Respuesta corta: en una obra de construcción la coordinación de actividades empresariales se apoya en tres textos que se completan entre sí: la Ley 32/2006 (quién puede subcontratar y qué debe constar), el Real Decreto 1109/2007 (cómo se inscribe la empresa y cómo se lleva el Libro de Subcontratación) y el Real Decreto 171/2004 (qué información y qué acreditaciones se intercambian entre empresas). Este artículo resume lo que pide cada uno al contratista y a sus subcontratas, con la referencia al artículo concreto, para que pueda montar su propio listado de documentación.
Los preceptos citados se han contrastado con el texto publicado en el BOE. No es asesoramiento jurídico: si su obra tiene particularidades (obra pública, convenio sectorial, requisitos de la propiedad o de la autoridad laboral de su comunidad autónoma), confirme los detalles con su servicio de prevención o su asesor.
Qué dice cada norma y quién queda obligado
El Real Decreto 171/2004 desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales. Su disposición adicional primera aclara cómo encaja en obras: las obras incluidas en el ámbito del Real Decreto 1627/1997 se rigen por este último, y las medidas que el 171/2004 prevé para el «empresario principal» corresponden, en obra, al contratista. Por tanto, quien contrata con el promotor es quien carga con el deber de vigilancia sobre su cadena de subcontratación.
La Ley 32/2006 se aplica a los contratos en régimen de subcontratación para trabajos como excavación, construcción, montaje de elementos prefabricados, instalaciones, rehabilitación, reparación, derribo, mantenimiento o saneamiento (artículo 2 del Real Decreto 1109/2007). Si su empresa hace instalaciones o mantenimiento dentro de obras, probablemente le afecta.
Requisitos para intervenir en la cadena: artículo 4 de la Ley 32/2006
Para actuar como contratista o subcontratista una empresa debe, según el artículo 4:
- Tener organización productiva propia, medios materiales y personales, y usarlos en la actividad contratada; asumir los riesgos y responsabilidades propios; y ejercer directamente las facultades de organización y dirección sobre sus trabajadores en la obra.
- Acreditar que cuenta con recursos humanos, en nivel directivo y productivo, con la formación necesaria en prevención, y con una organización preventiva adecuada a la Ley 31/1995.
- Estar inscrita en el Registro de Empresas Acreditadas (REA).
Ese cumplimiento se acredita mediante declaración de su representante legal ante el Registro (artículo 4.3). Además, las empresas contratadas o subcontratadas habitualmente deben mantener un porcentaje mínimo de trabajadores indefinidos; el artículo 11 del Real Decreto 1109/2007 lo fija en no menos del 30 % de la plantilla y detalla cómo se calcula (periodo de referencia de doce meses naturales, plantilla calculada dividiendo los días trabajados entre 365, proporcionalidad para el tiempo parcial).
El REA: inscripción, vigencia y certificación
Del Real Decreto 1109/2007 se desprenden los datos operativos que conviene tener en una ficha por empresa:
- Solicitud previa: la empresa se inscribe antes de empezar a intervenir, ante el registro de la autoridad laboral competente (artículo 3). Esa autoridad es la de la comunidad autónoma donde está el domicilio de la empresa (artículo 9).
- Vigencia: tres años, renovables; la renovación se solicita dentro de los seis meses anteriores a que expire y, si no se pide en plazo, la inscripción se entiende cancelada (artículo 6.1).
- Variaciones: los cambios en los datos identificativos se comunican en el mes siguiente al hecho (artículo 3.2).
- Documentación aneja: declaración del empresario y documentación que acredite la organización preventiva y la formación en prevención (artículo 4.2).
- Certificación para el comitente: si la empresa comitente obtiene certificación de la inscripción de su subcontratista, se entiende cumplido su deber de vigilar los requisitos del artículo 4.1 y 4.2 de la Ley, con el efecto descrito en el artículo 6.3 (exoneración, durante la vigencia del contrato y para una sola obra, de la responsabilidad del artículo 7.2 de la Ley por incumplimiento de acreditación y registro). La certificación debe haberse solicitado dentro del mes anterior al inicio de la ejecución y el órgano competente la emite en un máximo de diez días naturales (artículo 6.4).
