Fase 2: La digitalització de documents crítics (4–8 setmanes)
No cal escanejar-ho tot alhora. La prioritat és clara:
Prioritat 1 (setmanes 1–2): Estatuts vigents de cada comunitat, en PDF amb text extraïble (no imatge). Si tan sols hi ha paper, escanejar amb OCR. Aquesta és la capa fonamental per a qualsevol sistema de consulta assistida per IA.
Prioritat 2 (setmanes 3–4): Actes de juntes dels darrers tres anys. Contenen les decisions que els propietaris pregunten amb més freqüència.
Prioritat 3 (setmanes 5–6): Contractes de serveis vigents (neteja, manteniment ascensor, assegurança). Aquests són els documents que els propietaris disputen amb més freqüència.
Prioritat 4 (setmanes 7–8): Reglaments de règim intern i qualsevol modificació dels estatuts des de l'execució original.
Els documents anteriors a tres anys en format paper poden quedar-se en paper. Si es necessiten (per a una impugnació judicial, per exemple) es digitalitzen en aquell moment. No cal crear un projecte d'escaneig per a documents als quals no s'accedirà mai.
| Tipus de document |
Prioritat |
Format requerit |
Per què |
| Estatuts vigents |
Setmana 1–2 |
PDF amb capa de text |
Base per a consultes IA |
| Actes juntes (darrers 3 anys) |
Setmana 3–4 |
PDF amb capa de text |
Decisions més consultades |
| Contractes serveis (vigents) |
Setmana 5–6 |
PDF amb capa de text |
Documents més disputats |
| Reglaments i modificacions |
Setmana 7–8 |
PDF amb capa de text |
Consultes de canvis de normes |
Fase 3: Selecció i implementació d'eines (setmanes 6–10)
L'error més freqüent és escollir les eines abans de saber quines dades existeixen i en quin estat es troben. Primer les dades, després les eines.
L'arquitectura mínima d'un despatx d'administradors digitalitzat el 2026:
- Programari de gestió financera: quotes, comptabilitat, morosos (el que el despatx ja té)
- Emmagatzematge documental estructurat: carpetes organitzades per comunitat al núvol (SharePoint, Google Drive o equivalent)
- Sistema de resposta automatitzada: IgeraFincas o equivalent per a consultes de propietaris
- Portal de propietaris: accés a documents, comunicats i comptes de quotes (inclòs en IgeraFincas)
Comença la teva digitalització amb IgeraFincas
Puja els teus estatuts, actes i contractes. IgeraFincas els indexa i comença a respondre consultes de propietaris el mateix dia.
Prova gratuïta 14 dies — sense targeta
Operatiu en menys de 48 hores · Compliant RGPD · LPH i CC Catalunya inclosos
La tecnologia és el problema fàcil. El problema difícil és el canvi d'hàbits. Tres formes habituals de resistència:
"Si el propietari truca, li responc jo. Per a això em paguen."
La resposta: "Si el sistema gestiona el 70% de les trucades que no necessiten el teu judici, tens temps per a les que sí el necessiten. I per a prospeccions de nous clients. I per marxar a les 6 en lloc de les 8."
El canvi de mentalitat crític: l'eina no substitueix l'administrador. Fa que l'administrador sigui més valuós perquè el seu temps es reserva per a la feina que tan sols ell pot fer.
Els riscos reals de la digitalització
Risc 1: Pujar documents incorrectes o desactualitzats. Si puges la versió de 2019 dels estatuts quan el 2022 es va aprovar una modificació, el sistema donarà informació incorrecta. L'auditoria de la Fase 1 és la mitigació.
Risc 2: Pèrdua de documents durant la migració. Mai eliminar l'original físic o digital fins que la nova versió estigui verificada i l'equip hagi confirmat l'accés.
Risc 3: Resistència de propietaris d'edat avançada. El portal digital no substitueix el telèfon. És un canal addicional, no un canal únic.
En resum
La digitalització d'un despatx d'administradors no és un projecte tecnològic. És un projecte d'ordre de la informació que acaba en tecnologia. El despatx que fa l'auditoria primer, digitalitza per prioritats i implementa les eines al final arriba al mes 3 amb un sistema que funciona. El que compra el programari primer arriba al mes 3 amb un sistema costós i un caos nou.
Preguntes freqüents
Que passa amb els documents en paper de fa 10 o 15 anys que podrien ser rellevants legalment?
Els documents amb potencial rellevància legal (actes de juntes on es van prendre acords sobre obres importants, escriptures, modificacions d'estatuts) han de conservar-se en paper juntament amb qualsevol còpia digital durant els terminis de prescripció corresponents. Per als acords de junta, l'Art. 19 LPH no estableix cap termini de destrucció: es recomana conservació permanent per als llibres d'actes.
Hi ha ajuts o subvencions per a la digitalització de despatxos?
El programa Kit Digital del Govern d'Espanya inclou ajuts per a pimes en digitalització que poden aplicar a despatxos d'administradors de finques constituïts com a societats. Els imports varien segons la mida de l'empresa. Cal consultar la convocatòria vigent a acelerapyme.es. Els despatxos a Catalunya poden accedir a cofinançament addicional a través de les línies d'ajut a la transformació digital de l'ACC1Ó.
