Respuesta corta: si llevas las cuentas de tu comunidad sin administrador, necesitas tres cosas: un presupuesto anual que apruebe la junta, un registro ordenado de ingresos y gastos con sus justificantes, y una rendición de cuentas en la junta ordinaria. Además, la ley exige un fondo de reserva. Con un calendario simple y una hoja de cálculo puedes hacerlo bien.
Esta guía está escrita para el vecino que ha acabado de presidente y de tesorero a la vez. No hace falta saber contabilidad: hace falta orden y constancia.
Qué dice la LPH sobre presupuesto y cuentas
- Artículo 14: es competencia de la junta aprobar el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes, y también los presupuestos y la ejecución de las obras de reparación.
- Artículo 16: la junta se reúne al menos una vez al año para aprobar los presupuestos y las cuentas. La ordinaria se convoca con al menos seis días de antelación.
- Artículo 9.1.f: cada propietario contribuye, según su cuota, a la dotación del fondo de reserva para obras de conservación, reparación y rehabilitación (y determinadas obras de accesibilidad y eficiencia energética). El fondo no puede ser inferior al 10 por ciento del último presupuesto ordinario.
- Artículo 13: las funciones de administrador las ejerce el presidente salvo que se nombre a otra persona. Por eso, el presupuesto y las cuentas son cosa tuya.
- Artículo 19: el secretario conserva durante cinco años las convocatorias, comunicaciones y demás documentos relevantes.
Los estatutos pueden añadir reglas (por ejemplo, sobre cómo se reparten ciertos gastos). Revísalos siempre, y si estás en Cataluña, consulta el Libro V del Código Civil de Cataluña y el texto vigente.
Paso 1: construye el presupuesto anual
Parte de lo que gastasteis el año pasado. Coge los extractos y agrupa por conceptos. Después, ajusta lo que vaya a cambiar: subidas de contratos, obras ya aprobadas, seguros.
| Partida | De dónde sale el dato |
|---|---|
| Suministros (luz, agua de zonas comunes) | Facturas del año anterior |
| Limpieza y conserjería, si las hay | Contratos vigentes |
| Mantenimientos (ascensor, puertas, extintores) | Contratos y presupuestos de renovación |
| Seguro del edificio | Póliza y fecha de renovación |
| Reparaciones menores | Media de lo gastado en los últimos años |
| Aportación al fondo de reserva | Saldo actual del fondo y el mínimo legal |
El reparto entre vecinos se hace según la cuota de participación de cada piso o local, salvo que los estatutos digan otra cosa. Tienes el detalle en cómo calcular la cuota con el coeficiente de participación. Si quieres ayuda con el borrador, también puedes leer cómo generar un borrador de presupuesto anual.
Paso 2: el fondo de reserva
Según el artículo 9.1.f, el fondo no puede ser inferior al 10 por ciento del último presupuesto ordinario. Es una regla de mínimos: la junta puede decidir más. Mantén el fondo identificado en las cuentas (si puedes, en una cuenta o subcuenta separada) y anota cada vez que se use y para qué obra. Puedes probar la calculadora de fondo de reserva.
Paso 3: registro mensual de ingresos y gastos
Una hoja con columnas fecha, concepto, proveedor o vecino, importe, partida y justificante es suficiente. Una vez al mes, cuadra el saldo con el banco. Guarda cada factura y recibo, en papel o en una carpeta digital con nombres claros (por ejemplo, 2026-03_limpieza_factura-123.pdf).
Paso 4: prepara la rendición de cuentas para la junta
Antes de la junta ordinaria, prepara una página clara con:
- Ingresos y gastos del año por partida, comparados con el presupuesto.
- Saldo de la cuenta y saldo del fondo de reserva.
- Cuotas pendientes de cobro, por vivienda, sin juicios de valor.
- El presupuesto propuesto para el año siguiente.
Pon el punto en el orden del día de la convocatoria (más sobre esto en cómo convocar una junta de propietarios). Ten las facturas a mano en la reunión por si algún vecino quiere revisarlas. Cualquier propietario puede pedir por escrito al presidente que la junta estudie un asunto, y debe incluirse en el orden del día de la siguiente junta (artículo 16).
Después, que conste en el acta que se han presentado y aprobado las cuentas y el presupuesto, con el resultado de la votación. Si dudas de cuánta mayoría hace falta, consulta cómo votar y contar los votos en la junta. Para el acta, tienes esta guía.
