Morosidad en propiedad horizontal Colombia: procedimiento de cobro (Ley 675 de 2001)

En Colombia, el administrador de una copropiedad puede cobrar las cuotas de administración morosas primero por vía de cobro persuasivo (llamadas, requerimientos escritos) y, si esto falla, mediante un proceso ejecutivo, para lo cual la Ley 675 de 2001 le otorga a la certificación de la deuda expedida por el administrador o el representante legal el carácter de título ejecutivo. Además de la vía judicial, la copropiedad puede imponer intereses de mora dentro de los límites que fija la ley, pero no puede, según ha señalado la jurisprudencia constitucional, restringir el acceso del propietario moroso a zonas comunes esenciales o servicios básicos como forma de presión.

Qué exige la normativa frente a la morosidad

La Ley 675 de 2001, que regula el régimen de propiedad horizontal en Colombia, establece que todos los propietarios de bienes privados están obligados a contribuir a las expensas comunes necesarias (cuotas de administración) en proporción al coeficiente de copropiedad que le corresponde a su unidad, salvo que el reglamento fije un módulo de contribución diferente. El incumplimiento de este pago constituye mora y habilita a la persona jurídica (el conjunto o edificio, como copropiedad constituida en persona jurídica) a iniciar el cobro.

El proceso ejecutivo paso a paso

Cuando la vía persuasiva no da resultado, el procedimiento general que sigue una copropiedad colombiana es el siguiente:

1. Verificación de la mora: el administrador constata el estado de cuenta del propietario y el tiempo de atraso, conforme al reglamento de propiedad horizontal y las actas de asamblea que fijaron las cuotas.
2. Requerimiento previo: se envía comunicación formal al propietario informando el monto adeudado, los intereses causados y el plazo para regularizar, dejando constancia de la notificación.
3. Expedición del certificado de deuda: si el propietario no paga, el administrador (o quien haga sus veces, con la firma que exija el reglamento) expide el documento que certifica el monto de la obligación, con base en los libros de contabilidad de la copropiedad.
4. Autorización o conocimiento del consejo de administración: en muchos reglamentos se prevé que el consejo de administración o la asamblea autorice o sea informada del inicio de acciones judiciales, según lo disponga el reglamento propio de cada copropiedad.
5. Presentación de la demanda ejecutiva: con el certificado como título ejecutivo, se acude ante el juez competente (según la cuantía) para iniciar el proceso ejecutivo, buscando el pago de capital, intereses y costas.
6. Medidas cautelares y embargo: dentro del proceso, el juez puede decretar medidas como el embargo de bienes o cuentas del deudor para garantizar el pago.

Intereses moratorios: ¿hasta cuánto se puede cobrar?

La Ley 675 faculta a la asamblea general para fijar, dentro del reglamento o por decisión de asamblea, el cobro de intereses de mora sobre las cuotas no pagadas oportunamente. Estos intereses no son libres: deben respetar el límite del interés moratorio o de usura que establece la legislación civil y comercial colombiana vigente (certificado periódicamente por la Superintendencia Financiera de Colombia), de manera que la copropiedad no puede pactar ni cobrar una tasa superior a la máxima legal permitida en cada momento.

Qué restricciones SÍ y NO puede aplicar la copropiedad a un moroso

Uno de los puntos donde más errores se cometen es en las medidas de presión que algunos administradores o consejos intentan aplicar frente a los morosos. La jurisprudencia de la Corte Constitucional colombiana ha sido reiterativa en un principio: la copropiedad no puede restringir el acceso del propietario o residente moroso a zonas comunes esenciales para la vida digna (como el ingreso peatonal o vehicular a su propia unidad, el uso de ascensores para acceder a la vivienda, el suministro de agua, o servicios que comprometan derechos fundamentales), pues eso equivaldría a una vía de hecho que vulnera derechos fundamentales, incluso cuando el propietario efectivamente debe dinero.

Impacto práctico para el administrador de fincas

Para el administrador, la gestión ordenada de la cartera morosa tiene un impacto directo en la salud financiera de la copropiedad: cuando la morosidad se acumula sin un procedimiento claro, la copropiedad puede quedarse sin flujo de caja para mantenimiento, seguros o nómina del personal, generando un efecto dominó sobre los propietarios que sí pagan puntualmente.

En la práctica, esto implica para el administrador:

• Mantener una cartera actualizada y trazable, con fecha exacta de cada pago vencido.
• Documentar cada requerimiento de cobro enviado (correo certificado, correo electrónico con acuse, etc.).
• Presentar informes periódicos de cartera al consejo de administración y a la asamblea.
• Evaluar, antes de litigar, si conviene ofrecer acuerdos de pago o facilidades, que suelen ser más rápidos y económicos que un proceso judicial.
• Coordinar con un abogado externo la revisión del certificado de deuda antes de radicar la demanda ejecutiva, para evitar defectos formales que retrasen el proceso.

Errores comunes y sus consecuencias

Preguntas frecuentes

Gestionar la cartera morosa de decenas o cientos de unidades a mano es una de las tareas que más tiempo consume a un administrador de fincas. IgeraFincas ayuda a los administradores a centralizar el estado de cuenta de cada propietario, automatizar los recordatorios de pago y generar reportes de cartera claros para presentar al consejo de administración, de modo que el seguimiento de la morosidad sea ordenado, trazable y menos propenso a errores antes de escalar a la vía judicial.