Respuesta corta: en Puerto Rico la Junta de Titulares (la ley la llama "Consejo de Titulares") se convoca por escrito, firmada por quien convoca e indicando asuntos, hora, día y lugar. La citación de la asamblea ordinaria anual debe hacerse con al menos 15 días de antelación y la de las extraordinarias con un mínimo de 5 días, salvo que la ley fije otro plazo. No pueden convocarse dentro del horario habitual de trabajo (Artículo 50).
Quién puede convocar la asamblea
El Artículo 50 de la Ley 129-2020 dice que el Consejo de Titulares se reunirá por lo menos una vez al año para aprobar el presupuesto anual y los estados financieros. Además se reúne cuando lo convoque:
- el Director (si el condominio tiene un solo director);
- el Presidente de la Junta de Directores;
- una mayoría de los miembros de la Junta de Directores; o
- la quinta parte (1/5) de los titulares, o un número de titulares cuyos apartamentos representen al menos el 20 % de los porcentajes de participación en las áreas comunes.
Cuando la convocatoria la hacen los titulares, la ley exige una notificación previa no menor de 15 días respecto a la fecha escogida para la asamblea. Por otro lado, el Artículo 55 le asigna al Secretario de la Junta de Directores la tarea de redactar las convocatorias y notificar las citaciones en la forma que dispone el Artículo 50.
Contenido mínimo de la convocatoria
La convocatoria estará firmada por la persona o personas que convocan e indicará los asuntos a tratar y la hora, el día y el lugar de la reunión. Como el reglamento debe contener la fecha de la asamblea anual y un sistema uniforme de citación con un método de notificación que permita evidenciarla (Artículo 14), conviene copiar ese sistema al pie de la letra.
Plazos de antelación según el tipo de asamblea
| Situación | Plazo que dice la ley | Artículo |
|---|---|---|
| Asamblea ordinaria anual (fecha fijada en el reglamento) | Al menos 15 días de antelación | 50 |
| Asamblea extraordinaria | Mínimo de 5 días de antelación, salvo que otro artículo diga distinto | 50 |
| Convocada por titulares (1/5 o 20 % de participación) | Notificación previa no menor de 15 días | 50 |
| Obra urgente no prevista en el presupuesto (desembolso del fondo de reserva) | Asamblea extraordinaria en término expedito, no menor de 24 horas | 49(d)(2) |
| Obra para atender un Estado de Emergencia | Asamblea extraordinaria en término expedito, no menor de 24 horas | 49(d)(4) |
| Entrega a cada titular de copia del presupuesto anual y de los estados financieros | Al menos 15 días antes de la asamblea que los apruebe | 53(b) y 53(f) |
Cómo se notifica la citación
Según el Artículo 50, las citaciones se hacen por escrito. La ley menciona estas vías:
- entrega en el apartamento, si el titular lo reside;
- carta cuyo envío pueda certificar el sistema de correo;
- correo electrónico o cualquier otro medio, siempre que la administración pueda validar el envío si el titular lo cuestiona;
- siempre dirigida a la dirección que el titular haya designado al registrarse.
Si intentada la notificación fuese imposible practicarla porque el titular no reside en su apartamento y el Consejo no tiene ningún método alterno de notificación, se entiende realizada colocando la convocatoria en el tablón de edictos del Consejo de Titulares, o en un lugar visible de uso general habilitado para ello. Debe constar una diligencia con la fecha y los motivos, firmada por quien convoca, y para que surta plenos efectos jurídicos debe hacerse al menos 3 días antes de la asamblea.
Para las asambleas extraordinarias de urgencia o de emergencia, los artículos 49(d)(2) y 49(d)(4) permiten notificar mediante entrega personal, debajo de cada puerta o por cualquier medio alterno disponible, incluyendo el correo electrónico.
Reglas que se suelen olvidar
Horario
El Artículo 50 indica que las asambleas no se podrán convocar para realizarse dentro del horario habitual de trabajo. Si tu condominio la citó un martes a media mañana, ese es un punto que revisar.
Asamblea sin convocatoria
El Consejo puede reunirse válidamente aun sin convocatoria, siempre que concurran la totalidad de los titulares y así lo decidan (Artículo 50).
Renunciar a la asamblea
No hace falta una asamblea para un propósito determinado si todos los titulares con derecho a votar renuncian a ella y consienten por escrito a la acción propuesta. La ley exceptúa la elección del Director o de los Directores de la Junta y la aprobación de presupuestos, derramas o cuotas especiales: para esos asuntos sí hace falta la asamblea. El reglamento puede establecer mecanismos electrónicos para la renuncia y la votación (Artículo 50 y Artículo 51).