Dos matices que el propio texto recoge: la inscripción no exime de justificar, si la autoridad laboral lo pide, que se mantienen los requisitos (artículo 6.2), y la exoneración no afecta a las responsabilidades de los artículos 42 y 43 del Estatuto de los Trabajadores cuando concurran sus supuestos.
Límites a la cadena de subcontratación
El artículo 5 de la Ley 32/2006 permite que el promotor contrate con varios contratistas, que el contratista subcontrate, y que el primer y el segundo subcontratista puedan subcontratar a su vez. El tercer subcontratista y el trabajador autónomo no pueden subcontratar. Tampoco pueden hacerlo los subcontratistas cuya organización productiva consista fundamentalmente en aportar mano de obra, entendida como la que solo usa herramientas manuales (incluidas las motorizadas portátiles).
Hay una ampliación excepcional de un nivel adicional en casos fortuitos justificados (especialización, complicaciones técnicas o fuerza mayor) si la dirección facultativa aprueba previamente y deja constancia de la causa en el Libro de Subcontratación. En ese supuesto el contratista debe informarlo al coordinador de seguridad y salud y a los representantes de los trabajadores, y a la autoridad laboral en cinco días hábiles, con un informe y copia de la anotación (artículo 5.4 de la Ley y artículo 16.2.c del Real Decreto).
El Libro de Subcontratación
Cada contratista debe disponer de un Libro en la obra, que ha de permanecer en ella en todo momento (artículo 8 de la Ley). Debe reflejar, por orden cronológico y antes del inicio de los trabajos, cada subcontratación con empresas y autónomos. El artículo 8.1 enumera lo que debe constar: nivel de subcontratación y empresa comitente, objeto del contrato, persona que dirige a cada subcontratista y representantes legales de sus trabajadores, fechas de entrega de la parte del plan de seguridad y salud que afecta a cada empresa, instrucciones del coordinador de seguridad y salud y anotaciones de la dirección facultativa sobre subcontrataciones excepcionales.
Del Real Decreto 1109/2007: el contratista obtiene el Libro habilitado por la autoridad laboral del territorio de la obra antes de subcontratar (artículos 13 y 14); lo conserva en la obra hasta terminar el encargo y cinco años más tras acabar su participación (artículo 16.1); comunica cada subcontratación anotada al coordinador de seguridad y salud y a los representantes de los trabajadores (artículo 16.2); y, en obras de edificación de la Ley 38/1999, entrega una copia al director de obra para el Libro del Edificio (artículo 16.3). El artículo 8.2 de la Ley añade que cada empresa debe tener el documento que acredite la posesión de la maquinaria que usa.
Lo que exige la coordinación preventiva: Real Decreto 171/2004
- Cooperación e información recíproca (artículo 4): las empresas concurrentes se informan sobre los riesgos específicos de sus actividades, antes de empezar, cuando cambie algo relevante y ante emergencias. Debe ser por escrito cuando alguna genere riesgos graves o muy graves.
- Deber de vigilancia del empresario principal (artículo 10): antes de iniciar la actividad exige a contratistas y subcontratistas acreditación por escrito de la evaluación de riesgos y la planificación preventiva, y de que han cumplido sus obligaciones de información y formación con los trabajadores que irán al centro. Cuando el contratista subcontrata, exige esas mismas acreditaciones a la subcontrata para entregarlas al principal.
- Medios de coordinación (artículos 11 y 12): comprobar que las empresas han establecido medios de coordinación (intercambio de información, reuniones, instrucciones, protocolos, presencia de recursos preventivos, persona encargada de coordinar, entre otros) y actualizarlos cuando no sean adecuados.
- Constancia escrita (disposición adicional tercera): la información o documentación formalizada por escrito forma parte de la documentación del artículo 23 de la Ley 31/1995.
Para el contexto del estudio de seguridad y salud y del plan, vea también Estudio de Seguridad y Salud en obra: documentación y normativa.
