ROI of AI Software for Managers: When Does the First Month Pay Back?

El modelo financiero completo

Antes de calcular el ROI, hay que establecer los parametros del despacho tipo. Usaremos un caso real anonimizado: Administraciones Central, Barcelona, 38 comunidades, 2.960 propietarios, 3 personas en el equipo.

El coste del tiempo antes de IgeraFincas

Medicion real durante 30 dias laborales:

• Respuestas a consultas de propietarios por WhatsApp: 2,8 h/dia
• Respuestas a emails de propietarios: 1,4 h/dia
• Preparacion de juntas (busqueda de documentos, normativa): 0,9 h/dia
• Gestion de morosidad (seguimiento, comunicaciones): 1,2 h/dia
• Total tiempo en tareas automatizables: 6,3 h/dia = 31,5 h/semana

El coste de oportunidad de ese tiempo: el equipo factura una media de 28 euros/hora (salario bruto + coste empresa / horas productivas). Coste semanal: 882 euros. Coste mensual: 3.528 euros.

Los ahorros reales despues de tres meses

Datos reales de Administraciones Central, Q4 2025:

• Respuestas automatizadas por el bot: 71% del volumen total
• Tiempo en respuestas manuales: de 4,2 h/dia a 1,3 h/dia
• Tiempo en preparacion de juntas: de 0,9 h/dia a 0,3 h/dia
• Tiempo en morosidad (el sistema genera expedientes automaticamente): de 1,2 h/dia a 0,5 h/dia
• Total horas recuperadas: 17,4 h/semana = 75,4 h/mes

Valoradas al mismo coste de oportunidad: 2.111 euros/mes en tiempo recuperado.

Los beneficios que no aparecen en la hoja de calculo

El tiempo recuperado se reinvirtio en:

• Captacion de 3 nuevas comunidades en tres meses (valor a 5 anos: 28.800 euros)
• Inspeccion tecnica proactiva de 12 comunidades que no se habian visitado desde 2023
• Reduccion del estres del equipo medida en encuesta interna: de 7,2/10 a 4,8/10

"Antes no podia captar nuevos clientes porque no tenia tiempo para atender bien los que ya tenia. En tres meses hemos anadido tres comunidades sin contratar a nadie mas."

— Carlos R., Administraciones Central, Barcelona

El punto de break-even

Coste mensual del plan Professional: 199 euros. Ahorro mensual en tiempo: 2.111 euros. Break-even: menos de tres dias de uso. El sistema se paga solo en la primera semana de cada mes.

Punto de break-even para el plan Starter (99 euros/mes): incluso con una automatizacion menor (50% de consultas), el ahorro supera el coste en el primer mes si el despacho gestiona mas de 15 comunidades.

El coste de no hacer nada

El analisis de no adopcion tambien tiene un modelo financiero. En un sector donde los despachos competidores estan adoptando IA, los que no adoptan enfrentan:

• Tiempo de respuesta mas lento → propietarios menos satisfechos → mayor rotacion de contratos
• Costes fijos crecientes por inflacion salarial sin aumento de productividad
• Incapacidad de crecer (el cuello de botella es el tiempo del equipo, no la demanda)

La proyeccion a 36 meses muestra que un despacho que no adopta ningun sistema de automatizacion pierde entre 2 y 4 comunidades por rotacion de contrato respecto a un despacho comparable que si lo adopta.

Preguntas frecuentes

El calculo de ROI cambia segun el tamano del despacho?

Si. Para despachos muy pequenos (menos de 10 comunidades), el ROI es menor porque el volumen de consultas no es tan alto. El punto de rentabilidad claro esta en torno a las 15-20 comunidades, que es precisamente el perfil del plan Starter de IgeraFincas.

Se puede medir el ROI antes de contratar para estimar si vale la pena?

Si. IgeraFincas ofrece un periodo de prueba de 30 dias con instrumentacion completa: al final del mes tienes los datos reales de cuantas consultas se automatizaron y cuantas horas se ahorraron en tu despacho especifico.