La Documentació dels teus EPIs Respon en 3 Segons
Fitxes tècniques, certificats CE, registres de lliurament signats i evidencia de formació: IgeraIndustria indexa tota la documentació d'equips de protecció individual i respon citant el document i la data exacta.
Per què la documentació d'EPIs es dispersa i es perd
El RD 773/1997 no exigeix un format únic de registre, però la jurisprudència i la pràctica habitual de la Inspecció de Treball i Seguretat Social (ITSS) esperen que l'empresa pugui acreditar, per cada treballador i cada equip, la fitxa tècnica, el certificat CE, la data i signatura de lliurament, la formació rebuda i les revisions periòdiques. En plàntes amb desenes de llocs de treball i rotació de personal, aquesta documentació acaba repartida entre carpetes físiques, correus electrònics del proveïdor d'EPIs i fulls Excel que ningú actualitza a temps.
El problema es fa evident en dos moments: quan arriba una inspecció i cal presentar el registre complet en hores, o quan es produeix un accident i cal demostrar que l'EPI lliurat era l'adequat, que el treballador el va rebre i que sabia fer-lo servir. IgeraIndustria centralitza tota aquesta documentació i la fa consultable a l'instant, citant sempre el document font.
3
categories d'EPI segons Reglament (UE) 2016/425: I, II i III, cadascuna amb requisits documentals diferents
7
documents que ha de poder acreditar l'empresa per cada EPI en ús davant una inspecció
4 anys
termini de referència recomanat de conservació dels registres de lliurament i formació
Els set documents que ha de tenir cada EPI
Des de la selecció del model fins a la baixa de l'equip, cada EPI genera un rastre documental. IgeraIndustria indexa cadascun d'aquests documents i els vincula pel model, la talla i el treballador.
- 01
Fitxa tècnica del fabricant
Document que acompanya cada EPI amb les seves característiques tècniques, nivell de protecció, materials, talles disponibles, condicions d'ús i limitacions. Ha d'incloure el marcatge CE i, per a la categoria III, la referència a l'organisme notificat que ha certificat el producte. Sense aquesta fitxa no es pot justificar que l'EPI escollit és l'adequat per al risc identificat.
- 02
Manual d'instruccions en l'idioma del treballador
El fabricant ha de facilitar les instruccions d'ús, col·locació, ajust, manteniment, neteja i emmagatzematge en un idioma comprensible pel treballador que el farà servir. Aquest manual és la base de la formació que l'empresa ha d'impartir abans del primer ús.
- 03
Certificat de conformitat CE
Per a EPIs de categoria II i III, el certificat emès per l'organisme notificat (per exemple TÜV, DEKRA, AENOR o SGS) que acredita que el disseny compleix el Reglament (UE) 2016/425. Als de categoria III, s'hi afegeix la vigilància anual de fabricació. Cal conservar-ne una còpia o la referència localitzable en tot moment.
- 04
Registre individualitzat de lliurament
Full o formulari signat pel treballador que acredita la data d'entrega, el model i talla concrets, i que ha rebut la informació sobre els riscos que cobreix l'equip. És el document que més sol reclamar la Inspecció de Treball i el que evita la indefensió de l'empresa en cas d'accident.
- 05
Evidència de formació en l'ús
Registre de la sessió formativa o de l'entrenament pràctic sobre col·locació, ajust i limitacions de l'EPI, amb signatura d'assistència. Per a equips de categoria III (arnesos anticaiguda, equips de respiració) l'entrenament pràctic no és opcional.
- 06
Full de revisió i manteniment periòdic
Registre de les inspeccions visuals o tècniques periòdiques, especialment rellevant en arnesos, cascos i equips de protecció respiratòria, amb la data, el resultat i la persona que l'ha realitzat. Inclou també la baixa de l'equip quan ha patit un esdeveniment crític, com una caiguda amortida per l'arnès.
- 07
Justificació de la selecció segons avaluació de riscos
Vincle entre el lloc de treball, el risc identificat a l'avaluació de riscos i l'EPI assignat, seguint el criteri de l'Annex III del RD 773/1997. Aquest document demostra que l'EPI no és una elecció arbitrària, sinó conseqüència directa de l'avaluació preventiva.
Casos d'ús: gestió documental d'EPIs
IgeraIndustria indexa fitxes tècniques, certificats CE, registres de lliurament i evidències de formació per respondre en segons qualsevol consulta de PRL o d'auditoria.
Preparació d'inspecció de treball
Genera en segons el llistat complet de treballadors amb l'EPI assignat, la data de lliurament i la signatura de recepció, filtrant per secció o lloc de treball, tal com sol demanar la ITSS.
Investigació d'accident laboral
Davant un accident, consulta immediatament quin EPI tenia assignat el treballador, quan el va rebre, quina formació va rebre sobre el seu ús i quan va ser la seva última revisió documentada.
Vigència de certificats CE
Consulta si el certificat CE d'un model concret d'EPI de categoria II o III segueix vigent, o si el fabricant l'ha actualitzat, abans de continuar comprant-ne unitats.
