Wat zijn de verplichtingen van een VvE-bestuur? Praktische gids

Wie in het bestuur van een Vereniging van Eigenaars (VvE) zit, neemt niet alleen een organisatorische taak op zich — het is een wettelijke functie met concrete verplichtingen. Het bestuur van een VvE wordt geregeld in Boek 5, Titel 9 van het Burgerlijk Wetboek (appartementsrecht) en in het splitsingsreglement van het gebouw. Veel bestuursleden — vaak vrijwillige eigenaren zonder juridische achtergrond — weten niet precies wat er wettelijk van hen wordt verwacht, met risico's op aansprakelijkheid en op een slecht functionerende VvE tot gevolg.

Deze gids zet de belangrijkste verplichtingen op een rij: de jaarvergadering, het verplichte reservefonds, onderhoudstaken en de grens tussen bestuurstaken en die van een professionele VvE-beheerder.

1. De jaarlijkse Algemene Ledenvergadering (ALV) organiseren

Een van de kernverplichtingen van het bestuur is het jaarlijks bijeenroepen van de Algemene Ledenvergadering. Dit volgt uit het splitsingsreglement en is inmiddels ook in de rechtspraktijk als een dwingende norm erkend: een VvE die jarenlang geen vergadering houdt, functioneert niet zoals de wet vereist. Tijdens de jaarvergadering moeten in elk geval de jaarrekening van het afgelopen boekjaar worden vastgesteld, de begroting voor het komende jaar worden goedgekeurd en decharge worden verleend aan het bestuur.

Als het bestuur nalaat een vergadering bijeen te roepen, kan een eigenaar op grond van het splitsingsreglement — en in laatste instantie via de kantonrechter — afdwingen dat de vergadering alsnog plaatsvindt. Sinds de Wet verbetering functioneren VvE's (Stb. 2017, 267, in werking sinds 1 januari 2018) is deze route voor eigenaren van slapende VvE's explicieter verankerd: de kantonrechter kan op verzoek van een eigenaar het bestuur bevelen om alsnog een vergadering te beleggen of, bij aanhoudende nalatigheid, andere maatregelen treffen.

2. Het reservefonds beheren en voeden (art. 5:126 BW)

Sinds de wetswijziging van 2018 is een reservefonds wettelijk verplicht voor elke VvE, ongeacht de grootte van het gebouw. Artikel 5:126 BW bepaalt dat de VvE jaarlijks een bedrag moet reserveren voor toekomstig onderhoud, gebaseerd op ofwel een actueel Meerjarenonderhoudsplan (MJOP, niet ouder dan 10 jaar), ofwel — bij ontbreken daarvan — minimaal 0,5% van de herbouwwaarde van het gebouw per jaar.

Het bestuur is verantwoordelijk voor:

• Het aanhouden van het reservefonds op een afzonderlijke bankrekening op naam van de VvE — vermenging met de exploitatierekening is niet toegestaan.
• Het jaarlijks laten reserveren van het wettelijk minimumbedrag, zoals vastgesteld door de vergadering.
• Het (laten) opstellen of actualiseren van het MJOP, zodat de reservering aansluit bij de werkelijke onderhoudsbehoefte van het gebouw.
• Het verantwoorden van het gebruik van het reservefonds aan de vergadering.

Een bestuur dat structureel nalaat te reserveren, kan door individuele eigenaren via de kantonrechter worden aangesproken. Bij evident onzorgvuldig financieel beheer kan een bestuurslid onder omstandigheden ook persoonlijk aansprakelijk worden gehouden.

3. Onderhoud van de gemeenschappelijke gedeelten

Het bestuur is verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van onderhoud aan de gemeenschappelijke gedeelten en zaken: het dak, de gevel, het trappenhuis, liften, gemeenschappelijke leidingen en installaties. Dit volgt uit de zorgplicht die inherent is aan het bestuurderschap en uit het splitsingsreglement, dat het bestuur belast met het beheer van de gemeenschappelijke zaken namens de vereniging.

