Propiedad Horizontal · Colombia
Cambiar de Administrador en Propiedad Horizontal: Procedimiento y Qué Debe Entregar
Cambiar de administrador es una de las decisiones más delicadas —y peor ejecutadas— en la vida de una copropiedad colombiana. La Ley 675 de 2001 regula con claridad quién puede removerlo y cómo se convoca la asamblea, pero deja el proceso de entrega a la buena fe de las partes. Cuando el saliente se va sin entregar libros, claves bancarias o contratos vigentes, el nuevo administrador empieza a ciegas y la copropiedad queda expuesta a demandas, moras no cobradas y pérdida de continuidad contable.
Definición legal — Ley 675 de 2001, Art. 50
El administrador es removible en cualquier momento por la asamblea general, con o sin justa causa (Art. 50). Al cesar en el cargo —por remoción, renuncia o vencimiento del período— debe entregar al nuevo administrador o al consejo de administración todos los libros, archivos, dineros y bienes de la copropiedad que tenga bajo su custodia, dentro del plazo que fije la asamblea o, en su defecto, en un plazo razonable.
Art. 50
Remoción libre por la asamblea
15 días
Plazo habitual de entrega en el reglamento
50%+1
Mayoría simple para remover al administrador
Ley 675
Marco legal vigente desde 2002
¿Cuándo y por qué se cambia de administrador?
El cambio puede darse por vencimiento del período, renuncia voluntaria, remoción por decisión de la asamblea o —en copropiedades administradas por firmas externas— terminación del contrato de servicios. Las causas más frecuentes de remoción anticipada son la falta de rendición de cuentas clara, manejo irregular del fondo de imprevistos, incumplimiento en el cobro de morosos o simple pérdida de confianza.
A diferencia de otros regímenes latinoamericanos que exigen justa causa, la Ley 675 permite la remoción libre: la asamblea no necesita demostrar una falta grave, basta la voluntad mayoritaria. Esto agiliza el proceso, pero exige que la convocatoria y votación sean impecables, porque una asamblea mal convocada puede impugnarse y anular el cambio.
Procedimiento paso a paso para cambiar de administrador
- 1
Incluir el punto en el orden del día de la asamblea — La remoción o el nombramiento de un nuevo administrador debe figurar explícitamente en la convocatoria. No puede votarse "sobre la marcha" salvo que sea asamblea universal con el 100% de los coeficientes presentes.
- 2
Convocar con la antelación que exige el reglamento — Habitualmente 15 días calendario para asamblea ordinaria o el plazo que fije cada reglamento de propiedad horizontal para la extraordinaria, citando expresamente el punto de remoción/nombramiento.
- 3
Votar la remoción y, en la misma sesión, la elección del nuevo administrador — La mayoría requerida es la que fije el reglamento; a falta de previsión especial, mayoría simple de los coeficientes presentes. Ambas decisiones deben quedar en el acta con el resultado exacto de la votación.
- 4
Fijar el plazo de entrega en el acta — La asamblea debe fijar expresamente un plazo (lo habitual: 8 a 15 días hábiles) para que el administrador saliente entregue toda la documentación, activos y accesos. Un plazo indefinido es la causa más común de conflictos de entrega.
- 5
Notificar formalmente al administrador saliente — Por escrito, adjuntando copia del acta, indicando fecha efectiva del cambio y el plazo de entrega acordado. Esta notificación es la que activa el conteo de plazos si más adelante hay que reclamar judicialmente.
- 6
Realizar el acta de entrega y recepción — Documento firmado por ambas partes (o al menos por el consejo de administración y el nuevo administrador si el saliente se niega a firmar) que detalla ítem por ítem lo entregado, con fecha, estado y observaciones.
- 7
Actualizar registros ante bancos y entidades públicas — Cambiar firmas autorizadas en las cuentas bancarias, actualizar el RUT si cambia el representante legal, y notificar a la administradora de la póliza de seguro y a los proveedores contratados.
Qué debe entregar el administrador saliente — checklist completo
La Ley 675 no cierra un listado de lo que debe entregarse, pero la práctica coincide en un estándar mínimo. Un acta de entrega incompleta abre la puerta a reclamaciones posteriores, así que conviene agotar cada categoría antes de firmar.
Libros y documentación legal
- Libro de actas de asamblea (original o certificado, con todas las hojas foliadas)
- Libro de actas del consejo de administración
- Reglamento de propiedad horizontal y sus reformas
- Manual de convivencia vigente
- Certificados de existencia y representación legal (Cámara de Comercio)
- RUT de la copropiedad
Contabilidad y finanzas
- Libros contables completos (diario, mayor, balances) y soportes de los últimos ejercicios
- Estado de cartera actualizado: quién debe, cuánto y desde cuándo
- Extractos y conciliaciones bancarias de todas las cuentas de la copropiedad
- Estado y soportes del fondo de imprevistos (mínimo 1% del presupuesto, Art. 35)
- Declaraciones tributarias presentadas (si aplica, IVA o renta según el régimen)
- Presupuesto vigente aprobado en asamblea y su ejecución
Cuentas bancarias y accesos digitales
- Cambio de firmas autorizadas en todas las cuentas bancarias de la copropiedad
- Token o clave dinámica de banca electrónica transferida al nuevo representante
- Acceso al software de administración (usuario, contraseña, exportación de datos históricos)
- Cuentas de correo electrónico institucional y credenciales de portales de pago o recaudo
Contratos y bienes físicos
- Contratos vigentes: vigilancia, aseo, mantenimiento de ascensores, jardinería, administración de zonas comunes
- Pólizas de seguro (todo riesgo, responsabilidad civil, manejo) con sus condiciones y vigencias
- Inventario de bienes muebles e infraestructura común (equipos, herramientas, mobiliario)
- Llaves maestras, controles de acceso, tarjetas y códigos de portones o cámaras
- Expedientes de procesos de cobro judicial o extrajudicial en curso contra copropietarios morosos
- Correspondencia y PQR pendientes de respuesta
El acta de entrega y recepción: el documento que protege a ambas partes
El acta de entrega no es un formalismo: exonera al saliente de responsabilidad futura y permite al nuevo administrador reclamar si algo falta. Debe describir cada elemento entregado con su estado —no basta anotar "libros contables", hay que especificar períodos y folios—, dejar constancia de cualquier faltante, y quedar firmada por ambas partes y, cuando exista, un miembro del consejo como testigo.