Renovació per caducitat o baixa
Identifica quins arnesos anticaiguda o equips de respiració han superat la seva vida útil indicada pel fabricant, o han patit un esdeveniment crític que obliga a donar-los de baixa.
Onboarding de personal nou
Quan s'incorpora un treballador a un lloc amb risc, consulta quin EPI li correspon segons l'avaluació de riscos vigent i genera el full de lliurament amb la fitxa tècnica adjunta.
Auditoria de formació en categoria III
Verifica quins treballadors amb equips de categoria III assignats (arnés, respiració autònoma) tenen l'entrenament pràctic documentat i quins encara resten pendents.
Continguts relacionats
La gestió documental dels EPIs s'ancora en el marc normatiu de prevenció de riscos laborals i en la resta d'obligacions del servei de PRL.
RD 773/1997
Normativa base de selecció, entrega i ús d'EPIs, amb els criteris de l'Annex III per risc i part del cos.
RD 889/2006
Categories I, II i III d'EPI, marcatge CE i certificació per organisme notificat.
Llei 31/1995 PRL
El marc general de prevenció de riscos laborals del qual deriva l'obligació de facilitar EPIs.
Plans per a equips de PRL
Des de plantes amb un sol servei de prevenció fins a grups industrials amb múltiples centres de treball.
Starter
€99/mes
Fins a 3 usuaris. Documentació d'EPIs d'un centre de treball. Ideal per a serveis de PRL petits.
Començar provaProfessional
€199/mes
Fins a 10 usuaris. Multi-centre. Vincle amb avaluació de riscos i formació.
Començar provaEnterprise
€399/mes
Usuaris il·limitats. Multi-planta, API per a ERP de PRL i alertes de caducitat de certificats.
Començar provaPreguntes freqüents — documentació d'EPIs
Quins documents ha de poder presentar una empresa sobre els seus EPIs davant la Inspecció de Treball?
Com a mínim: l'avaluació de riscos que justifiqui la necessitat de l'EPI, la fitxa tècnica i el certificat CE del fabricant per a cada model, el registre individualitzat de lliurament signat pel treballador, l'evidència de la formació impartida sobre el seu ús i el full de revisions o manteniment periòdic. El RD 773/1997 no fixa un format únic de registre, però la jurisprudència i la pràctica habitual de la ITSS exigeixen poder-los mostrar per treballador i lloc de treball.
Quant de temps s'ha de conservar el registre de lliurament d'un EPI?
No hi ha un termini únic fixat pel RD 773/1997, però la pràctica habitual en auditoria i el criteri de conservació documental en matèria preventiva recomana mantenir els registres de lliurament, formació i revisió durant tota la relació laboral del treballador i, com a mínim, quatre anys després, en línia amb els terminis generals de prescripció d'infraccions en matèria de seguretat i salut laboral.
Cal un registre de lliurament diferent per a cada EPI o n'hi ha prou amb un de general per treballador?
Es recomana un registre individualitzat per model i talla d'EPI lliurat, no un únic full genèric per treballador. Això permet acreditar exactament quin equip concret es va entregar, en quina data, i vincular-lo amb la seva fitxa tècnica i certificat CE corresponents si mai cal justificar-ne l'adequació davant un accident o una inspecció.
Què diferencia la documentació d'un EPI de categoria I, II i III?
Els EPIs de categoria I (riscos mínims, com guants bàsics) només requereixen una declaració de conformitat autodeclarada pel fabricant. Els de categoria II (riscos intermedis, com cascos) exigeixen un certificat CE emès per un organisme notificat. Els de categoria III (riscos greus o mortals, com arnesos anticaiguda o equips de respiració) requereixen a més la vigilància anual del procés de fabricació i sol ser obligatori l'entrenament pràctic documentat abans del primer ús.
Qui és responsable de mantenir actualitzada la documentació dels EPIs a l'empresa?
La responsabilitat recau en l'empresari, habitualment delegada al servei de prevenció propi o aliè i al responsable de PRL. Aquesta figura ha de garantir que cada EPI en ús té fitxa tècnica i certificat CE vigents, que el registre de lliurament està signat i que les revisions periòdiques es realitzen segons la freqüència indicada pel fabricant.
Com ajuda IgeraIndustria a gestionar la documentació d'EPIs?
IgeraIndustria indexa les fitxes tècniques, certificats CE, registres de lliurament i evidències de formació de tots els EPIs de l'empresa, i respon en segons a qualsevol consulta citant el document i la data exacta: quin EPI té assignat un treballador, quan el va rebre, quan caduca la seva revisió periòdica o si el certificat CE d'un model concret segueix vigent.
Ten tota la documentació d'EPIs a un clic, sense buscar carpetes ni correus.
- Prova gratis 14 dies — sense targeta de crèdit
- Puja fitxes tècniques, certificats CE i registres de lliurament
- Consulta per treballador, model o data en segons
- Resposta citant el document i la data exactes