El problema: nadie lee el plan de igualdad entero, pero todos tienen una pregunta concreta
El plan de igualdad de una empresa suele tener entre 40 y 100 páginas: diagnóstico, medidas por área (acceso al empleo, formación, promoción, retribución, conciliación, prevención del acoso), indicadores y calendario de seguimiento. Prácticamente ningún empleado se lo lee de principio a fin.
Lo que sí ocurre, de forma constante, es que un empleado tiene una duda muy concreta: "¿tengo derecho a reducir jornada por cuidado de un familiar?", "¿qué dice el plan sobre excedencias?", "¿hay alguna medida de apoyo a la conciliación que no conocía?". Esa pregunta llega por correo o en persona a RRHH, que busca en el documento, localiza el apartado y responde. Multiplicado por decenas de empleados y por un documento que se actualiza cada 3-4 años, es tiempo que se repite sin aportar valor añadido.
Una IA entrenada sobre el plan de igualdad vigente puede responder estas consultas al instante, citando el apartado exacto, sin que RRHH tenga que intervenir en cada pregunta repetida.
Cómo funciona la IA para consultar medidas del plan de igualdad
Paso 1: Carga del plan de igualdad vigente
RRHH sube el documento del plan de igualdad (PDF o Word) a la plataforma. La IA procesa el contenido y lo organiza por bloques: medidas de acceso al empleo, formación, promoción, retribución, conciliación y corresponsabilidad, prevención del acoso sexual y por razón de sexo, y salud.
Paso 2: El empleado formula la pregunta en lenguaje natural
El empleado pregunta directamente, por ejemplo: "¿qué medidas de conciliación incluye el plan?" o "¿cómo solicito acogerme a la medida de teletrabajo por cuidado de menores?". No necesita conocer el índice del documento ni la terminología técnica.
Paso 3: Búsqueda semántica en el documento
La IA localiza el apartado o apartados relevantes dentro del plan, aunque la pregunta no use las mismas palabras exactas que el documento, y identifica el contexto necesario (objetivo de la medida, a quién aplica, procedimiento de solicitud si existe).
Paso 4: Respuesta con cita del apartado exacto
La IA responde de forma clara y, siempre que es posible, indica el apartado o medida concreta del plan de la que procede la información, para que el empleado pueda verificarla por su cuenta o acudir directamente a esa sección si necesita más detalle.
Paso 5: Derivación a RRHH cuando corresponde
Si la consulta implica una decisión individual (por ejemplo, aprobar una reducción de jornada concreta) o el plan no cubre el caso, la IA indica que debe tramitarse con RRHH y facilita el canal de contacto, en lugar de dar una respuesta definitiva que no le corresponde.