La Instrucció de Treball Exacta al Lloc de l'Operari en 3 Segons

El procediment (SOP, Standard Operating Procedure) descriu QUÈ s'ha de fer i QUI ho fa a nivell de procés (p. ex. "procediment de control de recepció"). La instrucció de treball (IT, work instruction) descriu COM es fa una tasca concreta pas a pas, al nivell de detall que necessita l'operari al seu lloc: seqüència d'operacions, paràmetres de màquina, punts de control i criteris d'acceptació. Segons ISO 9001:2015, l'apartat 7.5 (Informació documentada) no exigeix un format concret, però sí que estableix que la documentació ha de ser adequada al propòsit: una IT ha de permetre que un operari nou executi la tasca correctament sense supervisió constant.

Una IT eficaç sol incloure: identificació (codi, revisió, data, lloc de treball/màquina), objectiu de la tasca en una frase, EPI i requisits de seguretat previs, llista de materials i eines, seqüència d'operacions numerada amb una acció per pas, imatge o fotografia de cada pas crític, paràmetres numèrics quan apliquin (parell de serratge, temperatura, temps de cicle), punts de control de qualitat amb el criteri d'acceptació/rebuig, i què fer en cas de desviació (a qui avisar). La regla pràctica més estesa a planta és "una imatge per pas, un verb per frase": si la instrucció necessita més de 10-12 passos per a una sola operació, sol ser senyal que cal descompondre-la en diverses IT.

ISO 9001:2015, apartat 7.5.2 (Creació i actualització) i 7.5.3 (Control de la informació documentada), exigeix que tota informació documentada rellevant per al sistema de gestió de qualitat estigui identificada, revisada i aprovada abans del seu ús, i que estigui disponible i sigui adequada per a l'ús allà on es necessiti. Això vol dir que una IT desactualitzada al lloc de treball, o una revisió antiga imprimible en paper, és una no conformitat potencial en auditoria. IATF 16949:2016 (automoció) reforça aquest requisit a la clàusula 7.5.3.2.1, exigint control de canvis documentat i retirada immediata de versions obsoletes del lloc físic de treball.

Quan canvia un paràmetre de procés, una eina, un requisit de client o apareix una no conformitat que obliga a modificar la seqüència, la IT ha de passar per un flux de revisió: proposta de canvi pel responsable de procés, validació tècnica (enginyeria/qualitat) i aprovació formal abans que la nova revisió substitueixi l'anterior al lloc de treball. La revisió antiga ha de quedar arxivada però no accessible com a document vigent. En entorns amb PPAP/APQP, un canvi de IT lligat a un canvi de procés pot requerir una nova aprovació de client si afecta característiques especials del producte.

La comunicació visual (fotografia real del pas, marcat sobre la imatge, codi de colors per a punts crítics) redueix l'ambigüitat d'interpretació, especialment en plantilles amb rotació de personal, treball per torns o equips multilingües. Una instrucció basada només en text llarg obliga l'operari a interpretar; una instrucció visual amb un pas = una imatge = una acció redueix el temps de formació d'un lloc nou i la variabilitat entre operaris que executen la mateixa tasca. És per això que la "estandardització visual" és un dels pilars de Seiketsu dins la metodologia 5S i un requisit implícit dels estàndards de treball Lean.