Asambleas por videoconferencia
El Artículo 51 permite que el reglamento establezca mecanismos electrónicos para asambleas extraordinarias por videoconferencia y votación electrónica cuando exista un estado de emergencia decretado por el gobierno federal o estatal. El mismo artículo aclara que no se podrán celebrar asambleas ordinarias ni aprobar derramas usando ese método alterno. Si el reglamento no se ha enmendado, el artículo describe un mecanismo supletorio: la Junta redacta una citación con el nombre del condominio, la fecha, la situación apremiante, el período para recibir votos y la forma de votar.
Representación y poderes
Se puede asistir personalmente o por representación, con un escrito firmado por el titular. El poder debe estar fechado e indicar las fechas de la asamblea para la que se autoriza, salvo poder general notarial inscrito. Debe entregarse con un mínimo de 24 horas antes de comenzar la asamblea (Artículo 51). El detalle de quién puede ser representante lo vemos en el artículo hermano sobre mayorías y votación.
Checklist para convocar sin errores
- Confirma en el reglamento la fecha de la asamblea anual, el método de citación y la definición de mayoría.
- Verifica quién convoca: Director o Presidente, mayoría de la Junta, o titulares (1/5 o 20 % de participación).
- Redacta la convocatoria firmada, con asuntos a tratar, hora, día y lugar.
- Cuenta los días: 15 (ordinaria), mínimo 5 (extraordinaria), 15 si convocan los titulares, o el plazo especial de 24 horas en urgencias y emergencias.
- Elige un medio que puedas probar (entrega, carta certificable, correo electrónico validable) y guarda la evidencia.
- Si usas el tablón de edictos, deja constancia firmada y hazlo al menos 3 días antes.
- Si la agenda incluye presupuesto o estados financieros, adjunta copia con al menos 15 días de antelación.
- Fija un horario fuera de la jornada habitual de trabajo.
- Guarda en el libro de actas la forma en que se convocó (Artículo 52(d) exige que el acta la exprese).
Errores comunes
- Contar mal los días. Confundir el plazo de 5 días de una extraordinaria con los 15 de la ordinaria o de la convocatoria hecha por titulares.
- Convocatoria sin firma o sin agenda. La ley pide la firma de quien convoca y los asuntos a tratar.
- No poder probar la notificación. La ley deja abierto el medio, pero exige que la administración pueda validar el envío si el titular lo cuestiona.
- Enviar a una dirección que no es la designada. La citación va dirigida a la dirección que el titular designó al registrarse.
- Intentar aprobar una derrama por videoconferencia o sin asamblea. La ley lo excluye expresamente en los supuestos descritos arriba.
- No dejar constancia en el acta de cómo se convocó.
Recuerda además que los acuerdos pueden impugnarse. El Artículo 65 da 30 días para impugnar contados desde el acuerdo (o desde su notificación si el titular no estaba presente), por lo que una convocatoria defectuosa es un riesgo real.
Preguntas frecuentes
¿La ley de Puerto Rico exige quórum para celebrar la asamblea?
La Exposición de Motivos de la Ley 129-2020 indica que se elimina el requisito de quórum que requería la citación a una segunda asamblea. En el articulado que revisamos no aparece una regla de quórum; la mayoría se computa sobre los titulares presentes o representados (Artículo 52(b)). Revisa también tu reglamento.
¿Puedo convocar yo la asamblea como titular?
Sí, si reúnes a la quinta parte de los titulares o a titulares cuyos apartamentos representen al menos el 20 % de la participación en las áreas comunes. La convocatoria debe firmarse, indicar asuntos, hora, día y lugar, y notificarse con no menos de 15 días de antelación (Artículo 50).
¿Vale una convocatoria enviada solo por correo electrónico?
El Artículo 50 admite el correo electrónico u otro medio, siempre que la administración pueda validar el envío si el titular lo cuestiona y vaya dirigido a la dirección designada por el titular. Conserva la evidencia del envío.
¿Qué pasa si faltó un titular a la asamblea?
Para la mayoría de acuerdos, el cómputo se hace sobre los presentes o representados. Para acuerdos que requieren unanimidad o dos terceras partes de todos los titulares, se notifica a los ausentes y cuentan con 30 días para manifestar su discrepancia (Artículo 52(c)).
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Más sobre este tema: mayorías y votación en la Junta de Titulares, cuotas de mantenimiento y morosos y Junta de Directores y agente administrador.