El problema: cada empleado interpreta la política de teletrabajo a su manera
La política de teletrabajo suele vivir en un PDF de la intranet que casi nadie relee después de la incorporación. El resultado: RRHH recibe las mismas preguntas una y otra vez. "¿Cuántos días puedo teletrabajar a la semana?", "¿La empresa me compensa la luz o el internet?", "¿Tengo que pedirlo con antelación o basta con avisar a mi responsable?".
Cada persona interpreta la política a su manera porque nadie tiene tiempo de leerse el documento entero, y el equipo de RRHH acaba convertido en un servicio de atención al cliente interno para dudas que, en realidad, ya están respondidas por escrito. Son preguntas repetitivas, de baja complejidad, pero que interrumpen constantemente el trabajo de fondo del departamento.
Son cifras orientativas, no un estudio cerrado: el ahorro real depende del tamaño de la plantilla y de lo clara que sea la política de partida. Pero la lógica es sencilla: si la respuesta ya existe por escrito, no hace falta que una persona la busque y la reescriba cada vez.
Cómo funciona la IA para responder consultas de teletrabajo
Paso 1: Carga del documento de política
RRHH sube la política de teletrabajo vigente (días permitidos, gastos compensables, procedimiento de solicitud, excepciones) en el formato que ya tenga: PDF, Word o texto. No hace falta reescribirla ni estructurarla de forma especial.
Paso 2: Indexación del contenido
La IA procesa el documento y lo organiza internamente para poder localizar, dentro del texto, el fragmento exacto que responde a cada tipo de pregunta: el apartado de días permitidos, el de compensación de gastos, el del procedimiento de solicitud, etc.
Paso 3: El empleado pregunta en lenguaje natural
El empleado escribe su duda tal cual se le ocurre: "¿puedo teletrabajar los viernes?", "¿me pagan parte de la factura de internet?", "¿a quién tengo que avisar si quiero cambiar mi día de teletrabajo esta semana?". No necesita saber en qué apartado del documento está la respuesta.
Paso 4: Respuesta basada en el documento real
La IA responde citando el contenido concreto de la política de la empresa, no una respuesta genérica de internet. Si la política dice "máximo 2 días a la semana, previa aprobación del responsable directo", esa es la respuesta que recibe el empleado, con el apartado de origen cuando es posible indicarlo.
Paso 5: Escalado a RRHH cuando hace falta
Si la pregunta no está cubierta por la política (un caso particular, una excepción, una situación no contemplada), la IA lo indica claramente y deriva la consulta a una persona de RRHH, en lugar de inventar una respuesta.