Cómo Migrar de Gesfincas a IgeraFincas: Guía Paso a Paso
Si administras comunidades de propietarios con Gesfincas y estás valorando incorporar IgeraFincas, la buena noticia es que no tienes que elegir entre uno u otro. Esta guía explica, con honestidad, qué se puede migrar, qué no, y cómo dar el paso sin poner en riesgo tu operativa diaria.
Respuesta rápida
- Duración típica: la mayoría de despachos completan la configuración inicial en un plazo de una a dos semanas, dependiendo del volumen de documentación y del número de comunidades que quieran activar primero.
- Qué se migra: estatutos, reglamentos de régimen interno, actas relevantes, normativa aplicable y otros documentos que quieras que la IA pueda consultar y citar.
- Qué NO se migra: la contabilidad, los libros oficiales ni la gestión administrativa, que siguen funcionando en Gesfincas exactamente igual que hasta ahora.
- Idea central: IgeraFincas no sustituye a Gesfincas. Es una capa de inteligencia artificial conversacional que se añade encima de tu documentación para que los propietarios obtengan respuestas citando la fuente exacta, sin que tengas que abandonar el programa con el que ya gestionas tus comunidades.
Qué puedes migrar y qué no
Antes de empezar cualquier proceso de migración conviene tener claro el alcance real de IgeraFincas, porque es distinto al de Gesfincas y eso es precisamente lo que lo hace complementario en lugar de sustitutivo.
IgeraFincas es un sistema de IA conversacional basado en RAG (Retrieval-Augmented Generation): indexa los documentos que le proporciones —estatutos, reglamentos, actas, normativa sectorial— y, cuando un propietario o un miembro de tu equipo hace una pregunta, busca la respuesta en esos documentos y la devuelve citando el artículo o la sección exacta de donde procede. No es un ERP ni un programa de gestión administrativa completo.
✅ Se puede migrar / indexar
- Estatutos de la comunidad
- Reglamentos de régimen interno
- Actas de juntas relevantes
- Normativa aplicable (LPH, normativa autonómica)
- Contratos de proveedores o mantenimiento
- Circulares y comunicados históricos
❌ No se migra
- Contabilidad y libros oficiales
- Facturación y cobros
- Gestión de cuotas y morosidad
- Nóminas de personal de fincas
- Histórico contable de ejercicios anteriores
En otras palabras: la parte administrativa y contable de tu trabajo sigue viviendo en Gesfincas, sin cambios. Lo que se traslada a IgeraFincas es la documentación que quieres que quede accesible mediante preguntas en lenguaje natural, tanto para tu equipo como para los propietarios.
Pasos del proceso de migración
Reúne y exporta la documentación clave
Empieza por identificar los documentos que generan más consultas de propietarios: estatutos, reglamento de régimen interno y normativa. No hace falta que subas todo el histórico documental de golpe; puedes empezar con una comunidad piloto.
Sube los documentos a IgeraFincas
La plataforma indexa cada documento y lo prepara para que la IA pueda buscar en él y citar la fuente exacta al responder. Este paso no requiere exportar nada desde Gesfincas: se trabaja directamente con los archivos originales (PDF, Word u otros formatos habituales).
Configura el asistente por comunidad
Cada comunidad tiene su propia documentación, así que el asistente se configura a nivel de comunidad. Esto asegura que las respuestas para una comunidad no mezclen normativa o estatutos de otra.
Prueba con casos reales antes de activar
Antes de dar acceso a los propietarios, es recomendable que tu equipo pruebe el asistente con preguntas típicas que suelen recibir: "¿puedo tener mascota?", "¿cómo se reparten los gastos de la comunidad?", "¿qué dice el reglamento sobre terrazas?". Así verificas que las respuestas citan correctamente la fuente.
Activa progresivamente para los primeros clientes
En lugar de lanzar el asistente a todas las comunidades del despacho a la vez, muchos despachos prefieren empezar con dos o tres comunidades, recoger feedback de los propietarios y del equipo, y ampliar gradualmente al resto de la cartera.