¿Qué mayoría hace falta para cesar a un administrador?

El nombramiento y cese del administrador es uno de los acuerdos que la LPH somete a mayoría simple: más votos a favor que en contra entre los propietarios presentes o representados en la junta, computados tanto por personas como por cuotas de participación (Art. 17.3 LPH, régimen general de mayorías del Art. 17.7 para los acuerdos no sujetos a mayoría cualificada). No se necesita unanimidad, ni los tres quintos, ni convocar una junta extraordinaria específica: el cambio de administrador puede incluirse como un punto más del orden del día de la junta ordinaria anual.

Esto es relevante porque muchos propietarios y hasta algunos presidentes creen erróneamente que hace falta "justa causa" para destituir al administrador, como si fuera un despido laboral. No es así: la relación entre la comunidad y el administrador es un arrendamiento de servicios o un mandato (según se articule contractualmente), regido por el Código Civil en lo no previsto en la LPH, y la junta puede revocar el nombramiento libremente, sin necesidad de motivar la decisión ni de acreditar incumplimiento alguno.

Dicho esto, si el cambio se debe a un incumplimiento grave (apropiación indebida de fondos, falta de rendición de cuentas, negligencia demostrable), conviene dejarlo reflejado en el acta, porque puede ser relevante para reclamar responsabilidad civil posterior frente al administrador saliente.

Paso 1: Incluir el cambio en el orden del día de la junta

El primer paso formal es que el punto "nombramiento y cese de administrador" figure expresamente en la convocatoria de la junta, conforme exige el Art. 16.2 LPH sobre el contenido de la convocatoria. Si el punto no aparece en el orden del día, cualquier propietario puede impugnar el acuerdo por defecto de forma, aunque la mayoría hubiera votado a favor del cambio.

La convocatoria puede ser instada por el presidente, por la propia junta directiva, o por un mínimo del 25% de propietarios (o de cuotas) que soliciten formalmente al presidente que la incluya, conforme al Art. 16.1 LPH. Si el presidente se niega u omite la solicitud, esos propietarios pueden convocar la junta ellos mismos, con los requisitos que marca la ley.

Paso 2: Preaviso al administrador saliente

La LPH no fija expresamente un plazo mínimo de preaviso para el cese del administrador, pero el contrato de arrendamiento de servicios suscrito con el despacho de administración sí suele incluirlo — habitualmente entre 15 y 30 días. Conviene revisar las condiciones pactadas en su día, porque un cese sin respetar el preaviso contractual puede generar derecho del administrador saliente a una indemnización por los honorarios del periodo no preavisado, aunque el cese en sí sea perfectamente válido conforme al Art. 17.3 LPH.

Con independencia del preaviso contractual, es buena práctica notificar el acuerdo de cese al administrador saliente de forma fehaciente (burofax, email con acuse de recibo) inmediatamente después de la junta, incluyendo la fecha exacta de efectos del cese y solicitando expresamente la entrega de documentación en el plazo que se determine.

Paso 3: Entrega de documentación y libros de actas

Es la parte más delicada del proceso y la que genera más conflictos en la práctica. El administrador saliente tiene la obligación legal de entregar toda la documentación de la comunidad, derivada de su deber de rendición de cuentas (Art. 20 LPH, que enumera entre las funciones del administrador "cuantas otras competencias le atribuya la Junta" y, con carácter general, la custodia de la documentación durante el ejercicio del cargo). Esta entrega debe incluir, como mínimo:

• El libro de actas (físico o el acceso al libro digitalizado si la comunidad lo tiene registrado electrónicamente), con todas las actas firmadas hasta la fecha de cese.
• Documentación contable: libros de cuentas, extractos bancarios, facturas, presupuestos aprobados y liquidaciones de ejercicios anteriores.
• Contratos vigentes con proveedores (mantenimiento de ascensor, limpieza, jardinería, seguros) y sus condiciones de renovación o cancelación.
• Expedientes de derramas y morosidad, incluyendo el estado de las reclamaciones judiciales en curso (monitorios de comunidad).
• Certificado del estado de cuentas a fecha de cese, con el saldo de la cuenta bancaria de la comunidad.
• Copia de pólizas de seguro vigentes y el histórico de siniestros gestionados.

Si el administrador saliente se resiste a entregar la documentación, la comunidad puede reclamarla judicialmente mediante un procedimiento de exhibición de documentos, y en los casos más graves, la retención injustificada de libros y fondos puede constituir apropiación indebida (Art. 253 del Código Penal) si hay ánimo de lucro o perjuicio patrimonial deliberado. En la práctica, la mayoría de traspasos se resuelven sin llegar a este extremo, pero conviene documentar por escrito cada solicitud y cada entrega parcial.

¿Qué responsabilidad conserva el administrador saliente?

El cese no exime al administrador de responder por su gestión durante el periodo en que ejerció el cargo. Su responsabilidad se rige por las normas generales del mandato y la responsabilidad civil (Arts. 1101 y siguientes del Código Civil sobre incumplimiento de obligaciones), y puede ser exigida incluso después del cese si se descubren irregularidades posteriores: pagos indebidos, facturas infladas, falta de gestión de siniestros, o incumplimiento del deber de diligencia en la administración de fondos.

