El problema: responder a un requerimiento de la AEAT exige revisar todo el expediente
Cuando llega un requerimiento de información de la AEAT, el procedimiento habitual en la gestoría es siempre el mismo: localizar el expediente completo del cliente, revisar declaraciones presentadas, facturas, contratos y justificantes de los ejercicios afectados, identificar qué normativa ampara cada punto solicitado y, finalmente, redactar una respuesta jurídicamente sólida dentro del plazo indicado en el propio requerimiento, que varía según el tipo de procedimiento y debe verificarse siempre en la notificación recibida, no asumirse de forma genérica.
Ese proceso, hecho a mano, consume fácilmente entre 2 y 4 horas por caso en requerimientos de complejidad media, y bastante más en comprobaciones con varios ejercicios o epígrafes implicados. Para una gestoría que gestiona varios requerimientos al mes, esto se traduce en una carga de trabajo considerable concentrada en plazos ajustados. La IA puede reducir ese tiempo de forma orientativa en torno a un 60-70%, dejando al profesional la tarea de revisar, matizar y dar el visto bueno final en lugar de partir de una página en blanco.
Cómo funciona la IA para generar la respuesta al requerimiento
Paso 1: Carga del requerimiento y del expediente del cliente
El profesional sube el requerimiento recibido (PDF o escaneado) junto con la documentación relevante del expediente: declaraciones presentadas, facturas, contratos, libros registro o justificantes de los ejercicios afectados. El sistema no necesita que se reorganice nada de antemano; trabaja sobre los documentos tal como están archivados.
Paso 2: Identificación de los puntos solicitados
La IA analiza el texto del requerimiento y desglosa automáticamente cada punto concreto que la AEAT pide aclarar o justificar: qué ejercicios, qué conceptos, qué documentación se solicita para cada uno. Esto evita el riesgo habitual de responder de forma incompleta a alguno de los apartados.
Paso 3: Cruce con la documentación del expediente
Para cada punto identificado, el sistema busca en la documentación cargada los datos, importes y justificantes que permiten responderlo, y señala qué información falta o resulta insuficiente para que el profesional pueda reclamarla al cliente antes de enviar la respuesta.
Paso 4: Generación del borrador con normativa citada
La IA redacta un borrador de escrito de respuesta estructurado por puntos, citando los artículos de la Ley General Tributaria y demás normativa aplicable que amparan cada argumento, y referenciando los documentos del expediente aportados como prueba. El profesional revisa, ajusta el tono y el contenido, y firma el escrito definitivo.