Checklist de documentación por subcontrata
| Documento o dato | Base | Qué controlar |
|---|---|---|
| Inscripción o certificación del REA | Ley 32/2006 art. 4.2.b; RD 1109/2007 arts. 3 y 6 | Fecha de caducidad (tres años) y fecha de solicitud de la certificación |
| Declaración del representante legal | Ley 32/2006 art. 4.3 | Que esté firmada y vigente |
| Organización preventiva y formación del personal | Ley 32/2006 arts. 4.2.a y 10; RD 1109/2007 art. 12 | Que cubra a todos los trabajadores que entren en la obra |
| Evaluación de riesgos y planificación preventiva, por escrito | RD 171/2004 art. 10.2 | Que se reciba antes de empezar y se traslade en toda la cadena |
| Datos para el Libro de Subcontratación | Ley 32/2006 art. 8.1; RD 1109/2007 art. 15 | Nivel, comitente, objeto, responsable, fecha de entrega del plan |
| Título de posesión de la maquinaria | Ley 32/2006 art. 8.2 | Un documento por máquina que vaya a usar |
| Porcentaje de trabajadores indefinidos (si es contratada habitualmente) | RD 1109/2007 art. 11 | Cálculo sobre los últimos doce meses naturales |
Este listado recoge lo que dicen estas tres normas. Su contrato, el convenio sectorial, el plan de seguridad y salud o la propiedad pueden pedir más documentos; añádalos a su propio listado.
Errores comunes
- Pedir los papeles solo al primer nivel. El deber de vigilancia alcanza a las subcontratas con las que contrata cada empresa, y la información debe subir por la cadena hasta el contratista (artículo 7 de la Ley).
- Dejar caducar el REA sin avisar. Pasados los tres años sin renovación en plazo, la inscripción se entiende cancelada automáticamente.
- Anotar tarde en el Libro. El texto habla de anotar antes del inicio de los trabajos.
- Superar los niveles permitidos sin aprobación de la dirección facultativa. El incumplimiento del régimen del artículo 5 determina responsabilidad solidaria del subcontratista y del contratista respecto de obligaciones laborales y de Seguridad Social derivadas de ese contrato (artículo 7.2). La disposición adicional primera de la Ley 32/2006 tipifica además infracciones en la normativa sancionadora social; consulte el texto vigente de esa norma para su calificación actual.
- Confundir información con constancia. Cuando hay riesgos graves o muy graves, la información debe darse por escrito.
Preguntas frecuentes
¿Debo tener el REA aunque solo haga una pequeña instalación en obra?
El artículo 3 del Real Decreto 1109/2007 exige inscripción a las empresas que pretendan ser contratadas o subcontratadas para trabajos en una obra de construcción, y el artículo 2 incluye entre los trabajos las instalaciones y el mantenimiento. Compruebe en su caso concreto el ámbito (obras y trabajos incluidos) y consulte con su asesor.
¿Quién lleva el Libro de Subcontratación?
Cada contratista, con el libro habilitado por la autoridad laboral del territorio de la obra, según los artículos 13 y 14 del Real Decreto 1109/2007. Las subcontratas le comunican los datos para que lo mantenga al día (artículo 7 de la Ley 32/2006).
¿La certificación del REA me libera de toda responsabilidad?
No. El artículo 6.3 del Real Decreto 1109/2007 limita el efecto exonerante a la responsabilidad del artículo 7.2 de la Ley por incumplimiento de acreditación y registro, durante la vigencia del contrato y para una sola obra, y deja a salvo otras responsabilidades sociales y las de los artículos 42 y 43 del Estatuto de los Trabajadores.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el Libro?
En la obra hasta la completa terminación del encargo recibido del promotor y, después, durante los cinco años posteriores a la finalización de la participación del contratista (artículo 16.1 del Real Decreto 1109/2007).
Siguiente paso
Si quiere comparar cómo llevar este control (hojas de cálculo, software o un asistente con IA), lea qué criterios aplicar antes de contratar una herramienta para la documentación de subcontratas y el REA. Para el marco técnico, vea los documentos básicos del CTE y IA y compliance en construcción.
Si su equipo pierde tiempo reclamando y comprobando papeles de subcontratas, puede ver cómo funciona un asistente que responde consultas citando la normativa y ayuda a organizar la documentación de obra.