Qué guardar y durante cuánto tiempo
- Convocatorias, comunicaciones y poderes: mínimo cinco años (artículo 19).
- Libro de actas: de forma permanente, forma parte de la custodia del libro.
- Facturas, extractos y contratos: guárdalos al menos durante ese mismo periodo, y consulta con un asesor si hay obligaciones fiscales o contables específicas en tu caso.
Cómo cobrar las cuotas con orden
Fija en la junta la periodicidad (mensual, trimestral) y la forma de pago, preferiblemente por domiciliación o transferencia a la cuenta de la comunidad, para que cada ingreso quede registrado. Envía un recordatorio amable cuando un recibo se retrase unos días y guarda copia de cada aviso. Si el impago se alarga, no esperes a la junta del año siguiente: pide asesoramiento, porque la LPH prevé vías específicas para reclamar deudas.
Cuando cambie la titularidad de un piso, pide al propietario que te lo comunique. El artículo 9 trata esa obligación y la de informar del estado de deudas en una venta, y te conviene tener siempre actualizado el listado de propietarios con sus datos de contacto.
Errores comunes
- Mezclar el dinero de la comunidad con el tuyo. Usa siempre una cuenta a nombre de la comunidad.
- No separar el fondo de reserva del dinero corriente.
- Presentar las cuentas de palabra, sin papel ni justificantes.
- Gastar en obras sin acuerdo de junta cuando no son urgentes: mira obras urgentes sin junta para saber cuándo sí se puede.
- Dejar morosos sin seguimiento. Una reclamación a tiempo ahorra problemas: qué hacer con un vecino moroso.
Calendario anual de la tesorería de la comunidad
| Cuándo | Tarea |
|---|---|
| Cada mes | Registrar movimientos, cuadrar con el banco, reclamar recibos impagados. |
| Cada trimestre | Comparar gasto real con presupuesto y avisar si hay desviaciones importantes. |
| Cierre del ejercicio | Preparar el resumen de ingresos y gastos, el saldo del fondo de reserva y las deudas pendientes. |
| Antes de la junta ordinaria | Convocar con al menos seis días, adjuntar presupuesto propuesto y dejar las cuentas disponibles. |
| Tras la junta | Firmar el acta, comunicar los acuerdos a los ausentes y emitir los recibos del nuevo ejercicio. |
Cómo explicar las cuentas para que se entiendan
La mayoría de los vecinos no quiere ver cien facturas: quiere saber en qué se ha ido el dinero y si hay sorpresas. Prepara un resumen de una página con las cinco o seis partidas principales, el total y el saldo. Si hay una partida que ha subido, explica la causa (una avería, una subida del contrato, una obra aprobada). Con transparencia se reducen las dudas y las discusiones. Si alguien quiere revisar los justificantes, ofrécele una cita antes o después de la junta.
Si la comunidad crece en gastos o en complejidad, quizá en algún momento compense nombrar a un administrador; la junta puede decidirlo por acuerdo mayoritario, y lo importante es que las cuentas estén ordenadas para entregárselas sin problemas. Un último consejo: separa lo ordinario de lo extraordinario. Las cuotas del año cubren los gastos corrientes; una obra aprobada con derrama debe seguirse en una hoja aparte, para que nadie piense que el dinero de la derrama se ha usado para otra cosa.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas veces al año hay que rendir cuentas?
La ley exige reunir la junta al menos una vez al año para aprobar presupuestos y cuentas (artículo 16). Nada impide informar más a menudo.
¿Quién puede revisar las cuentas?
Cualquier propietario puede pedir verlas en la junta. Si la comunidad quiere un control extra, puede acordar que otro vecino las revise antes de la reunión.
¿Qué pasa si no hay dinero suficiente en el fondo de reserva?
Hay que aprobarlo en junta y repartir la aportación por cuotas. Si el fondo no llega al mínimo legal, el punto debe tratarse en la siguiente junta para dotarlo.
¿Me puedo hacer responsable si me equivoco?
Actuar con orden, dejar constancia y someter las cuentas a la junta reduce mucho el riesgo. Si tienes dudas concretas sobre tu responsabilidad, consúltalas con un profesional.
¿Te da pereza empezar el presupuesto desde una hoja en blanco? Pide acceso anticipado a IgeraComunidad y prepara el presupuesto y la rendición de cuentas de tu comunidad con una guía paso a paso.