Cambiar de administrador de fincas es una decisión que muchas comunidades de propietarios posponen por miedo a la burocracia, aunque el procedimiento es más sencillo de lo que parece cuando se conocen los pasos correctos. Ya sea por falta de confianza, tarifas poco claras o simplemente porque la comunidad quiere un servicio más moderno y transparente, la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) permite el cambio siempre que se siga el procedimiento adecuado. En este artículo repasamos cómo se toma el acuerdo en junta, qué ocurre con el contrato del administrador saliente y cómo organizar el traspaso de documentación sin sobresaltos.
En resumen
El cambio de administrador se aprueba en junta según el art. 13 de la LPH. El preaviso al administrador saliente depende de lo pactado en su contrato mercantil, ya que la LPH no fija un plazo general. El traspaso de documentación debe quedar reflejado en el acta para evitar incidencias.
¿Por qué cambiar de administrador de fincas?
Las razones más habituales para plantear un cambio son la falta de comunicación, la lentitud en la gestión de incidencias, tarifas que suben sin justificación clara o, sencillamente, la búsqueda de un servicio más digital y accesible. La buena noticia es que ninguna comunidad está atada de por vida a un mismo despacho: la relación entre la comunidad y su administrador es un contrato de prestación de servicios, y como tal puede finalizarse siguiendo las condiciones pactadas y el procedimiento que marca la LPH para nombrar uno nuevo.
El acuerdo en junta: qué dice el art. 13 LPH
El nombramiento y el cese del administrador de la comunidad son competencia de la junta de propietarios, tal y como establece el artículo 13 de la Ley de Propiedad Horizontal. Este artículo regula los órganos de gobierno de la comunidad —presidente, vicepresidente, secretario y administrador— y determina que su designación, así como su cese, corresponde a la junta.
En la práctica, esto significa que:
- El cambio de administrador debe incluirse como punto expreso en el orden del día de la convocatoria de junta, ya sea ordinaria o extraordinaria.
- La votación se rige por las mayorías que la propia LPH establece para este tipo de acuerdos (con carácter general, mayoría simple de propietarios presentes o representados, salvo que los estatutos de la comunidad establezcan una mayoría distinta).
- El acuerdo debe constar en el acta de la reunión, especificando la fecha de efectos del cese del administrador saliente y, en su caso, el nombramiento del nuevo administrador o despacho.
Es recomendable que la propuesta del nuevo administrador llegue a la junta ya con presupuesto y condiciones de servicio, de forma que los propietarios puedan votar con toda la información disponible.
El preaviso al administrador saliente: no lo fija la LPH
Un punto que genera confusión con frecuencia es el plazo de preaviso necesario para comunicar el cese al administrador saliente. Conviene ser claros: la LPH no establece un plazo general de preaviso para la finalización de la relación entre la comunidad y su administrador. Esta cuestión depende del contrato mercantil de prestación de servicios que la comunidad haya firmado en su día con el despacho.
Por eso, antes de acordar el cambio, conviene revisar el contrato vigente y comprobar:
- Si existe una cláusula de preaviso y con cuánta antelación debe comunicarse la finalización del contrato.
- Si el contrato prevé una duración mínima, prórroga automática o penalización por finalización anticipada.
- Qué canal o formato exige el contrato para notificar la decisión (comunicación fehaciente, burofax, correo electrónico, etc.).
Si el contrato no especifica plazo alguno, será la propia junta la que decida el calendario de transición, procurando siempre dejar un margen razonable para que el traspaso de documentación y funciones se realice de forma ordenada, sin perjudicar la gestión diaria de la comunidad.
Consejo práctico
Antes de convocar la junta para votar el cambio, localiza el contrato firmado con el administrador actual. Revisar sus condiciones con antelación evita sorpresas y permite planificar mejor la fecha de efectos del cese.
