Respuesta corta: el relevo de presidente en una comunidad de propietarios se hace con un inventario firmado: documentos, libro de actas, cuentas, dinero, llaves y contactos. No hay un formulario oficial para ello, pero tener todo por escrito evita discusiones y le permite al nuevo presidente empezar sin sorpresas. Lo ideal es hacerlo en los primeros días tras el nombramiento.
Si acabas de salir elegido (o te toca por turno) y nadie te ha explicado nada, esta guía es para ti. Está pensada para comunidades que se gestionan sin administrador profesional, donde el presidente suele hacer también de secretario y administrador.
Qué dice la ley sobre el cargo y quién lo hace todo
El artículo 13 de la Ley de Propiedad Horizontal (Ley 49/1960, texto consolidado del BOE) establece que la presidencia recae en un propietario, que se elige entre los de la comunidad, por turno rotatorio o por sorteo. El mandato dura un año salvo que los estatutos digan otra cosa, así que revisa tus estatutos: pueden fijar otro plazo o reglas propias.
Ese mismo artículo 13 dice que las funciones de secretario y de administrador las ejerce el presidente, salvo que los estatutos o la junta, por acuerdo mayoritario, nombren a otras personas para esos cargos. Es decir: en una comunidad sin administrador profesional, al recibir el relevo recibes tres sombreros a la vez.
Además, el artículo 19 dice que el secretario custodia los libros de actas y conserva durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes. Por eso la entrega documental no es un trámite menor: es parte de tus obligaciones desde el primer día.
Paso 1: queda con el presidente saliente y levanta un inventario
Haz una reunión corta, con el presidente saliente y, si puedes, otro vecino como testigo. Anota fecha y lo que se entrega. Con una hoja firmada por ambos (y una copia para cada uno) es suficiente.
| Bloque | Qué pedir | Comprobación |
|---|---|---|
| Libro de actas | Libro o libros de actas y actas sueltas pendientes de pasar | Última acta firmada y fecha de la última junta |
| Documentos del edificio | Estatutos, título constitutivo, normas internas, licencias, planos si los hay | Qué falta y dónde se puede conseguir |
| Cuentas | Último presupuesto y cuentas aprobadas, extractos, facturas, recibos de cuotas | Que el saldo del banco cuadre con las cuentas |
| Cuenta bancaria | Titularidad, firmas autorizadas, tarjetas, claves de banca online | Cambio de persona autorizada en el banco |
| Contratos y seguros | Póliza del edificio, ascensor, limpieza, luz de zonas comunes, mantenimientos | Vencimientos, importes y contactos |
| Llaves y accesos | Llaves de cuartos comunes, azotea, contadores, buzones, mandos de garaje | Lista de quién tiene copia de qué |
| Vecinos | Listado de propietarios, contactos y domicilios a efectos de notificaciones | Cuotas de participación de cada piso y local |
Paso 2: el libro de actas
El artículo 19 de la LPH indica que los acuerdos de la junta se recogen en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad. El acta se cierra con las firmas del presidente y del secretario al terminar la reunión o en los diez días naturales siguientes. Comprueba que la última acta está firmada y que no hay juntas sin acta.
Si hay un acta pendiente de cerrar, pregunta si el presidente saliente la va a firmar o si debes hacerlo tú. Si necesitas redactar actas, mira nuestra guía cómo redactar el acta de una junta de vecinos y el artículo sobre plazos y modelo de acta. También tienes una plantilla de acta en Word.
Paso 3: cuentas y dinero
Antes de firmar nada, cuadra el saldo. Pide los extractos del banco hasta la fecha de la entrega y compáralos con el último estado de cuentas aprobado. Anota qué recibos están pendientes de cobro y qué facturas están pendientes de pago. Si hay diferencias, déjalas por escrito en el inventario, sin acusar a nadie: simplemente consta lo que se recibe.
La junta aprueba el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas (artículo 14). Si quieres saber cómo se lleva esto en la práctica, lee cuentas claras de la comunidad sin administrador.
Revisa también si hay vecinos con deudas. El artículo 9 de la LPH trata las obligaciones de pago de los propietarios y el artículo 21 las reclamaciones; para saber qué hacer, consulta qué hacer con un vecino moroso.
Paso 4: llaves, accesos y proveedores
Haz una lista de todas las llaves y quién tiene una copia: limpieza, mantenimiento del ascensor, vecinos de confianza. Si hay dudas sobre quién puede entrar a los cuartos de contadores o a la azotea, es razonable pedir a la junta que decida si cambiar bombines. Es una decisión de la comunidad, no solo tuya.
