Artikel 23 der Maschinenverordnung 2023/1230: Was die technische Dokumentation enthalten muss und warum die 10-jährige Aufbewahrung nicht optional ist
Direkte Antwort: Artikel 23 der Verordnung (EU) 2023/1230 verpflichtet den Hersteller, für die Dauer von 10 Jahren ab der Herstellung des letzten Exemplars eine technische Dokumentation zu erstellen und aufzubewahren, die belegt, dass die Maschine die grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen des Anhangs III erfüllt. Der Mindestinhalt wird in Anhang IV Teil A festgelegt: allgemeine Beschreibung, Zeichnungen, Ergebnisse der Risikobeurteilung, Liste der angewendeten harmonisierten Normen, Prüfberichte sowie die Liste der erfüllten grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen. Verlangt eine Marktüberwachungsbehörde die Vorlage und kann der Hersteller sie nicht innerhalb der gesetzten Frist erbringen, wird davon ausgegangen, dass die Maschine die grundlegenden Anforderungen nicht erfüllt – mit den entsprechenden sanktionsrechtlichen Folgen. In diesem Artikel schlüsseln wir jeden geforderten Dokumentationsblock sowie die häufigsten Archivierungsfehler auf.
Die Verordnung 2023/1230, die ab dem 20. Januar 2027 vollständig anwendbar ist, behält die Logik der technischen Dokumentation der Richtlinie 2006/42/EG bei, fügt jedoch spezifische Anforderungen für Maschinen mit Komponenten des maschinellen Lernens hinzu und verschärft die Sanktionsregelung bei Nichtaufbewahrung oder Nichtvorlage der Dokumentation.
Die technische Dokumentation (oder technische Unterlagen) ist die Gesamtheit der Unterlagen, in Papier- oder elektronischer Form, mit der der Hersteller nachweist, dass die Maschine gemäß den grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen des Anhangs III der Verordnung (EU) 2023/1230 konzipiert und gebaut wurde, und die der Marktüberwachungsbehörde, die sie anfordert, innerhalb der von ihr gesetzten Frist vorgelegt werden können muss.
10 Jahre verpflichtende Aufbewahrung
Artikel 23 Absatz 1 legt die Aufbewahrungsfrist auf 10 Jahre ab dem Herstellungsdatum der Maschine fest oder, bei Serienfertigung, ab dem Herstellungsdatum des letzten Exemplars. Die Frist verkürzt sich nicht, selbst wenn der Hersteller seine Tätigkeit einstellt: Die Verpflichtung geht auf denjenigen über, der seine Rechte und Pflichten übernimmt.
— Verordnung (EU) 2023/1230, Artikel 23 und Anhang IV Teil A (ABl. L 165 vom 29.6.2023)
Was muss die technische Dokumentation zwingend enthalten?
Artikel 23 Absatz 1 verweist auf Anhang IV Teil A, der den vor Anbringung der CE-Kennzeichnung geforderten Mindestinhalt detailliert. Es handelt sich nicht um eine unverbindliche Liste: Fehlt einer dieser Dokumentationsblöcke, gilt die Dokumentation im Sinne der Marktüberwachung als unvollständig.
- Allgemeine Beschreibung der Maschine: Modell, bestimmungsgemäße Verwendung, vernünftigerweise vorhersehbare Verwendungsbedingungen sowie Beschreibung der von derselben Dokumentation erfassten Varianten, falls der Hersteller eine Baureihe produziert.
- Übersichtszeichnungen und Schaltpläne: Steuerungs- und Leistungspläne sowie gegebenenfalls Detailzeichnungen, die zur Prüfung der Konformität erforderlich sind, zusammen mit den entsprechenden Berechnungsunterlagen und Prüfungen.
- Dokumentation der Risikobeurteilung: angewendete Methode, Liste der für die Maschine relevanten grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen, Beschreibung der getroffenen Schutzmaßnahmen zur Beseitigung erkannter Gefährdungen oder zur Risikominderung sowie, sofern zutreffend, Angabe der verbleibenden Restrisiken.
- Angewendete harmonisierte Normen und andere technische Spezifikationen: vollständige Liste mit Angabe, welche grundlegenden Anforderungen jede genannte Norm abdeckt, einschließlich ihrer im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlichten Fundstelle, sofern vorhanden.
- Technische Berichte mit den Ergebnissen der Prüfungen, die vom Hersteller selbst oder von einer von ihm oder seinem Bevollmächtigten ausgewählten Stelle durchgeführt wurden.
- Ein Exemplar der Betriebsanleitung der Maschine, in der tatsächlich an den Anwender ausgelieferten Fassung.
