Respuesta corta: antes de contratar software o una IA para controlar la documentación de subcontratas y el REA, compruebe cuatro cosas: que modele los documentos que la ley exige (no solo que los almacene), que avise de caducidades, que deje trazabilidad de quién subió qué y cuándo, y que si usa IA cite la fuente de cada respuesta. Lo demás es comodidad. Este artículo le da los criterios, una tabla comparativa de enfoques y las preguntas que conviene hacer a cualquier proveedor.
Aquí no hay precios ni cifras de mercado: dependen del proveedor y de su número de obras. Hay, en cambio, una fórmula para estimar cuánto tiempo dedica hoy su equipo a este control.
Qué tiene que controlar la herramienta (según la norma)
El punto de partida es la lista de obligaciones, que desarrollamos en la guía de coordinación de actividades empresariales y subcontratación en obra. Resumida, una herramienta útil debe poder seguir, por empresa y por obra:
- La inscripción en el Registro de Empresas Acreditadas y su vigencia: el Real Decreto 1109/2007 (artículo 6.1) fija tres años de validez, renovables, con solicitud de renovación en los seis meses anteriores al vencimiento.
- La certificación de inscripción cuando el comitente la solicita: según el artículo 6.4, debe pedirse dentro del mes anterior al inicio de la ejecución del contrato.
- El nivel de subcontratación y el comitente de cada empresa, para vigilar los límites del artículo 5 de la Ley 32/2006.
- Los datos que exige el Libro de Subcontratación (artículo 8.1 de la Ley y artículo 15 del Real Decreto), que el contratista debe llevar en orden y al día.
- Las acreditaciones por escrito de evaluación de riesgos, planificación preventiva, información y formación (artículo 10.2 del Real Decreto 171/2004).
- El título de posesión de la maquinaria (artículo 8.2 de la Ley).
Si el proveedor no sabe explicarle a qué artículo corresponde cada campo de su sistema, probablemente es un gestor documental genérico con una plantilla de obra.
Tres enfoques para comparar
| Enfoque | Ventaja | Riesgo típico |
|---|---|---|
| Hojas de cálculo y carpetas compartidas | Coste de arranque mínimo; flexible | Dependen de una persona; sin avisos automáticos; versiones duplicadas |
| Software especializado de coordinación documental | Flujos de reclamación, caducidades y portal para subcontratas | Implantación y formación; coste por obra o por empresa; migrar datos |
| Asistente de IA con base normativa (RAG) | Responde consultas en lenguaje natural citando el texto de la norma; ayuda a localizar qué exige cada caso | No sustituye a un registro documental ni al criterio del técnico; hay que verificar la fuente citada |
No son excluyentes: un asistente de consulta puede convivir con un sistema de registro. Lo importante es saber para qué usa cada cosa.
Por qué no basta con ChatGPT a pelo
Un modelo de lenguaje general puede redactar un correo de reclamación, pero no tiene por qué conocer la versión vigente de cada norma, ni sabe qué documentos ha subido su subcontrata ayer. Pegar en un chat público listados de trabajadores o formación personal plantea además un asunto de protección de datos que su delegado o asesor debe valorar. Para consultas normativas, el criterio razonable es exigir que la respuesta venga acompañada de la cita del artículo y que usted pueda abrirla y comprobarla.
Criterios de evaluación (puntúe de 0 a 2)
| Criterio | Qué debe poder demostrarle el proveedor |
|---|---|
| Modelo de datos alineado con la norma | Campos para REA, nivel de subcontratación, comitente, maquinaria, acreditaciones del 171/2004 |
| Caducidades y avisos | Alertas configurables antes de que venzan inscripciones y documentos |
| Trazabilidad | Historial de quién subió, validó o rechazó cada documento y cuándo |
| Acceso de terceros | Perfiles para subcontratas, coordinador, dirección facultativa; la Ley 32/2006 (artículo 8.1) lista quién puede acceder al Libro |
| Citas verificables (si hay IA) | Cada respuesta indica norma y artículo y enlaza al texto oficial |
| Datos personales | Contrato de encargo de tratamiento, ubicación de los datos, política de conservación |
| Exportación y salida | Poder llevarse sus datos en formato abierto si cambia de herramienta |
| Implantación | Plan, tiempos y responsables por escrito; prueba con una obra real |
Fórmula para estimar el coste actual del control manual
Antes de comparar presupuestos, calcule lo que cuesta hoy. Sustituya cada variable por sus datos:
Coste mensual del control = obras activas × subcontratas por obra × documentos por subcontrata × minutos por documento ÷ 60 × coste por hora de la persona que lo gestiona
Ejemplo ilustrativo con cifras supuestas (sustituya las suyas): 4 obras, 8 subcontratas por obra, 6 documentos por subcontrata al mes, 10 minutos por documento y 25 euros por hora. Resultado: 4 × 8 × 6 = 192 documentos; 192 × 10 ÷ 60 = 32 horas; 32 × 25 = 800 euros al mes. Estas cifras no proceden de ningún estudio ni de ningún cliente.