El traspaso de documentación
Una vez aprobado el cambio en junta, el siguiente paso práctico es organizar el traspaso de toda la documentación y la información de gestión de la comunidad hacia el nuevo administrador. La LPH no detalla un procedimiento específico ni un plazo cerrado para este traspaso, por lo que lo habitual es que sea la propia junta —o el presidente, actuando en representación de la comunidad— quien acuerde con el administrador saliente el calendario y el contenido de la entrega.
Entre la documentación que normalmente conviene solicitar se encuentra:
- Libro de actas de la comunidad, tanto en soporte físico como digital si existe.
- Estatutos y normas de régimen interno vigentes.
- Contabilidad, presupuestos aprobados, liquidaciones y estado de cuentas de la comunidad.
- Listado actualizado de propietarios, cuotas y posibles morosidades.
- Contratos vigentes con proveedores (mantenimiento de ascensor, limpieza, seguros, suministros, etc.).
- Certificados, informes técnicos, ITE (Inspección Técnica del Edificio) si aplica, y cualquier expediente abierto relacionado con obras o incidencias.
Es aconsejable que este traspaso quede documentado, por ejemplo, mediante un acta de entrega firmada por ambas partes o, al menos, un correo electrónico con el listado de documentos entregados. Así queda constancia de qué se ha recibido y en qué fecha, algo especialmente útil si surge alguna discrepancia posterior.
Pasos recomendados para el cambio
- Revisar el contrato actual con el administrador saliente para conocer las condiciones de finalización pactadas.
- Buscar y comparar propuestas de nuevos administradores, solicitando presupuesto y condiciones de servicio por escrito.
- Incluir el punto en el orden del día de la convocatoria de junta, conforme al artículo 13 de la LPH.
- Votar el acuerdo en junta y dejar constancia en el acta del cese del administrador saliente y, en su caso, del nombramiento del nuevo.
- Notificar formalmente al administrador saliente según lo previsto en su contrato (o, en su defecto, según lo decidido por la junta).
- Coordinar el traspaso de documentación, dejando constancia por escrito de la entrega.
- Comunicar el cambio a proveedores, bancos y propietarios para que la transición no afecte a la gestión diaria de la comunidad.
Modelo orientativo de acuerdo para el acta
A continuación se muestra un modelo orientativo de redacción para incluir en el acta de la junta, que cada comunidad deberá adaptar a su caso concreto y, si tiene dudas, revisar con su asesoría:
"La Junta de Propietarios, reunida en [fecha], acuerda por [mayoría alcanzada] el cese del actual administrador de la finca, [nombre/despacho], con efectos desde [fecha a determinar según el contrato vigente o lo que decida la junta], así como el nombramiento de [nuevo nombre/despacho] como nuevo administrador de la comunidad a partir de dicha fecha. Se acuerda asimismo solicitar al administrador saliente el traspaso de toda la documentación y contabilidad de la comunidad, quedando constancia de dicha entrega."
Este texto es solo orientativo: cada comunidad debe adaptarlo a las mayorías realmente obtenidas, a las condiciones de su contrato con el administrador saliente y a la fecha efectiva de la transición que se haya acordado.
Preguntas frecuentes
¿Puede la junta destituir al administrador en cualquier momento?
Sí, la junta puede acordar el cese conforme al art. 13 LPH, pero las consecuencias económicas de una finalización anticipada del contrato mercantil (si las hubiera) dependerán de lo pactado en el propio contrato con el administrador.
¿Necesito unanimidad para cambiar de administrador?
Con carácter general no, el nombramiento y cese del administrador se aprueba por mayoría simple de propietarios presentes o representados, salvo que los estatutos de la comunidad exijan una mayoría distinta.
¿Qué pasa si el administrador saliente no entrega la documentación?
Conviene reclamarla por escrito y, si persiste la negativa, valorar con la asesoría de la comunidad las opciones disponibles según lo pactado en el contrato y la normativa aplicable.
Cambiar de administrador de fincas no tiene por qué ser un proceso complicado: con una junta bien convocada, la revisión previa del contrato vigente y un traspaso de documentación bien organizado, la comunidad puede iniciar una nueva etapa de gestión sin sobresaltos.