El problema: preparar el presupuesto anual a mano, comunidad por comunidad
Cada convocatoria de junta ordinaria trae la misma tarea de fondo: elaborar el presupuesto anual para presentarlo a los propietarios. Y esa tarea, aunque se repite cada ejercicio, casi nunca se vuelve más rápida.
El administrador tiene que abrir la contabilidad del ejercicio anterior, revisar cada partida de gasto (limpieza, mantenimiento de ascensor, seguro, jardinería, administración, suministros de zonas comunes...), comprobar qué contratos siguen vigentes y con qué condiciones, estimar si algún proveedor va a subir precios, y decidir si hace falta prever un fondo de reserva o una partida extra para obras previsibles. Todo esto, multiplicado por cada una de las comunidades que gestiona el despacho, cada año, en las semanas previas a cada junta.
El resultado suele ser un documento hecho a partir de una plantilla de Excel del año anterior, ajustada "a ojo" con los cambios que el administrador recuerda. No es que el trabajo sea complicado técnicamente, es que es repetitivo, disperso entre varios documentos y fácil de posponer hasta el último momento antes de la convocatoria.
2–4 h
tiempo orientativo ahorrado por comunidad en la preparación del borrador
1 borrador
listo en minutos, a partir de gastos y contratos ya registrados
100%
revisión humana obligatoria antes de presentarlo en junta
Nota: las cifras anteriores son estimaciones orientativas basadas en el tiempo típico de preparación manual de un presupuesto por comunidad; el ahorro real depende del volumen de comunidades, la calidad de los datos históricos y la complejidad de cada finca.
Cómo funciona la IA para generar el borrador del presupuesto
La idea central es sencilla: en lugar de que el administrador reconstruya el presupuesto revisando documento por documento, la IA cruza automáticamente la información que ya existe en el sistema y propone una primera versión ordenada por partidas.
Recopila el histórico de gastos
La IA revisa los gastos registrados del ejercicio o ejercicios anteriores de esa comunidad concreta: facturas, recibos y partidas clasificadas por concepto (limpieza, ascensor, seguro, jardinería, suministros, administración, etc.).
Contrasta con los servicios contratados vigentes
Cruza esos gastos con los contratos de proveedores activos (mantenimiento, limpieza, seguros, suministros) para comprobar qué importes siguen aplicando y detectar contratos próximos a renovación o con condiciones distintas a las del año anterior.
Propone un borrador organizado por partidas
Genera un documento con cada partida, el importe del ejercicio anterior, el importe estimado para el próximo y una nota indicando de dónde sale cada cifra (histórico, contrato vigente o estimación por variación de precio).
Queda listo para revisión del administrador
El administrador recibe el borrador, ajusta las partidas que considere oportuno (obras previstas, fondo de reserva, imprevistos) y lo convierte en la propuesta formal que se llevará a la junta ordinaria.