- Bei unvollständigen Maschinen die Einbauerklärung und die Montageanleitung.
- Gegebenenfalls eine Kopie der EU-Konformitätserklärung der eingebauten Maschinen oder anderen Produkte.
- Kopie der EU-Konformitätserklärung der Maschine selbst.
Ändert sich etwas an der technischen Dokumentation bei Maschinen mit künstlicher Intelligenz?
Ja. Für die Kategorien des Anhangs I Teil A, die sicherheitsrelevante, selbstentwickelnde Komponenten auf Basis von maschinellem Lernen betreffen – die wir bereits ausführlich in unserem Artikel über Artikel 25 und die Module der Konformitätsbewertung analysiert haben –, muss die technische Dokumentation zusätzlich eine Beschreibung der getroffenen Lösungen enthalten, mit denen sichergestellt wird, dass das Verhalten des Systems nach fortlaufendem Lernen im Betrieb weiterhin die grundlegenden Sicherheitsanforderungen erfüllt, sowie der während des gesamten Lebenszyklus der Maschine angewendeten Kontrollmechanismen. Diese Anforderung bestand in der Richtlinie 2006/42/EG nicht und ist eine der bedeutendsten Neuerungen der Verordnung 2023/1230 für Hersteller robotisierter Maschinen oder solcher mit maschinellem Sehen.
Stellen Sie die allgemeine Beschreibung und die Zeichnungen zusammen
Zentralisieren Sie Modell, Varianten sowie Übersichts- und Schaltpläne, bevor Sie mit der Risikobeurteilung beginnen, da diese Unterlagen bestimmen, welche Gefährdungen ermittelt werden.
Dokumentieren Sie die Risikobeurteilung mit Rückverfolgbarkeit
Jede identifizierte Gefährdung muss mit der getroffenen Schutzmaßnahme verknüpft sein und, falls ein Restrisiko verbleibt, mit dem entsprechenden Warnhinweis in der Anleitung.
Listen Sie die angewendeten harmonisierten Normen einzeln auf
Es genügt nicht, die allgemeine Norm zu nennen: Geben Sie an, welcher Abschnitt jeder Norm welche grundlegende Anforderung abdeckt, insbesondere wenn mehrere C-Normen nur teilweise angewendet werden.
Archivieren Sie die originalen Prüfberichte
Bewahren Sie den vollständigen Bericht des Labors oder der Stelle auf, nicht nur das zusammenfassende Zertifikat; die Behörde kann die methodischen Details anfordern.
Richten Sie ein 10-jähriges Aufbewahrungssystem mit benanntem Verantwortlichen ein
Legen Sie fest, wer die Dokumentation nach dem Ausscheiden eines Mitarbeiters oder einer Unternehmensumstrukturierung verwahrt; die gesetzliche Frist wird durch interne Umstrukturierungen nicht unterbrochen.
Was passiert, wenn die Behörde die Dokumentation anfordert und sie nicht bereitliegt?
Artikel 23 Absatz 2 legt fest, dass der Hersteller die technische Dokumentation oder relevante Teile davon der Marktüberwachungsbehörde, die dies begründet anfordert, innerhalb der von ihr gesetzten Frist vorlegen muss. Die verspätete Vorlage ist kein bloßer Verwaltungsverstoß: Gemäß Artikel 23 Absatz 3 kann die Behörde, wenn der Hersteller die vollständige Dokumentation nicht vorlegt, vermuten, dass die Maschine die grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen des Anhangs III nicht erfüllt, und die im Kapitel über die Marktüberwachung der Verordnung vorgesehenen Korrektur- oder Beschränkungsmaßnahmen ergreifen, einschließlich der Rücknahme vom Markt. Diese nachteilige Vermutung ist einer der Gründe, warum die Dokumentation nicht als passive Archivunterlage behandelt werden darf, sondern als ein Aktivposten, der schnell wiederauffindbar und vorlegbar sein muss.
