Respuesta corta. En un condominio costarricense la administración la ejerce un administrador, persona física o jurídica, que nombra la asamblea de condóminos según el reglamento y a quien la asamblea fija su remuneración. Se encarga del cuidado de los bienes comunes, de ejecutar los acuerdos de la asamblea y de cobrar las cuotas. Dentro de sus facultades, sus decisiones obligan a todos los propietarios mientras la asamblea no las revoque.
Norma en la que se basa este artículo. Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, Ley N.° 7933 del 28 de octubre de 1999 (La Gaceta N.° 229 del 25 de noviembre de 1999), en la versión consolidada del Sistema Costarricense de Información Jurídica (SCIJ) que he podido leer, que incluye las reformas de 2002 (Ley 8278) y de 2011 (Ley 8984). La ley ha tenido reformas posteriores, así que antes de actuar conviene verificar la versión vigente en el SCIJ y revisar el reglamento de tu condominio, que es el que completa muchos detalles. El artículo 42 de la ley encarga al Poder Ejecutivo reglamentarla; ese reglamento general no se analiza aquí.
Quién puede ser administrador y cómo se nombra
El artículo 29 de la Ley 7933 dispone que la administración de los condominios estará a cargo de un administrador, que puede ser una persona física o jurídica. Eso permite tanto contratar a un profesional como a una empresa de administración de fincas o condominios.
Sobre el nombramiento, la ley es clara en tres puntos:
- Se designa conforme al reglamento de condominio y administración.
- Lo designa la asamblea de condóminos.
- La asamblea debe aprobar la remuneración correspondiente por esos servicios.
Además, el artículo 33 obliga a que el reglamento de condominio contenga, como mínimo, las maneras de designar, contratar o sustituir al administrador, sus atribuciones y obligaciones, el período del nombramiento o de la contratación y las causas para removerlo. Por eso, la primera lectura práctica ante cualquier duda sobre el administrador es tu propio reglamento: allí deberían estar el plazo, el procedimiento de sustitución y los motivos de remoción.
Si tu reglamento no cubre alguno de esos puntos, no lo resuelvas por costumbre: llévalo a la asamblea para que lo apruebe y, si implica modificar el reglamento, revisa la regla de modificación (artículo 34) y la guía de reglamento de condominio en Costa Rica.
Qué facultades tiene
El mismo artículo 29 añade que, salvo que el reglamento disponga otra medida, el administrador tendrá la facultad de apoderado general con respecto al condominio y los bienes comunes. Esto significa que el alcance de su poder se puede ajustar en el reglamento: algunos condominios lo limitan, por ejemplo, exigiendo autorización de la asamblea o de la junta directiva para ciertos actos. Si no existe esa limitación, rige la regla de la ley.
Funciones: lo que la ley le encarga
El artículo 30 de la Ley 7933 enumera lo que corresponde a la administración. Resumido en lenguaje práctico:
- El cuidado y la vigilancia de los bienes y servicios comunes.
- La atención y operación de las instalaciones y los servicios generales.
- Todos los actos de administración y conservación del condominio.
- La ejecución de los acuerdos de la asamblea de condóminos.
- Recaudar de cada propietario la cuota que le corresponda para los gastos comunes.
- Velar por el cumplimiento de la ley y del reglamento, además de las otras facultades y obligaciones que la ley y el reglamento le fijen.
El artículo 31 agrega que las medidas y disposiciones tomadas por la administración dentro de sus facultades son obligatorias para todos los propietarios, a menos que la asamblea las modifique o revoque. La asamblea, por tanto, sigue siendo el órgano superior: el administrador ejecuta y administra, y la asamblea decide los asuntos de interés común que no estén dentro de las facultades del administrador (artículo 24).
Obligaciones frente a la asamblea y los propietarios
Informe y cuentas
Según el artículo 26, la asamblea anual debe conocer el informe del administrador y las cuentas que él rendirá, aprobar el presupuesto de gastos del año e indicar los medios de aportar los fondos necesarios. En la práctica, el administrador prepara la rendición de cuentas y el proyecto de presupuesto; la asamblea los aprueba o los ajusta. Para el cálculo de la cuota consulta cuota condominal: cálculo, presupuesto y fondo de reserva.
Convocar la asamblea
El artículo 25 atribuye al administrador la convocatoria de la asamblea y reconoce que también pueden convocar los propietarios que representen al menos un tercio del valor del condominio. Los artículos 24 y 25 han sido objeto de reforma posterior a la versión que leí; el procedimiento actualizado está en cómo convocar una asamblea de condóminos y debes contrastarlo con el texto vigente.
Llevar los libros
El artículo 32 bis exige, para la administración de los condominios, un libro de actas de la asamblea, un libro de actas de la junta directiva cuando exista y un libro de caja en el que el administrador consigna los egresos por gastos comunes y los ingresos provenientes del pago de los propietarios o de cualquier otro concepto. Lo explicamos con más detalle en el artículo de libros del condominio.
