Cómo Migrar de AdministraNet a IgeraFincas: Guía Paso a Paso
Si administras comunidades con AdministraNet y quieres añadir un asistente de inteligencia artificial que responda a los propietarios citando el artículo exacto de los estatutos o la LPH, esta guía te explica cómo hacerlo sin dejar de usar tu programa de gestión actual.
Respuesta directa
- Duración típica: según el número de comunidades y documentos, la puesta en marcha inicial suele completarse en un rango de unos pocos días a unas semanas, no en meses.
- Qué se migra: documentos (estatutos, reglamento de régimen interno, actas, normativa aplicable) para que la IA los indexe y pueda citarlos con precisión.
- Qué NO se migra: la contabilidad, los libros oficiales ni la gestión administrativa de AdministraNet. IgeraFincas no sustituye esa parte — la complementa con un asistente conversacional. No hace falta abandonar AdministraNet de golpe, ni en ningún momento si no quieres.
Qué es (y qué no es) IgeraFincas
Antes de empezar la migración conviene tener claro el alcance real de la herramienta. IgeraFincas es una capa de inteligencia artificial conversacional (tecnología RAG, "Retrieval-Augmented Generation") que indexa los documentos de cada comunidad — estatutos, reglamento interno, actas, normativa de propiedad horizontal — y responde a las preguntas de los propietarios citando la fuente exacta: el artículo, la cláusula o el punto del acta correspondiente.
IgeraFincas no es un ERP ni un software de gestión administrativa o contable completo. No lleva cuotas, no concilia bancos, no genera libros oficiales ni sustituye las funciones que hoy cubre AdministraNet en ese terreno. Por eso, en la mayoría de los casos, la decisión correcta no es "migrar de AdministraNet a IgeraFincas" en el sentido de abandonar un programa por otro, sino añadir IgeraFincas como capa de atención al propietario mientras AdministraNet sigue gestionando la parte administrativa y contable.
Qué puedes migrar y qué no
Ser honestos con esto desde el principio evita expectativas equivocadas. Así se reparte, en líneas generales, lo que puede pasar a IgeraFincas y lo que permanece en AdministraNet:
| Se puede migrar / indexar en IgeraFincas |
Permanece en AdministraNet |
| Estatutos de la comunidad |
Contabilidad y libro de cuentas |
| Reglamento de régimen interno |
Libro de actas oficial |
| Actas de junta (históricas y nuevas) |
Emisión y cobro de recibos/cuotas |
| Normativa aplicable (LPH y normativa autonómica) |
Conciliación bancaria |
| Contratos de mantenimiento y proveedores (documentación operativa) |
Presupuestos anuales y cierres contables |
| Ficha básica de cada comunidad (dirección, propietarios, contacto) |
Expedientes administrativos y fiscales |
En resumen: todo lo que es documento consultable (normativa, estatutos, actas) es candidato a indexarse en IgeraFincas para que el asistente pueda responder preguntas citando la fuente. Todo lo que es gestión operativa y contable sigue funcionando en AdministraNet exactamente igual que hasta ahora.
Pasos del proceso de migración
1. Exportar y recopilar los documentos por comunidad
Desde AdministraNet (o desde tu archivo físico/digital), reúne los estatutos, el reglamento de régimen interno y las últimas actas de cada comunidad que quieras activar primero. No hace falta digitalizar todo el histórico de golpe: puedes empezar por las comunidades con más volumen de consultas de propietarios.
2. Subir los documentos a IgeraFincas
Se cargan los PDF o escaneados en la plataforma, asociados a cada comunidad. El sistema los procesa e indexa automáticamente, de forma que el asistente pueda localizar el artículo o la cláusula exacta cuando un propietario pregunte.
3. Configurar el asistente para cada comunidad
Se revisan aspectos básicos como el idioma de respuesta, el tono y, si aplica, el canal por el que los propietarios consultarán (widget web, WhatsApp). No se requieren cambios en la configuración de AdministraNet.
4. Probar con preguntas reales antes de publicar
Antes de dar acceso a los propietarios, conviene hacer una batería de preguntas típicas ("¿puedo tener mascotas?", "¿cuál es el horario de la piscina?", "¿qué dice el acta sobre el ascensor?") y comprobar que las respuestas citan correctamente el documento y el artículo de origen.
5. Activar el acceso para las primeras comunidades
Se recomienda empezar con un grupo reducido de comunidades piloto, recoger el feedback de los propietarios y del equipo del despacho, y después ampliar progresivamente al resto de la cartera. AdministraNet sigue operando en paralelo durante todo el proceso, sin interrupciones.
Errores comunes al migrar
- Pensar que hay que elegir entre uno u otro programa. No es una migración de sustitución: AdministraNet sigue gestionando la contabilidad y la administración; IgeraFincas añade la capa de atención al propietario.
- Subir documentos desactualizados. Si los estatutos o el reglamento indexado no son la versión vigente, el asistente citará información incorrecta. Conviene verificar la versión antes de cargarla.
- Activar todas las comunidades a la vez sin fase de prueba. Empezar con pocas comunidades permite detectar documentos mal escaneados o normativa incompleta antes de que lo note un propietario.
- Olvidar la normativa autonómica. Además de la LPH estatal, muchas comunidades autónomas tienen normativa propia sobre propiedad horizontal; indexar solo la LPH deja huecos en las respuestas.
- No informar al equipo del despacho. El personal que atiende a los propietarios debe saber que ahora existe un asistente de IA como primer punto de contacto, para coordinar quién resuelve qué tipo de consulta.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cancelar AdministraNet para usar IgeraFincas?
No. IgeraFincas no sustituye la gestión administrativa ni contable que hace AdministraNet. Son herramientas complementarias: AdministraNet sigue gestionando cuotas, contabilidad y libros oficiales, mientras IgeraFincas añade un asistente de IA que responde consultas de propietarios citando la documentación de cada comunidad.
¿Cuánto tiempo lleva poner en marcha IgeraFincas?
Depende del número de comunidades y del volumen de documentación a indexar. Para un despacho con pocas comunidades piloto, la puesta en marcha inicial puede completarse en pocos días; para carteras más grandes, el proceso puede extenderse varias semanas si se hace de forma progresiva. Evitamos dar cifras exactas porque cada despacho parte de un punto distinto de organización documental.
¿Se migra la contabilidad o los datos de cuotas desde AdministraNet?
No. IgeraFincas no gestiona contabilidad ni cuotas, por lo que esos datos permanecen en AdministraNet sin necesidad de exportarlos ni duplicarlos.
¿Qué pasa si un documento cambia después de indexarlo?
Puedes actualizar el documento en cualquier momento subiendo la nueva versión; el asistente empezará a citar la versión vigente. Es recomendable revisar periódicamente que la documentación indexada esté al día, igual que se haría con cualquier archivo físico del despacho.
¿Necesito conocimientos técnicos para hacer la migración?
No. El proceso consiste principalmente en reunir y subir documentos ya existentes; no requiere programación ni configuración técnica avanzada.
¿Puedo migrar solo algunas comunidades y dejar el resto solo en AdministraNet?
Sí. De hecho es el enfoque recomendado: activar primero un grupo reducido de comunidades piloto y ampliar progresivamente según los resultados, sin obligación de mover toda la cartera a la vez.
¿Quieres ver cómo funcionaría con tus propias comunidades?
Prueba IgeraFincas junto a AdministraNet, sin cambiar tu forma de gestionar la contabilidad. Empieza indexando los estatutos de una comunidad y comprueba las respuestas del asistente.
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