| Dokumentationsblock | Rechtsgrundlage | Mindestinhalt |
|---|---|---|
| Beschreibung und Zeichnungen | Anhang IV, Teil A, Nummern 1-2 | Allgemeine Beschreibung, Übersichts- und Schaltpläne, Berechnungsunterlagen |
| Risikobeurteilung | Anhang IV, Teil A, Nummer 1(a) | Methode, erkannte Gefährdungen, getroffene Maßnahmen, Restrisiken |
| Angewendete harmonisierte Normen | Anhang IV, Teil A, Nummer 1(a) | Liste der Normen mit Fundstelle im Amtsblatt und den jeweils abgedeckten Anforderungen |
| Prüfberichte | Anhang IV, Teil A, Nummer 3 | Vollständige Berichte des eigenen Labors oder einer ausgewählten dritten Stelle |
| Anleitung und KI-Bericht (falls zutreffend) | Anhang IV, Teil A; Art. 23 | Exemplar der Anleitung und, bei selbstentwickelnden Komponenten, Kontrolle des Lebenszyklus |
Die technische Dokumentation mit der Betriebsanleitung oder der EU-Konformitätserklärung zu verwechseln. Beide Dokumente sind Teil der Dokumentation, ersetzen sie jedoch nicht: Eine Behörde, die die vollständige technische Dokumentation anfordert und nur die Konformitätserklärung und die Anleitung erhält, wird die Anfrage als nicht beantwortet betrachten – mit dem Risiko der Vermutung der Nichteinhaltung gemäß Artikel 23 Absatz 3.
Ein Praxisfall: die unangekündigte Inspektion bei Talleres Bordas
Talleres Bordas S.L., ein fiktiver Hersteller von Blechabkantpressen, erhielt 2026 eine Aufforderung der Marktüberwachungsbehörde nach einem gemeldeten Unfall in einer Kundenanlage. Die Behörde forderte die vollständige technische Dokumentation eines drei Jahre zuvor hergestellten Modells an, mit einer Frist von 10 Werktagen. Das Qualitätsteam fand die EU-Konformitätserklärung und die Anleitung schnell, benötigte jedoch vier weitere Tage, um die originalen Prüfberichte wiederzufinden, die bei einem externen Dienstleister archiviert waren, der sein Dokumentenverwaltungssystem gewechselt hatte. Die Verzögerung führte nicht zu einer Fristüberschreitung, zeigte aber, dass die Dokumentation nicht unter einem einzigen Verantwortlichen zentralisiert war, wie es Artikel 23 durch die Festlegung knapper Antwortfristen faktisch verlangt.
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Frage:
„Wir haben eine Aufforderung der Marktüberwachung erhalten, die die technische Dokumentation einer 2023 hergestellten Abkantpresse verlangt. Welche konkreten Unterlagen müssen wir gemäß Art. 23 vorlegen?“
IgeraIndustria antwortet:
„Gemäß Art. 23 Abs. 1 und Anhang IV Teil A müssen Sie vorlegen: allgemeine Beschreibung und Übersichts-/Schaltpläne, Dokumentation der Risikobeurteilung mit getroffenen Maßnahmen, Liste der angewendeten harmonisierten Normen mit Angabe der jeweils abgedeckten Anforderungen, vollständige Prüfberichte, ein Exemplar der ausgelieferten Anleitung sowie eine Kopie der EU-Konformitätserklärung. Da die Maschine 2023 hergestellt wurde, liegt sie noch innerhalb der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist (Art. 23 Abs. 1), sodass die Pflicht zur Aufbewahrung und Vorlage der Dokumentation bis 2033 fortbesteht.“
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In welcher Sprache muss die technische Dokumentation vorliegen?
Die Verordnung schreibt nicht vor, dass die vollständige technische Dokumentation in der Sprache des Mitgliedstaats abgefasst sein muss, in dem die Maschine in Verkehr gebracht wird, im Unterschied zur Betriebsanleitung oder zur EU-Konformitätserklärung. Artikel 23 Absatz 2 verlangt jedoch, dass der Hersteller sie der anfordernden Behörde vorlegt, und in der Praxis können Marktüberwachungsbehörden eine Übersetzung der wesentlichen Teile verlangen, wenn die Originalsprache die Prüfung der Konformität innerhalb der gesetzten Frist erschwert. Deshalb halten viele Hersteller, die in mehrere Mitgliedstaaten exportieren, die technische Basisdokumentation in einer gemeinsamen Arbeitssprache vor und bereiten bei Bedarf punktuelle Übersetzungen vor.
Zusammenfassung: die technische Dokumentation nach Artikel 23
- Muss die 9 Blöcke des Anhangs IV Teil A abdecken: Beschreibung, Zeichnungen, Risikobeurteilung, angewendete Normen, Prüfungen, Anleitung, zugehörige Erklärungen und die eigene EU-Konformitätserklärung.
- Wird 10 Jahre ab der Herstellung des letzten Exemplars aufbewahrt, ohne Ausnahmen bei Einstellung der Tätigkeit.
- Bei sicherheitsrelevanten Komponenten mit maschinellem Lernen kommt eine Dokumentation der Lebenszykluskontrolle hinzu.
