ROI del Software IA para Administradores: Cuando se Paga el Primer Mes?

El modelo financiero completo

Antes de calcular el ROI, hay que establecer los parámetros del despacho tipo. Usaremos un caso real anonimizado: Administraciones Central, Barcelona, 38 comunidades, 2.960 propietarios, equipo de 3 personas.

El coste del tiempo antes de IgeraFincas

Medición real durante 30 días laborales:

• Respuestas a consultas de propietarios por WhatsApp: 2,8 h/día
• Respuestas a emails de propietarios: 1,4 h/día
• Preparación de juntas (búsqueda de documentos, normativa): 0,9 h/día
• Gestión de morosidad (seguimiento, comunicaciones): 1,2 h/día
• Total tiempo en tareas automatizables: 6,3 h/día = 31,5 h/semana

El coste de oportunidad de ese tiempo: el equipo factura una media de 28 euros/hora. Coste semanal: 882 euros. Coste mensual: 3.528 euros.

Los ahorros reales después de tres meses

Datos reales de Administraciones Central, cuarto trimestre de 2025:

• Respuestas automatizadas por el bot: 71 % del volumen total
• Tiempo en respuestas manuales: de 4,2 h/día a 1,3 h/día
• Tiempo en preparación de juntas: de 0,9 h/día a 0,3 h/día
• Tiempo en morosidad (el sistema genera expedientes automáticamente): de 1,2 h/día a 0,5 h/día
• Total horas recuperadas: 17,4 h/semana = 75,4 h/mes

Valoradas al mismo coste de oportunidad: 2.111 euros/mes en tiempo recuperado.

Los beneficios que no aparecen en la hoja de cálculo

El tiempo recuperado se reinvirtió en:

• Captación de 3 nuevas comunidades en tres meses (valor a 5 años: 28.800 euros)
• Inspección técnica proactiva de 12 comunidades que no se habían visitado desde 2023
• Reducción del estrés del equipo medida en encuesta interna: de 7,2/10 a 4,8/10

"Antes no podía captar nuevos clientes porque no tenía tiempo para atender bien los que ya tenía. En tres meses hemos añadido tres comunidades sin contratar a nadie más."

— Carlos R., Administraciones Central, Barcelona

El punto de break-even

Coste mensual del plan Professional: 199 euros. Ahorro mensual en tiempo: 2.111 euros. Break-even: menos de tres días de uso. El sistema se paga solo en la primera semana de cada mes.

Punto de break-even para el plan Starter (99 euros/mes): incluso con una automatización menor (50 % de consultas), el ahorro supera el coste en el primer mes si el despacho gestiona más de 15 comunidades.

El coste de no hacer nada

El análisis de no adopción también tiene un modelo financiero. La proyección a 36 meses muestra que un despacho que no adopta ningún sistema de automatización pierde entre 2 y 4 comunidades por rotación de contrato respecto a un despacho comparable que sí lo adopta.

Preguntas frecuentes

¿El cálculo de ROI cambia según el tamaño del despacho?

Sí. Para despachos muy pequeños (menos de 10 comunidades), el ROI es menor porque el volumen de consultas no es tan alto. El punto de rentabilidad claro está en torno a las 15-20 comunidades, que es precisamente el perfil del plan Starter de IgeraFincas.

¿Se puede medir el ROI antes de contratar para estimar si vale la pena?

Sí. IgeraFincas ofrece un periodo de prueba de 30 días con instrumentación completa: al final del mes tienes los datos reales de cuántas consultas se automatizaron y cuántas horas se ahorraron en tu despacho específico.

Preguntas frecuentes