Meta Description: Cómo migrar de Comunidad365 a IgeraFincas sin perder tu gestión actual: qué documentos se pueden migrar, qué se queda en Comunidad365, pasos del proceso y errores comunes a evitar.
Cómo Migrar de Comunidad365 a IgeraFincas: Guía Paso a Paso
Respuesta directa: Migrar a IgeraFincas no significa abandonar Comunidad365. El proceso de puesta en marcha suele completarse en un rango de días a pocas semanas, dependiendo del volumen de comunidades y documentación del despacho, y consiste en subir los documentos que quieres que la IA pueda consultar (estatutos, reglamento de régimen interno, actas, normativa aplicable), configurar el asistente por comunidad y probarlo con preguntas reales antes de activarlo para los propietarios. Lo que no se migra es la contabilidad, los libros oficiales ni la gestión administrativa: eso sigue funcionando exactamente igual en Comunidad365. IgeraFincas no es un ERP ni sustituye ese trabajo — es una capa de inteligencia artificial conversacional que se añade encima, para que los propietarios obtengan respuestas citando el artículo o cláusula exacta sin que el despacho tenga que atenderlas una a una.
Antes de empezar: qué es realmente IgeraFincas
IgeraFincas es un sistema RAG (Retrieval-Augmented Generation): indexa los documentos que le proporciones — estatutos, reglamentos, normativa, expedientes — y responde a las preguntas de los propietarios citando la fuente exacta de cada respuesta. No lleva la contabilidad de la comunidad, no genera recibos, no gestiona la morosidad ni sustituye ningún libro oficial. Esa parte sigue siendo tarea de Comunidad365. Por eso hablamos de "migración de documentación para IA", no de "migración de programa de gestión".
Por qué esto no es una sustitución, sino un complemento
La pregunta que se hacen la mayoría de despachos que evalúan IgeraFincas no es "¿qué programa es mejor?", sino "¿tengo que dejar de usar lo que ya tengo?". La respuesta corta es no. Comunidad365 gestiona la contabilidad, la facturación, los cobros, la convocatoria de juntas y el archivo administrativo de cada comunidad — ese trabajo no cambia. IgeraFincas se ocupa de una necesidad distinta: que un propietario pueda preguntar "¿puedo tener un perro en mi piso?" o "¿cuál es el procedimiento para reclamar una derrama impagada?" y recibir una respuesta inmediata, citando el artículo de los estatutos o de la LPH que la respalda, sin que nadie del despacho tenga que buscar el documento y redactar la respuesta manualmente.
Son dos capas que conviven: la capa de gestión (Comunidad365) y la capa de atención basada en documentos (IgeraFincas). Por eso el proceso que describimos aquí es de onboarding o puesta en marcha, no de migración de base de datos completa.
Qué puedes migrar y qué no
Ser honestos sobre esto desde el principio evita expectativas equivocadas. Esto es lo que sí y lo que no se traslada:
| Se puede migrar a IgeraFincas |
Se queda en Comunidad365 |
| Estatutos de la comunidad |
Contabilidad y libros oficiales |
| Reglamento de régimen interno |
Facturación y emisión de recibos |
| Actas de juntas (para consulta histórica) |
Gestión de cobros y morosidad |
| Normativa aplicable (LPH, normativa autonómica) |
Convocatorias y gestión de juntas |
| Contratos de mantenimiento o proveedores |
Datos bancarios y presupuestos anuales |
| Documentación técnica (ITE, seguros, certificados) |
Histórico de pagos por propietario |
En resumen: si el documento sirve para responder una pregunta de un propietario, es candidato a subirse a IgeraFincas para que la IA lo indexe. Si el documento forma parte de la gestión operativa o contable, sigue viviendo en Comunidad365 sin cambios.
Los pasos del proceso de migración
El proceso está pensado para no interrumpir el trabajo diario del despacho. No requiere parar la gestión en Comunidad365 en ningún momento.
-
Preparar y exportar los documentos por comunidad. Se identifican los documentos clave de cada comunidad (estatutos, reglamento, normativa relevante) y se exportan desde donde estén archivados actualmente, ya sea Comunidad365, una carpeta compartida o el archivo físico escaneado. No es necesario exportar toda la documentación de golpe: se puede empezar por las comunidades con más volumen de consultas repetitivas.
-
Subir los documentos a IgeraFincas. Los archivos se cargan en la plataforma, organizados por comunidad, para que el sistema los indexe y quede lista la base documental sobre la que responderá el asistente.
-
Configurar el asistente por comunidad. Cada comunidad tiene su propio asistente, entrenado únicamente con su documentación. Esto evita que se mezclen estatutos de una comunidad con los de otra — algo especialmente importante si el despacho gestiona varias decenas de comunidades con normativas distintas.
-
Probar con casos reales antes de activar. Antes de que ningún propietario tenga acceso, el equipo del despacho hace preguntas típicas ("¿puedo alquilar mi plaza de garaje?", "¿cuál es la cuota de comunidad de mi piso?", "¿qué dice el reglamento sobre ruidos?") y revisa que las respuestas citen correctamente la fuente. Es el paso que más tiempo conviene dedicar, porque de aquí sale la confianza para activar el asistente de cara al propietario.