Añada el coste de los incidentes que ya ha tenido (una obra parada por falta de un papel, tiempo de reclamaciones) si puede cifrarlo. Si la herramienta no ahorra más que su coste, no compensa; si lo hace, sabrá cuánto margen tiene para negociar.
Preguntas para hacer a cualquier proveedor
- ¿Qué artículos de la Ley 32/2006, el Real Decreto 1109/2007 y el Real Decreto 171/2004 cubre cada módulo?
- ¿Quién actualiza el sistema cuando cambia la norma y cómo se me informa?
- ¿La IA responde solo con documentos cargados y cita la fuente, o puede inventar?
- ¿Qué pasa con mis datos y los de mis subcontratas si dejo de contratar?
- ¿Puedo probarlo con una obra real antes de firmar?
- ¿Qué parte depende de mí (subir documentos) y qué parte hace el sistema?
Checklist de implantación en una obra piloto
- Elija una obra en curso con un número razonable de subcontratas y un coordinador de seguridad y salud dispuesto a colaborar.
- Vuelque el listado actual de empresas con su nivel de subcontratación, su comitente y la fecha de caducidad de su inscripción en el REA.
- Defina quién valida cada tipo de documento y en cuánto tiempo.
- Comunique a las subcontratas, por escrito, qué deben subir y hasta cuándo.
- Durante las primeras semanas, anote cuántos documentos llegan completos a la primera y cuántos se reclaman.
- Al cierre del piloto, compare el tiempo dedicado con el de la fórmula anterior y decida si extiende la herramienta al resto de obras.
Si en el piloto descubre huecos de proceso (por ejemplo, nadie sabe quién recibe la certificación del REA), corríjalos primero: ninguna herramienta resuelve un reparto de responsabilidades que no existe.
Errores comunes al contratar
- Comprar por el demo, no por su flujo real. Pruebe con sus propias subcontratas.
- Esperar que el software sustituya la vigilancia. El deber de vigilancia es suyo (artículo 7 de la Ley 32/2006); la herramienta solo ordena la información.
- Ignorar a las subcontratas. Si les resulta difícil subir los documentos, el sistema acabará lleno de huecos.
- No definir un responsable interno. Alguien debe validar los documentos.
Preguntas frecuentes
¿Una IA puede consultar el REA por mí?
Los datos del Registro son de acceso público con la salvedad de los referentes a la intimidad de las personas (artículo 10.1.c del Real Decreto 1109/2007), y se pueden solicitar certificaciones. Lo que pueda automatizarse depende de cada autoridad laboral autonómica y de cada proveedor; pregunte qué hace exactamente.
¿El Libro de Subcontratación puede llevarse en formato digital?
El Real Decreto 1109/2007 habla de un Libro habilitado por la autoridad laboral que se ajuste al modelo del anexo III y que debe conservarse en la obra. Si le ofrecen una versión digital, pregunte qué validez le reconoce la autoridad laboral de su comunidad y confírmelo con ella.
¿Cuánto cuesta una herramienta de este tipo?
Depende del proveedor, del número de obras y de empresas y de lo que incluya la implantación. Pida presupuesto por escrito a varios y compárelos con el coste actual calculado con la fórmula anterior.
¿Qué hago primero?
Ordene su listado de documentos por subcontrata (la guía de coordinación trae una tabla de partida), mida el tiempo actual y pruebe una herramienta con una sola obra.
Si lo que más tiempo le consume son las consultas técnicas y normativas de su equipo de obra, puede probar un asistente que responde citando la normativa aplicable y ver si encaja con su forma de trabajar.