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Guía práctica para complementar Netfincas con IgeraFincas: qué documentos migrar, qué no, pasos del proceso y errores comunes a evitar.
✓ Cita de normativa vigente (LPH / Código Civil)Ver guía detallada a continuación ↓
La respuesta corta: la puesta en marcha suele completarse en pocos días laborables (no meses), no necesitas exportar tu base de datos de gestión y no tienes que dar de baja Netfincas. IgeraFincas no sustituye la gestión administrativa ni contable que ya haces en Netfincas: añade una capa de IA conversacional que indexa los documentos de cada comunidad y responde a los propietarios citando el artículo o la cláusula exacta, 24 horas al día.
Lo esencial antes de empezar
Netfincas sigue siendo tu herramienta de gestión: contabilidad, libros oficiales, recibos, morosidad, convocatorias. IgeraFincas se añade por encima, no por debajo: indexa estatutos, actas, reglamentos y normativa para que un propietario pueda preguntar "¿puedo tener un perro en mi piso?" y reciba una respuesta con la fuente exacta, sin que nadie del despacho tenga que buscarla manualmente. No es una migración de sistema de gestión, es la incorporación de un asistente que se apoya en los documentos que ya tienes.
Qué puedes migrar y qué no
Ser honesto sobre esto desde el principio evita expectativas equivocadas. Esto es lo que sí y lo que no forma parte del proceso:
- Sí se puede migrar: estatutos, reglamento de régimen interno, actas de juntas, normativa autonómica aplicable y, en general, cualquier documento en PDF o texto que quieras que la IA pueda consultar y citar cuando responda a un propietario.
- Sí se puede migrar: el listado de comunidades y contactos básicos que necesitas para configurar el widget o el canal de WhatsApp de cada finca.
- No se migra: la contabilidad, los libros oficiales, los recibos girados ni el histórico de pagos. Eso permanece en Netfincas, que sigue siendo el sistema de gestión administrativa y contable.
- No se migra: integraciones internas de Netfincas (bancos, remesas, facturación). IgeraFincas no las necesita porque no gestiona esa parte del negocio.
En resumen: migras el conocimiento documental que un propietario necesita para resolver dudas, no la infraestructura de gestión del despacho.
Pasos del proceso de migración
- Exporta o reúne los documentos clave de cada comunidad. Desde Netfincas puedes descargar los PDF de estatutos, actas y reglamentos que ya tienes archivados; si algún documento solo existe en papel, se puede escanear.
- Sube los documentos a IgeraFincas, comunidad por comunidad. El sistema los indexa automáticamente y los aísla: los documentos de una finca nunca se mezclan con los de otra. La normativa pública de base (Ley de Propiedad Horizontal y códigos autonómicos) ya viene precargada, así que no hace falta subirla.
- Configura el asistente para cada comunidad. Se define el canal de acceso (widget en la web del despacho, WhatsApp o ambos) y, si se quiere, el idioma de respuesta.
- Prueba con casos reales antes de activarlo. Lanza preguntas típicas de propietarios de esa comunidad —normas de mascotas, uso de zonas comunes, estado de una derrama conocida— y verifica que la respuesta cita el artículo o acta correcto.
- Actívalo para un grupo reducido de comunidades primero. Empezar con 2-3 fincas piloto permite detectar documentos mal indexados o preguntas frecuentes que conviene reforzar antes de extenderlo a toda la cartera.
- Amplía progresivamente al resto de comunidades. Una vez validado el funcionamiento, se puede ir incorporando el resto de la cartera al ritmo que decida el despacho, sin fecha límite impuesta por el sistema.
Errores comunes al migrar
- Subir documentos desactualizados. Si los estatutos indexados no son la última versión vigente, el asistente citará una cláusula que ya no aplica. Conviene verificar la fecha del documento antes de subirlo.
- Activar todas las comunidades a la vez sin probar antes. Sin una fase piloto, un error de indexación en un documento puede pasar desapercibido hasta que un propietario recibe una respuesta incorrecta.
- Esperar que el sistema gestione la contabilidad. IgeraFincas no sustituye a Netfincas en ese terreno; si se espera una migración contable completa, la implantación generará frustración innecesaria.
- No informar a los propietarios del nuevo canal. Un widget o número de WhatsApp que nadie conoce no genera valor; conviene anunciarlo junto con la próxima comunicación habitual a la comunidad.
- Dar de baja Netfincas antes de tiempo. No es necesario ni recomendable: ambos sistemas cubren necesidades distintas y complementarias.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cancelar Netfincas para usar IgeraFincas?
No. Son complementarios: Netfincas sigue gestionando la contabilidad, los libros oficiales y los recibos; IgeraFincas añade un asistente de IA que responde dudas de propietarios citando los documentos reales de cada comunidad. No hace falta abandonar Netfincas de golpe ni en ningún momento.
¿Cuánto dura el proceso de puesta en marcha?
Depende del volumen de comunidades y de cómo estén organizados los documentos, pero la mayoría de despachos completa la carga inicial y la fase de pruebas en pocos días laborables. La ampliación al resto de la cartera puede hacerse de forma progresiva, sin plazos forzados.
¿Se puede migrar la base de datos de contabilidad de Netfincas?
No, y no es el objetivo. IgeraFincas no es un ERP de gestión administrativa o contable, así que no importa ni gestiona recibos, libros oficiales ni movimientos bancarios. Esa parte permanece en Netfincas.
¿Qué pasa si un documento no está actualizado cuando lo subo?
El sistema responderá según el documento que tenga indexado, así que es importante subir siempre la última versión vigente de estatutos, actas y reglamentos. Cuando se actualice un documento en el despacho, conviene sustituirlo también en IgeraFincas.
¿Necesito conocimientos técnicos para hacer la migración?
No. El proceso consiste en subir archivos PDF y configurar cada comunidad desde el panel del despacho; no requiere programación ni soporte técnico especializado por parte del equipo.
¿Puedo migrar solo algunas comunidades y dejar el resto en Netfincas sin cambios?
Sí. No es necesario incorporar toda la cartera a la vez; muchos despachos empiezan con un grupo reducido de comunidades piloto y amplían progresivamente según su propio ritmo.
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Este artículo tiene fines informativos y no sustituye el asesoramiento de un administrador de fincas colegiado ni de un profesional jurídico o contable. Los plazos de implantación mencionados son estimaciones generales y pueden variar según el volumen y estado de los documentos de cada despacho.