Si el saliente se niega a firmar, el consejo o el nuevo administrador puede levantar un acta unilateral con lo recibido y lo pendiente, notificarla por escrito y, si la negativa persiste, avanzar al requerimiento formal y, en último término, a la denuncia penal por retención indebida.
Consecuencias de no entregar: qué puede hacer la copropiedad
El administrador que retiene libros, dineros o bienes tras ser removido incurre en responsabilidad civil —y potencialmente penal— conforme al Art. 50. La copropiedad, representada por el nuevo administrador o por el consejo, puede:
- Enviar un requerimiento formal con plazo perentorio de entrega, dejando constancia de recibido.
- Denunciar penalmente por abuso de confianza si hay retención de dineros o bienes tras el requerimiento.
- Iniciar un proceso civil de rendición de cuentas si el saliente no presenta soportes contables.
- Bloquear cualquier certificación de paz y salvo a su favor hasta que la entrega quede completa.
- Reportar la irregularidad ante la Superintendencia correspondiente si el administrador pertenecía a un régimen especial (comercial, turístico) sujeto a inspección.
Diferencia entre remoción del administrador y renuncia voluntaria
| Aspecto |
Remoción por asamblea |
Renuncia voluntaria |
| Quién decide el momento |
La asamblea, con la mayoría del reglamento |
El propio administrador |
| Necesidad de justa causa |
No — remoción libre (Art. 50) |
No aplica |
| Plazo de entrega |
Lo fija la asamblea en el acta |
Habitualmente el plazo de preaviso del contrato |
| Riesgo de indemnización |
Posible si el contrato de servicios lo prevé |
Generalmente ninguno para la copropiedad |
| Administrador provisional |
Puede nombrarse en la misma asamblea |
Recomendable si hay vacío entre salida y elección |
Que ningún administrador nuevo empiece a ciegas
IgeraFincas indexa la Ley 675, el reglamento de propiedad horizontal y las actas de asamblea de cada edificio, de modo que el nuevo administrador —y los copropietarios— pueden consultar cualquier antecedente desde el primer día, citando el artículo o el acta exacta. IgeraLegal complementa con análisis jurídico para casos de entrega conflictiva.
¿La asamblea puede remover al administrador sin causa justificada?
Sí. El Art. 50 de la Ley 675 permite la remoción libre en cualquier momento, sin necesidad de invocar ni probar una falta. Basta con que el punto figure en el orden del día y se alcance la mayoría que exige el reglamento —a falta de previsión especial, mayoría simple de los coeficientes presentes en la asamblea.
¿Qué pasa si el administrador saliente no entrega la documentación?
La copropiedad debe enviar un requerimiento escrito con plazo perentorio. Si persiste la negativa, procede la denuncia penal por abuso de confianza o retención indebida de bienes, además de la acción civil de rendición de cuentas para obligarlo a presentar soportes contables completos.
¿Cuánto tiempo tiene el administrador saliente para entregar todo?
La Ley 675 no fija un plazo único; lo determina la asamblea en el acta de remoción o lo establece el contrato de prestación de servicios. En la práctica colombiana lo habitual es entre 8 y 15 días hábiles desde la notificación formal del cambio.
¿Es obligatorio firmar un acta de entrega y recepción?
No lo exige literalmente la Ley 675, pero es la única prueba fehaciente de qué se entregó y en qué estado. Sin ella, cualquier faltante posterior es casi imposible de reclamar. Se recomienda que la firmen el saliente, el entrante y un miembro del consejo de administración como testigo.
¿Puede nombrarse un administrador provisional mientras se elige al definitivo?
Sí. Si hay vacío entre la salida de un administrador y la elección del siguiente, la misma asamblea puede designar un administrador provisional —a menudo un miembro del consejo— para garantizar la continuidad de la operación, el pago de proveedores y el cobro de cuotas mientras se surte el proceso de selección definitivo.
¿Quién debe cambiar las firmas autorizadas en las cuentas bancarias?
El nuevo administrador, ya como representante legal tras la elección en asamblea, debe presentar ante el banco el acta correspondiente y su identificación para actualizar las firmas autorizadas. Conviene hacerlo de inmediato: mientras no se actualice, el saliente conserva formalmente el acceso a las cuentas.
Artículo redactado por el equipo editorial de Igera Solutions con base en la Ley 675 de 2001 (Colombia). Actualizado septiembre 2026. No constituye asesoramiento legal.