In de praktijk betekent dit dat het bestuur:

• Achterstallig onderhoud tijdig signaleert en op de agenda van de vergadering zet.
• Offertes opvraagt en, na goedkeuring door de vergadering (bij bedragen boven het in het reglement bepaalde drempelbedrag), opdrachten verstrekt.
• Bij acuut gevaar voor de veiligheid van bewoners of het gebouw — bijvoorbeeld een lekkage die doorslaat naar de bedrading — direct kan handelen zonder vooraf de vergadering te raadplegen, en dit vervolgens ter verantwoording aan de eerstvolgende vergadering voorlegt.
• De opvolging van het MJOP bewaakt, zodat groot onderhoud niet onnodig wordt uitgesteld.

4. Administratie en verantwoording

Het bestuur voert (of laat voeren) de administratie van de VvE: de ledenlijst, de notulen van vergaderingen, de jaarrekening, correspondentie met eigenaren en de opvolging van de servicekosten. Bij het einde van het boekjaar moet het bestuur een financieel overzicht aan de vergadering voorleggen ter goedkeuring, inclusief een toelichting op de stand van het reservefonds.

Veel VvE's — vooral kleinere — besteden deze administratieve en operationele taken uit aan een professionele VvE-beheerder. Het bestuur blijft dan eindverantwoordelijk en houdt toezicht op de beheerder, maar de dagelijkse uitvoering (incasso van servicekosten, onderhoudscoördinatie, archivering) ligt bij de beheerder.

Bestuur versus beheerder: wie doet wat?

Persoonlijke aansprakelijkheid van bestuursleden

Een bestuurslid handelt in beginsel namens de VvE als rechtspersoon, waardoor aansprakelijkheid normaal gesproken bij de vereniging ligt. Persoonlijke aansprakelijkheid van een bestuurslid kan echter ontstaan bij kennelijk onbehoorlijk bestuur — bijvoorbeeld het bewust negeren van de reserveringsplicht, het aangaan van verplichtingen zonder mandaat van de vergadering, of het onzorgvuldig omgaan met VvE-gelden. Bestuursleden doen er daarom goed aan om beslissingen altijd te laten dekken door een vergaderbesluit en de administratie zorgvuldig bij te houden.

Veelgestelde vragen over de verplichtingen van een VvE-bestuur

Moet een VvE-bestuur uit meerdere personen bestaan?

Het splitsingsreglement bepaalt doorgaans de samenstelling van het bestuur. Vaak wordt gewerkt met een voorzitter, secretaris en penningmeester, maar bij kleine VvE's kan ook één bestuurder volstaan of kan een professionele beheerder als bestuurder worden benoemd. De vergadering benoemt en ontslaat de bestuurder(s).

Is het reservefonds ook verplicht voor een VvE met maar twee of drie appartementen?

Ja. Artikel 5:126 BW maakt geen uitzondering voor kleine VvE's. Ook een VvE met twee eigenaren moet jaarlijks reserveren op basis van een MJOP of de 0,5%-norm van de herbouwwaarde.

Wat gebeurt er als het bestuur geen jaarvergadering bijeenroept?

Een eigenaar kan het bestuur schriftelijk verzoeken alsnog een vergadering te beleggen. Blijft dat uit, dan kan de eigenaar de kantonrechter vragen om in te grijpen, bijvoorbeeld door een machtiging te verlenen om zelf een vergadering bijeen te roepen of door het bestuur te bevelen dit alsnog te doen.

Kan een bestuurslid persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor schade aan het gebouw?

Alleen bij kennelijk onbehoorlijk bestuur, zoals het willens en wetens negeren van noodzakelijk onderhoud of de reserveringsplicht. Bestuur dat handelt op basis van vergaderbesluiten en zorgvuldige afwegingen loopt dit risico in de praktijk niet.

Mag het bestuur zelf beslissen om groot onderhoud uit te voeren zonder de vergadering te raadplegen?

In principe niet, tenzij het gaat om een spoedeisende situatie waarin uitstel gevaar oplevert voor personen of het gebouw. Voor regulier groot onderhoud is een besluit van de vergadering vereist, meestal op basis van een offerte en (indien beschikbaar) het MJOP.

Moet het bestuur een boekhouder of accountant inschakelen?

Dit is niet wettelijk verplicht voor elke VvE, maar het splitsingsreglement kan een kascommissie of accountantscontrole voorschrijven, met name bij grotere VvE's. Veel besturen laten de jaarrekening in elk geval controleren door een kascommissie van eigenaren voordat deze aan de vergadering wordt voorgelegd.