Cobro y certificaciones
Además de recaudar las cuotas, el administrador interviene en dos situaciones que conviene conocer:
- En la venta o traspaso de una finca filial, el transmitente debe presentar al notario una certificación expedida por el administrador de que está al día en el pago de sus cuotas (artículo 21). Si está en mora, el adquirente se considera deudor solidario por el monto certificado, sin perjuicio de cobrar al transmitente.
- Para el cobro de deudas, el artículo 20 prevé una certificación de contador público autorizado que constituye título ejecutivo hipotecario. El detalle está en cobro de cuotas a condóminos morosos.
Infracciones y ocupantes
El artículo 15 permite que, a petición del administrador o de un propietario, la autoridad judicial aplique una multa al infractor de lo dispuesto en ese artículo, y el artículo 22 prevé que la administración, previo otorgamiento de poder por parte del condómino, pueda ejercer acción de desahucio contra el ocupante no propietario que infrinja reiteradamente el reglamento o altere la convivencia. Mira el artículo hermano sobre infracciones y sanciones en el condominio.
Si no hay administrador o no actúa
El artículo 32 contempla el caso de que no exista administrador, no actúe o esté incapacitado: cualquiera de los propietarios puede ejecutar por sí solo los actos impostergables de conservación y administración, y tiene derecho a cobrar a los demás propietarios, mediante la debida demostración, el pago proporcional de los gastos y del tiempo dedicado. El refrendo de esos gastos por un contador público autorizado es prueba suficiente de que existen. Es una norma pensada para urgencias (una fuga, un riesgo para la seguridad), no para sustituir de forma permanente al administrador: lo normal es convocar la asamblea para nombrar uno.
Tabla de consulta rápida
| Tema | Qué dice la Ley 7933 | Dónde profundizar |
|---|---|---|
| Quién nombra | La asamblea, conforme al reglamento, y aprueba su remuneración (art. 29) | Reglamento del condominio |
| Naturaleza | Persona física o jurídica (art. 29) | Contrato de administración |
| Poder | Apoderado general salvo que el reglamento disponga otra medida (art. 29) | Reglamento y acuerdos de asamblea |
| Funciones | Cuidado de bienes comunes, ejecución de acuerdos, recaudación, velar por ley y reglamento (art. 30) | Reglamento |
| Alcance de sus decisiones | Obligan a todos, salvo que la asamblea las modifique o revoque (art. 31) | Asamblea |
| Informe anual | Informe y cuentas ante la asamblea anual (art. 26) | Presupuesto y cuenta |
| Libros | Actas de asamblea, actas de junta directiva si existe, libro de caja (art. 32 bis) | Registro Inmobiliario |
| Ausencia | Cualquier propietario puede ejecutar actos impostergables (art. 32) | Asamblea |
Errores comunes
- Nombrar sin respetar el reglamento. La ley remite al reglamento para la designación; un nombramiento informal puede ser impugnado.
- No fijar la remuneración en asamblea. La ley exige que la asamblea apruebe la remuneración.
- Suponer que el poder es ilimitado o, al contrario, inexistente. Depende de lo que diga el reglamento; si no dice nada, aplica la regla del apoderado general.
- Olvidar los libros. Sin libro de caja ni actas es difícil demostrar cuentas, acuerdos o deudas.
- Confundir administrador con asamblea. Lo que excede las facultades del administrador (por ejemplo, modificar el reglamento, que requiere unanimidad según el artículo 34) corresponde a la asamblea.
- No dejar plazo ni causas de remoción. El artículo 33 pide que el reglamento los regule.
Checklist para propietarios y juntas
- Verifica en el reglamento el período, las atribuciones y las causas de remoción.
- Confirma en el acta de asamblea el acuerdo de nombramiento y de remuneración.
- Pide el informe de cuentas antes de la asamblea anual.
- Comprueba que los libros de actas y de caja estén legalizados.
- Guarda copia de cada certificación de estar al día que se emita.
Preguntas frecuentes
¿Una empresa puede ser administradora del condominio?
Sí. El artículo 29 de la Ley 7933 indica que el administrador puede ser una persona física o jurídica.
¿Quién decide cuánto cobra el administrador?
La asamblea de condóminos debe aprobar la remuneración correspondiente por los servicios de administración (artículo 29).
¿Qué pasa si el condominio se queda sin administrador?
Según el artículo 32, cualquier propietario puede ejecutar los actos impostergables de conservación y administración y cobrar a los demás su parte proporcional de los gastos y del tiempo dedicado. Lo recomendable es convocar la asamblea para nombrar un nuevo administrador conforme al reglamento.
¿Se puede revocar una decisión del administrador?
Sí. El artículo 31 establece que sus decisiones obligan a todos los propietarios a menos que la asamblea las modifique o revoque.
Esta guía es informativa y no sustituye el texto vigente de la ley, tu reglamento ni el criterio de un abogado. Si necesitas consultar rápidamente qué artículo de la Ley 7933 o de tu reglamento regula las funciones del administrador, puedes consultar tu normativa con IgeraFincas.