Por eso es recomendable que la junta apruebe, en el mismo acuerdo de cese o en una junta posterior, la aprobación (o no) de las cuentas del ejercicio gestionado por el administrador saliente. Si la junta aprueba las cuentas sin reservas, eso dificulta —aunque no impide del todo— reclamaciones posteriores por gestión irregular. Si hay dudas fundadas, lo prudente es no aprobar las cuentas hasta haber contrastado la documentación con el nuevo administrador o con un auditor externo.

El administrador saliente también responde, en el ámbito de su colegio profesional si está colegiado (Colegio de Administradores de Fincas), ante quejas por mala praxis, lo que puede añadir una vía disciplinaria adicional a la civil.

Paso 4: Comunicación a propietarios, bancos y proveedores

Una vez formalizado el acuerdo de cese en el acta y designado el nuevo administrador (que puede ser una persona colegiada, una empresa de administración de fincas, o incluso un propietario de la propia comunidad si los estatutos no lo prohíben, según el Art. 13.6 LPH), hay una serie de gestiones administrativas de traspaso que no admiten demora:

• Cambio de firma en la cuenta bancaria de la comunidad: requiere el acta del acuerdo y el CIF de la comunidad, normalmente con la firma del presidente.
• Notificación a proveedores de mantenimiento, seguros y suministros, para actualizar el interlocutor y la dirección de facturación.
• Comunicación a la Agencia Tributaria si el administrador anterior gestionaba directamente el modelo 347 u otras obligaciones fiscales de la comunidad en su nombre.
• Aviso a todos los propietarios con los nuevos datos de contacto, horario de atención y canal de pago de cuotas.

En comunidades con litigios en curso (reclamaciones de derramas impagadas, procedimientos monitorios), es imprescindible que el nuevo administrador reciba también los poderes de representación procesal si el anterior actuaba en nombre de la comunidad ante los juzgados, para evitar interrupciones en los plazos procesales.

¿Cuánto dura habitualmente la transición?

No existe un plazo legal tasado para completar el traspaso, pero la práctica del sector sitúa la transición completa (entrega de documentación, cambio de firma bancaria, actualización de proveedores) entre 15 y 45 días desde la fecha de efectos del cese. Los factores que más alargan el proceso son la resistencia del administrador saliente a entregar documentación, la complejidad contable de la comunidad (número de cuentas, derramas en curso, litigios abiertos) y la lentitud de las entidades bancarias en tramitar el cambio de firma.

Un plazo razonable a fijar en el propio acuerdo de junta es de 30 días naturales desde la notificación del cese para la entrega completa de documentación, con la posibilidad de reclamar judicialmente si se supera sin causa justificada.

Preguntas frecuentes sobre el cambio de administrador de fincas

¿Puede el presidente cesar al administrador sin convocar junta?

No. El cese del administrador es competencia exclusiva de la junta de propietarios, conforme al Art. 17.3 LPH. El presidente no tiene facultad unilateral para destituirlo, aunque sí puede impulsar la convocatoria de la junta donde se debata y vote el cambio. Cualquier cese comunicado sin acuerdo de junta previo carecería de validez y el administrador podría seguir reclamando sus honorarios.

¿Qué pasa si el administrador saliente se niega a entregar el libro de actas?

La comunidad puede requerirle formalmente por escrito y, si persiste la negativa, iniciar un procedimiento judicial de exhibición documental. Además, según el caso, la retención injustificada de documentación de la comunidad podría acarrear responsabilidad civil por los daños causados (por ejemplo, si impide acreditar acuerdos ante un juzgado) y, en supuestos graves con ánimo de apropiación, responsabilidad penal.

¿El nuevo administrador tiene que ser un profesional colegiado?

No es obligatorio. El Art. 13.6 LPH permite que el cargo de administrador recaiga en cualquier propietario de la comunidad, en cuyo caso no se exige colegiación. Sin embargo, si se contrata a un administrador de fincas profesional (persona física o despacho), es habitual —aunque no legalmente obligatorio en todo el territorio— que esté colegiado en el Colegio de Administradores de Fincas correspondiente, lo que aporta garantías adicionales de seguro de responsabilidad civil profesional.

¿Se puede cesar al administrador en una junta extraordinaria convocada solo para eso?

Sí. No hace falta esperar a la junta ordinaria anual. Cualquier propietario, o grupo de propietarios que sumen al menos el 25% de las cuotas, puede solicitar al presidente que convoque una junta extraordinaria con el cambio de administrador como único punto del orden del día, conforme al Art. 16.1 LPH.

¿Qué ocurre con los honorarios pendientes del administrador saliente?

Los honorarios devengados hasta la fecha efectiva de cese deben abonarse conforme al contrato de servicios vigente. Si el cese se produce antes de completar el periodo contratado y el contrato prevé una penalización o compensación por finalización anticipada, la comunidad podría tener que asumirla, salvo que el cese se deba a un incumplimiento grave imputable al propio administrador, en cuyo caso la comunidad podría resolver el contrato sin indemnización, conforme a las reglas generales de resolución contractual por incumplimiento (Art. 1124 Código Civil).

¿Debe reflejarse el motivo del cese en el acta?

No es obligatorio, ya que el Art. 17.3 LPH no exige justa causa. Pero si el cambio responde a irregularidades en la gestión, conviene reflejarlo expresamente en el acta —de forma objetiva y documentada— porque puede servir de prueba en una futura reclamación de responsabilidad civil contra el administrador saliente.