Llama a cada proveedor, preséntate como nuevo presidente y confirma contacto, importes y fecha de renovación. Pide que las facturas lleguen a un correo o dirección que controles.
Paso 5: avisa a los demás
- Banco: comunica el cambio de persona autorizada con el acta de nombramiento.
- Aseguradora: informa del nuevo presidente como contacto de la póliza.
- Proveedores y vecinos: un aviso en el tablón y por el canal que use el edificio.
- Calendario: anota ya la fecha de la junta ordinaria. El artículo 16 exige reunirse al menos una vez al año y, para la ordinaria, convocar con al menos seis días de antelación. Más detalle en cómo convocar bien la junta ordinaria.
Errores comunes en un relevo
- Entregar las llaves y los papeles de palabra, sin inventario firmado.
- No cambiar la persona autorizada en el banco y seguir con claves de la persona anterior.
- Dar por buenas unas cuentas sin comparar el saldo del banco.
- No mirar los estatutos: pueden cambiar la duración del cargo o las reglas del relevo.
- Olvidar que, en tu comunidad, tú también eres secretario y administrador mientras nadie más ocupe esos cargos.
Si estás en Cataluña: la regulación de la propiedad horizontal está en el Libro V del Código Civil de Cataluña, y el cargo y las funciones pueden tener reglas propias. Consulta el texto vigente y los estatutos de tu comunidad antes de dar por válido lo que aquí se dice sobre la LPH.
Calendario de los primeros 30 días
| Cuándo | Qué hacer |
|---|---|
| Semana 1 | Reunión de entrega, inventario firmado, copia de todos los documentos y llaves. |
| Semana 2 | Banco y aseguradora: cambio de persona autorizada y contacto. Cuadre del saldo. |
| Semana 3 | Llamada a proveedores, calendario de mantenimientos y vencimientos de contratos. |
| Semana 4 | Aviso a los vecinos con tu contacto y fecha prevista de la próxima junta. |
Cómo organizar lo que recibes
Crea una carpeta física y otra digital con las mismas secciones: actas y convocatorias, cuentas, contratos y seguros, obras y garantías, vecinos y correspondencia. Escanea lo que puedas y guarda una copia fuera de tu casa, por ejemplo en un servicio de almacenamiento compartido con otro vecino de confianza. Así, el próximo relevo será mucho más fácil, porque el inventario ya estará hecho y solo habrá que actualizarlo.
Un detalle que suele olvidarse: los datos personales de los vecinos (teléfonos, correos, domicilios) son datos que tratas por cuenta de la comunidad. Úsalos solo para lo que necesita la comunidad y no los compartas fuera del edificio. Si tienes dudas sobre protección de datos en tu caso, consulta a un profesional.
Qué decirle al presidente saliente
Un relevo funciona mejor con buen tono. Agradece el trabajo hecho y pide que te cuente lo que no está en los papeles: vecinos con problemas recurrentes, obras que quedaron a medias, averías conocidas, promesas hechas a proveedores y asuntos pendientes de la última junta. Anota todo en una hoja de pendientes y llévala a la primera reunión con los vecinos, para que la comunidad decida las prioridades y no las tengas que cargar tú solo.
Preguntas frecuentes
¿Estoy obligado a aceptar la presidencia?
El artículo 13 prevé que el cargo se asigne entre los propietarios por elección, turno rotatorio o sorteo. Si crees que el nombramiento no es correcto, la propia ley prevé una vía judicial con plazo corto, así que consulta el texto vigente y, si hace falta, a un abogado cuanto antes.
¿Qué pasa si el presidente anterior no entrega los documentos?
Reclámalos por escrito (correo o burofax) indicando lo que falta y un plazo razonable. Si no los entrega, informa a la junta para decidir cómo proceder. Un abogado puede orientarte sobre la vía adecuada.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos?
El artículo 19 de la LPH dice que el secretario conserva durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes. Los libros de actas se custodian de forma continuada.
¿Puedo contratar a un administrador después?
Sí. Según el artículo 13, la junta puede nombrar por acuerdo mayoritario a otras personas para los cargos de secretario y administrador. Es una decisión de la comunidad.
¿Quieres tener el inventario del relevo, el calendario y los primeros avisos listos sin empezar de cero? Pide acceso anticipado a IgeraComunidad y prepara el relevo de tu comunidad con una guía paso a paso.