Respuesta corta: la Junta de Directores es el órgano ejecutivo de la comunidad de titulares, y el Consejo de Titulares la elige por voto afirmativo de la mayoría. Cuando el condominio tiene más de 25 titulares debe elegirse una Junta con al menos un Presidente, un Secretario y un Tesorero (Artículo 49). El Consejo puede remover a la Junta o al Agente Administrador por acuerdo mayoritario en una reunión extraordinaria convocada al efecto, y la Junta puede relevar al Agente Administrador por justa causa (Artículos 49 y 53).
Quién es quién según la ley
- Consejo de Titulares: autoridad suprema sobre la administración del inmueble; lo integran todos los titulares y sus acuerdos, adoptados en asambleas debidamente convocadas y constituidas, obligan a todos (Artículo 48). En este blog lo llamamos también Junta de Titulares.
- Junta de Directores (o Director): órgano ejecutivo de la comunidad de titulares (Artículo 53).
- Agente Administrador: persona natural o jurídica, que puede o no pertenecer a la comunidad, a quien se delegan las facultades que permita delegar el reglamento (Artículo 49(a)(2)).
- Síndico: designado por el tribunal cuando no se logra elegir una Junta (Artículo 57).
Cómo se elige y quién puede ser director
En los condominios con más de 25 titulares debe elegirse una Junta con Presidente, Secretario y Tesorero, elegidos por separado para cada puesto. El reglamento puede prever puestos adicionales. Salvo el cargo de Vocal, los demás oficiales deben pertenecer al Consejo de Titulares. Para ser nominado y elegido hay que no adeudar dos o más plazos de cuotas, derramas o multas de más de 60 días vencidas, ni primas del seguro matriz, y mantener ese estado durante el cargo (Artículo 53).
Límite de términos: luego de la aprobación de la ley, nadie puede ocupar un puesto en la Junta por más de tres términos consecutivos, y no puede ocupar el mismo puesto hasta transcurridos dos años. El artículo prevé excepciones si no hay otra persona disponible o si, habiendo un solo candidato, el Consejo no lo ratifica con voto mayoritario. Los nombramientos son por un año salvo que el reglamento disponga otra cosa.
Funciones de la Junta de Directores (Artículo 53)
| Función | Qué dice la ley |
|---|---|
| Gobierno y administración | Atender el buen gobierno, administración, vigilancia y funcionamiento del régimen, especialmente cosas y servicios comunes |
| Presupuesto | Prepararlo y notificar copia a cada titular con al menos 15 días de antelación a la asamblea que lo apruebe |
| Finanzas | Dirigir recaudaciones y pagos, llevar libro de activos, obligaciones, ingresos y gastos disponible para examen de los titulares, abrir cuentas a nombre del Consejo y depositar los ingresos |
| Estados financieros | Someterlos a aprobación del Consejo y notificar copia con al menos 15 días de antelación |
| Conservación | Disponer reparaciones ordinarias según el presupuesto; para las extraordinarias, medidas previa aprobación del Consejo |
| Registros y documentos | Mantener el registro de titulares; custodiar planos, escritura matriz, convocatorias y actas |
| Cumplimiento | Cumplir y hacer cumplir la ley, el reglamento, la escritura matriz y los acuerdos del Consejo |
| Cobro | Cobrar las cuotas y establecer planes de pago para quienes demuestren no tener capacidad económica |
| Vacantes | Cubrir vacantes de la Junta, sujeto a revocación del Consejo |
| Agente Administrador | Relevarlo por justa causa |
El Artículo 49(i) permite que el Consejo autorice a la Junta, mediante delegación expresa en el reglamento, a imponer multas por violaciones a las normas de convivencia de hasta $100 por cada violación, con notificación de cada nueva violación al titular. Si la comete un ocupante de alquiler a corto plazo, la multa es el doble, con máximo de $200.
Cargos dentro de la Junta
- Presidente (Artículo 54): representa a la comunidad en juicio y fuera de él, preside las asambleas y comparece a nombre del condominio para otorgar escrituras y documentos. Una transacción judicial o extrajudicial que exceda de $5,000 requiere aprobación del Consejo de Titulares (en condominios no residenciales el reglamento puede fijar otra suma).
- Secretario (Artículo 55): redacta convocatorias y actas, las certifica con el Presidente, comunica a los ausentes las resoluciones y custodia los documentos del Consejo, sin divulgar información personal de otros titulares salvo que la ley lo permita o medie autorización.
- Tesorero (Artículo 56): custodia las cuentas bancarias, coordina con el Agente Administrador o contador, revisa mensualmente los estados bancarios, verifica depósitos dentro de cinco días laborables, firma certificaciones de planes de pago y supervisa las suspensiones de servicios.
