administración vigente y nombramiento renovado en acta.
- Estatutos leídos y resumidos: duración de cargos, reglas propias de convocatoria, normas de régimen interior.
- Si eres secretario, libro de actas diligenciado y actas cerradas en plazo.
- Plan de gastos previsibles preparado antes de convocar la ordinaria.
- Convocatoria con todos los contenidos del artículo 16.2 y antelación suficiente.
- Fondo de reserva con la dotación mínima del artículo 9.1.f.
- Procedimiento para certificados de deuda y para peticiones de documentación.
- Registro de incidencias y de medidas urgentes con aviso al presidente.
- Contrato de encargo de tratamiento de datos firmado.
- Calendario anual de cumplimiento (ver calendario y checklist anual).
Errores comunes
- Dar por obligación legal lo que es solo una costumbre del despacho o del colegio.
- Convocar la junta en nombre propio en vez de por el presidente.
- No registrar quién te encargó una tarea concreta, y acabar discutiendo si estaba dentro del 20.1.f.
- Olvidar que, cuando eres secretario, la custodia de la documentación y los plazos del acta son tuyos.
Preguntas frecuentes sobre las obligaciones del administrador de fincas
¿Cuáles son las obligaciones de un administrador de fincas según la LPH?
Las del artículo 20.1: velar por el buen régimen de la casa; preparar y someter a la junta el plan de gastos previsibles; atender la conservación y las reparaciones urgentes dando cuenta inmediata; ejecutar los acuerdos de obras y hacer pagos y cobros; actuar, en su caso, como secretario y custodiar la documentación; y las demás atribuciones que confiera la junta.
¿Estoy obligado a convocar yo la junta anual?
La ley dice que la convocatoria la hace el presidente y, en su defecto, los promotores de la reunión (art. 16.2). Lo habitual es que tú la prepares por encargo, pero conviene dejarlo por escrito en el contrato o en el acuerdo de junta.
¿Quién emite el certificado de deuda para una venta?
Quien ejerza las funciones de secretario, con el visto bueno del presidente, en un máximo de siete días naturales desde la solicitud (art. 9.1.e). Si en esa comunidad eres secretario-administrador, es una obligación tuya en la práctica.
¿Qué obligaciones no están en la ley y debo pactar en el contrato?
Honorarios, alcance exacto del servicio, número de juntas, atención fuera de horario, gestión de impagos, seguro y condiciones de traspaso al terminar. La LPH no los fija; si no los escribes, pueden convertirse en fuente de conflicto.
Para tener los estatutos de cada comunidad a mano al comprobar qué te toca hacer en cada una, mira IgeraFincas, el producto de Igera para administradores de fincas.