- Wird sie nicht fristgerecht vorgelegt, entsteht eine Vermutung der Nichteinhaltung von Anhang III, nicht nur ein formaler Verstoß.
- Zentralisieren Sie die Dokumentation unter einem einzigen Verantwortlichen, um sie innerhalb der von der Behörde gesetzten Frist vorlegen zu können.
Häufig gestellte Fragen zu Artikel 23
Muss die technische Dokumentation dem Käufer der Maschine ausgehändigt werden?
Grundsätzlich nein. Die technische Dokumentation ist eine interne Unterlage des Herstellers, die den Marktüberwachungsbehörden zur Verfügung gestellt wird, die sie begründet anfordern, nicht dem Endeigentümer der Maschine. Der Käufer erhält die Betriebsanleitung und die EU-Konformitätserklärung, die tatsächlich zusammen mit der Maschine zwingend auszuliefernde Dokumente sind.
Darf die technische Dokumentation ausschließlich in elektronischer Form aufbewahrt werden?
Ja. Artikel 23 verlangt keinen Papierträger; er lässt elektronische Form zu, sofern deren Integrität, Verfügbarkeit und Lesbarkeit während der gesamten 10-jährigen Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist und sie der Behörde innerhalb der bei jeder Anforderung gesetzten Frist vorgelegt werden kann.
Was geschieht, wenn der Hersteller schließt, bevor die 10-jährige Frist abgelaufen ist?
Die Aufbewahrungspflicht entfällt nicht mit der Einstellung der Tätigkeit. Nach der allgemeinen Regelung der Verordnung über die Pflichten des Herstellers geht die Verantwortung für die Verwahrung der technischen Dokumentation auf denjenigen über, der seine Rechte und Pflichten übernimmt – etwa im Rahmen eines Unternehmensverkaufs –, oder kann andernfalls auf den Bevollmächtigten übergehen, sofern dieser hierzu im Mandat ermächtigt war.
Kann der Bevollmächtigte die technische Dokumentation anstelle des Herstellers aufbewahren?
Der Bevollmächtigte kann das Mandat erhalten, die Dokumentation den Behörden zur Verfügung zu stellen, doch die letztendliche Pflicht, sie erstellt zu haben und für ihr Vorhandensein zu sorgen, verbleibt beim Hersteller, wie wir in unserem Artikel über die Pflichten des Herstellers und die Fälle, in denen der Importeur oder Händler diese Rolle übernimmt, ausführlich darlegen.
Ist die technische Dokumentation dasselbe wie die von einer notifizierten Stelle geforderten Unterlagen?
Nicht ganz. Die technische Dokumentation nach Artikel 23 ist die Dokumentationsgrundlage, die der Hersteller unabhängig vom gewählten Bewertungsverfahren stets aufbewahrt. Wird eine notifizierte Stelle tätig – etwa bei der EU-Baumusterprüfung –, kann diese im Rahmen dieses Verfahrens zusätzliche oder spezifische Unterlagen verlangen, ersetzt jedoch nicht die allgemeine technische Dokumentation, die der Hersteller nach Artikel 23 führen muss.
Kann IgeraIndustria das Inhaltsverzeichnis der technischen Dokumentation automatisch erstellen?
IgeraIndustria strukturiert die technische Dokumentation nach den Blöcken des Anhangs IV Teil A auf Basis der bereits vorhandenen Unterlagen des Herstellers, kennzeichnet noch beizubringende Dokumente und benachrichtigt im Voraus über die Fälligkeitstermine der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist, wobei die Erstellung und Richtigkeit des technischen Inhalts weiterhin in der Verantwortung des Herstellers liegen.
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Letzte Aktualisierung: Juli 2026 | Autor: Jordi Bassols, Ingenieur für industrielle Sicherheit, Mitglied des COEIC-Berufsverbands | Quellen: Verordnung (EU) 2023/1230 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 14. Juni 2023 über Maschinen, Artikel 23 und Anhang IV Teil A (ABl. L 165 vom 29.6.2023); Richtlinie 2006/42/EG (in Kraft bis 19.1.2027). Dieser Artikel dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Ingenieurberatung dar. IgeraIndustria — kostenlose Testversion. EUR-Lex — Verordnung (EU) 2023/1230 Dieser Inhalt dient ausschließlich Informationszwecken und stellt keine Rechts- oder Ingenieurberatung dar. Wenden Sie sich für die Konformitätsbewertung Ihrer Maschinen an eine notifizierte Stelle oder einen qualifizierten Ingenieur für industrielle Sicherheit.