El problema: las consultas de grupos y eventos no encajan en la web
Un cliente que quiere reservar una mesa para 15 personas, organizar una cena de empresa o celebrar un cumpleaños no busca solo disponibilidad: pregunta por el aforo máximo de la sala privada, si hay menú cerrado para grupos, si se puede traer tarta propia, cuál es la política de depósito o cancelación, o si el local dispone de proyector para una presentación. Son preguntas muy específicas que casi nunca están resueltas de forma clara en la web del restaurante, así que el cliente acaba llamando, escribiendo por WhatsApp o enviando un email, y espera horas (a veces días) a que alguien del equipo tenga un hueco para responder.
Mientras tanto, cada minuto de espera es una oportunidad de que ese cliente reserve en otro sitio que sí le ha contestado rápido. Para un restaurante que recibe varias consultas de grupo a la semana, gestionarlas a mano —revisando la política interna, consultando el calendario de salas y escribiendo una respuesta personalizada cada vez— puede suponer fácilmente varias horas de trabajo administrativo al mes. La IA puede automatizar gran parte de esa primera respuesta, de forma orientativa y siempre revisable por el equipo.
Cómo funciona la IA para consultas de grupos y eventos
Paso 1: El cliente escribe su consulta
El cliente contacta a través del canal que prefiera —widget de la web, WhatsApp o email— y describe lo que necesita: número de comensales, fecha aproximada, tipo de evento (cena de empresa, cumpleaños, celebración familiar) y cualquier requisito especial.
Paso 2: La IA consulta la política del establecimiento
El sistema está entrenado con la información real del restaurante: aforo máximo por sala, menús de grupo disponibles, condiciones de reserva (depósito, cancelación, horarios), y disponibilidad general para esas fechas. La IA busca en esa base de conocimiento la respuesta más ajustada a la pregunta concreta.
Paso 3: Genera una respuesta citando la política exacta
En lugar de dar una respuesta genérica, la IA cita la condición concreta que aplica: por ejemplo, "la sala privada tiene capacidad para 20 personas" o "para grupos de más de 10 comensales se requiere confirmar menú cerrado con 48 horas de antelación". Esto da al cliente una respuesta clara y con criterio, no una evasiva.
Paso 4: El equipo revisa y confirma
Para consultas sencillas, la respuesta de la IA puede enviarse directamente. Para reservas de eventos más complejos o de mayor volumen, el sistema prepara un resumen de la solicitud (fecha, personas, requisitos) que el equipo del restaurante revisa y confirma antes de cerrar la reserva.