-
Activar para un grupo piloto de comunidades. En lugar de lanzar el asistente a toda la cartera de golpe, se recomienda empezar con un grupo reducido de comunidades, recoger las primeras preguntas reales de los propietarios y ajustar la documentación indexada si aparecen huecos (preguntas que el sistema no puede responder porque el documento correspondiente no está subido).
-
Extender al resto de comunidades. Una vez validado el funcionamiento con el grupo piloto, se repite el proceso de subida y configuración para el resto de comunidades del despacho, a un ritmo que el equipo pueda sostener sin descuidar la gestión diaria.
Errores comunes al migrar
- Subir documentación desactualizada. Si los estatutos indexados no son la versión vigente (por ejemplo, tras una modificación aprobada en junta), el asistente citará una norma que ya no aplica. Antes de subir cualquier documento conviene confirmar que es la versión actual.
- Activar el asistente para propietarios sin haberlo probado internamente primero. Saltarse el paso de pruebas con casos reales es la causa más habitual de respuestas incompletas o mal citadas en las primeras semanas.
- Intentar migrar toda la cartera de comunidades de una sola vez. Empezar por un grupo piloto reduce el riesgo y permite detectar qué tipo de documentación falta antes de escalar al resto.
- Dar de baja procesos en Comunidad365 pensando que IgeraFincas los sustituye. La contabilidad, la facturación y la gestión de cobros no tienen equivalente en IgeraFincas — deben seguir gestionándose donde siempre se han gestionado.
- No informar al equipo interno del cambio. El personal del despacho debe saber qué preguntas puede resolver ahora el asistente automáticamente, para no duplicar esfuerzo respondiendo manualmente lo que ya cubre la IA.
¿Y si mi despacho gestiona fincas con IgeraGestories además de comunidades?
Si el despacho combina administración de fincas con servicios de asesoría fiscal o laboral, el mismo principio de complemento (no sustitución) aplica a IgeraGestories: la documentación normativa y los expedientes se indexan para consulta con IA, mientras que la gestión fiscal y contable sigue en el software habitual del despacho.
¿Quieres probar IgeraFincas sin dejar de usar Comunidad365?
Empieza subiendo la documentación de una sola comunidad y comprueba cómo responde el asistente citando la fuente exacta, antes de decidir si lo extiendes al resto de tu cartera.
→ Descubre IgeraFincas
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Tengo que cancelar Comunidad365 para usar IgeraFincas?
No. Son herramientas complementarias, no sustitutas. Comunidad365 sigue gestionando la contabilidad, la facturación y la administración de las comunidades exactamente igual que antes. IgeraFincas se añade como una capa de atención al propietario basada en los documentos que subas.
¿Cuánto tiempo dura el proceso de migración?
Depende del volumen de comunidades y de la cantidad de documentación a preparar. Para una comunidad individual, subir y configurar la documentación suele resolverse en cuestión de días. Extender el proceso a una cartera de varias decenas de comunidades, con su fase de pruebas y piloto, puede llevar varias semanas si se hace de forma escalonada, que es lo recomendado.
¿Se pueden migrar los datos de contabilidad o los recibos de los propietarios?
No, y no es el objetivo. IgeraFincas no es un sistema de gestión contable ni administrativa, así que no indexa ni gestiona ese tipo de datos. Esa información sigue residiendo en Comunidad365, donde ya funciona correctamente.
¿Qué pasa si un documento que subo está desactualizado?
El asistente responderá basándose en lo que tenga indexado, así que si el documento no es la versión vigente, la respuesta puede citar una norma ya derogada o modificada. Por eso es importante revisar que la documentación subida esté actualizada antes de activar el asistente para los propietarios.
¿Puedo empezar con una sola comunidad antes de migrar toda la cartera?
Sí, de hecho es el enfoque recomendado. Empezar con un grupo piloto de una o pocas comunidades permite validar cómo responde el asistente y detectar qué documentación falta antes de extenderlo al resto del despacho.
¿Necesito conocimientos técnicos para hacer la migración?
No se requiere perfil técnico. El proceso consiste principalmente en identificar y subir documentos, y en revisar las respuestas del asistente durante la fase de pruebas. El equipo del despacho puede encargarse directamente sin depender de un departamento de IT.
Conclusiones clave
- No hace falta abandonar Comunidad365: IgeraFincas complementa la gestión administrativa y contable, no la sustituye.
- Solo se migra documentación, no datos de gestión: estatutos, reglamentos y normativa sí; contabilidad y libros oficiales no.
- El proceso está pensado para empezar en pequeño: un grupo piloto de comunidades antes de escalar a toda la cartera reduce el riesgo.
- La fase de pruebas internas es la más importante: revisar las respuestas antes de activar el asistente para propietarios evita errores visibles de cara al cliente final.
- Mantener la documentación actualizada es la condición para que las respuestas citen la norma vigente y no una versión derogada.
Nota editorial: Última actualización: septiembre 2026 | Autor: Equipo de Contenidos IgeraSolutions | Este artículo describe un proceso operativo de puesta en marcha, no constituye asesoramiento legal. Comunidad365 es marca de su respectivo titular, mencionada únicamente a efectos informativos de comparación de uso.
