El problema: la avalancha de llamadas y mensajes cuando se aprueba una derrama
Se aprueba una derrama extraordinaria en junta —para el arreglo de la fachada, el ascensor o la impermeabilización de la cubierta— y, a partir de ese momento, el teléfono del despatx no para. Decenas de propietarios llaman o escriben, muchas veces a la misma hora del mismo día, preguntando prácticamente lo mismo: ¿cuánto me toca pagar a mí?, ¿para cuándo es el plazo?, ¿por qué se ha aprobado esta derrama?, ¿puedo fraccionarla?, ¿a qué cuenta hago la transferencia?
El administrador o su equipo dedica horas a repetir la misma explicación, comunidad tras comunidad, propietario tras propietario, mientras el resto de tareas del despatx se acumula. La información ya existe —está en el acta de la junta, en el reparto de cuotas y en el plan de pagos— pero no está a mano del propietario en el momento en que la necesita, que casi siempre es fuera de horario de oficina.
Con IA conectada al histórico de actas y a los datos de la comunidad, el propietario puede escribir por WhatsApp y recibir al instante el importe exacto que le corresponde, el plazo, el motivo aprobado en junta y la forma de pago, sin que nadie del despatx tenga que intervenir en la mayoría de los casos.
Estimación orientativa
Automatizar las consultas repetitivas sobre derramas puede reducir en torno a un 60-70% el volumen de llamadas y mensajes que llegan al despatx durante las semanas posteriores a la aprobación.
~1-2 min
Tiempo hasta recibir la respuesta por WhatsApp
~30 seg
Revisión humana estimada por caso escalado
5-10 min
Tiempo manual tradicional por consulta atendida
*Cifras orientativas basadas en el funcionamiento habitual de este tipo de flujo, no en una encuesta o estudio publicado. El ahorro real depende del volumen de comunidades, del número de propietarios y de la complejidad de cada derrama.
Cómo funciona la IA para responder consultas de derramas por WhatsApp
El sistema no "inventa" datos: trabaja siempre sobre la documentación real de la comunidad, subida previamente al despatx.
Paso 1 — Se indexa el acta y el reparto de la derrama
Cuando se aprueba la derrama en junta, el acta (con el motivo, el importe total, el plazo y la forma de pago acordada) y el reparto de cuotas por coeficiente o vivienda se cargan en el sistema. La IA los procesa y los asocia a cada comunidad y cada propietario.
Paso 2 — El propietario escribe por WhatsApp, en lenguaje natural
El propietario, ya identificado en el número o portal vinculado a su vivienda, pregunta algo como "¿cuánto me toca pagar de la derrama del ascensor?" o "¿cuándo vence el segundo plazo?". No necesita conocer términos técnicos ni saber dónde buscar el dato.
Paso 3 — La IA cruza la pregunta con los datos reales de su vivienda
El sistema localiza el importe exacto asignado a esa vivienda según su coeficiente de participación, el plazo aprobado, el motivo tal como consta en el acta y la cuenta o forma de pago indicada por la comunidad.
Paso 4 — Responde citando el origen exacto
La respuesta llega por WhatsApp indicando el importe, el plazo, el motivo aprobado y la forma de pago, con referencia al acta o punto del orden del día del que procede. Si la pregunta no tiene una respuesta clara en la documentación, el sistema lo señala y deriva el caso al despatx en lugar de improvisar.