El Agente Administrador: contratación y requisitos
El Consejo escoge al Agente Administrador y debe establecer, por voto mayoritario, los requisitos mínimos de educación o de cursos relacionados con la ley para contratarlo. Ningún miembro de la Junta puede fungir como Agente Administrador mientras ocupe el cargo. Todo contrato de administración debe contener, como mínimo (Artículo 49(a)(2)):
- póliza de responsabilidad pública con cubierta mínima de $500,000, a cargo del Agente;
- póliza sobre riesgos por deshonestidad o constitutivos de delito o fraude (crime);
- póliza de responsabilidad profesional con cubierta mínima de $500,000;
- póliza vigente obrero-patronal de la Corporación del Fondo del Seguro del Estado; y
- Certificado Negativo de Antecedentes Penales (si es persona jurídica, del Oficial Principal y de las personas naturales que trabajen directamente en la administración del condominio).
Esos requisitos deben estar vigentes durante toda la relación contractual; el Agente debe entregar los documentos acreditativos y la Junta debe solicitarlos. El texto también faculta al Secretario del Departamento de Asuntos del Consumidor para reglamentar el licenciamiento de los Agentes Administradores; verifica la reglamentación vigente.
Cómo se remueve a la Junta o al Agente Administrador
- Reclamación. Los titulares formulan reclamaciones contra los directores o el Agente Administrador. El Consejo las conoce y toma las medidas correspondientes (Artículo 49(b)).
- Reunión extraordinaria convocada al efecto. La remoción se decide por acuerdo mayoritario en esa reunión. Revisa los plazos de la convocatoria en el artículo hermano sobre cómo convocar la asamblea.
- Relevo del Agente por la Junta. La Junta puede relevarlo por justa causa: desempeño negligente o culposo, deshonestidad, violación de normas de buena conducta del reglamento o incumplimiento de deberes contractuales. Debe convocar al Consejo no más tarde de 30 días del relevo para informarle y que actúe como estime conveniente (Artículo 53(k)).
- Entrega de documentos. El Agente saliente debe entregar con acuse de recibo registros, documentos, llaves y propiedades del Consejo cuando la Junta los requiera, y se prohíbe retenerlos. Si hay controversia sobre su terminación, debe acudir a un tribunal o a mediación, pero nunca retener lo que debe entregar.
- Transición de directores. Los directores salientes deben participar en la transición, suministrar documentos y datos y firmar el traspaso de firmas bancarias. El incumplimiento puede acarrear responsabilidad pecuniaria personal y sanciones de hasta $100 por cada día de incumplimiento, según el Tribunal de Primera Instancia.
Responsabilidad de los directores y cuando no hay junta
Según el Artículo 49(a)(1), los directores responden personalmente solo cuando incurran en delito, fraude o negligencia crasa, y es el Consejo quien tiene la causa de acción por violación fiduciaria. En otros casos de responsabilidad pecuniaria por sus gestiones, el Consejo cubre los gastos y puede adquirir pólizas de seguro. Además, las acciones u omisiones de la Junta y del Agente Administrador pueden ser impugnadas por los titulares dentro de 30 días (Artículo 65) ante la Sala Especializada de Adjudicación de Controversias de Condominios.
Si no se logra elegir un Director ni una Junta por falta de candidatos, cualquier titular puede pedir al Tribunal de Primera Instancia que designe un síndico por seis meses, con honorarios incluidos en el presupuesto de gastos comunes y con informes trimestrales a los titulares (Artículo 57).
Errores comunes
- Elegir como directores a titulares con dos o más plazos vencidos.
- Contratar un Agente Administrador sin exigir las pólizas y el certificado de antecedentes penales.
- Que un miembro de la Junta actúe también como Agente Administrador.
- Remover al Agente sin informar al Consejo en 30 días.
- Permitir que el Agente saliente retenga llaves o documentos.
- Firmar una transacción de más de $5,000 sin aprobación del Consejo.
- Ignorar el límite de tres términos consecutivos.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria la Junta de Directores en todos los condominios?
El Artículo 49 exige elegir una Junta con Presidente, Secretario y Tesorero cuando concurren más de 25 titulares. Para condominios menores, la ley habla de un Director o una Junta; revisa tu reglamento.
¿Qué mayoría hace falta para remover a la Junta?
El Artículo 49(b) pide acuerdo mayoritario tomado en reunión extraordinaria convocada al efecto. Qué es "mayoría" lo define el reglamento (Artículo 16).
¿Puede el Agente Administrador ser también titular?
Puede pertenecer o no a la comunidad de titulares, pero si es titular no puede mantener deudas de cuotas, derramas o primas del seguro matriz durante su vigencia (Artículo 49(a)(2)).
¿Responden los directores con su patrimonio?
Solo en caso de delito, fraude o negligencia crasa; en los demás supuestos el Consejo cubre los gastos (Artículo 49(a)(1)).
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Más sobre este tema: cómo convocar la Junta de Titulares, mayorías y votación y cuotas de mantenimiento y morosos.