Convocar una asamblea presencial en una copropiedad grande no siempre es viable: propietarios que viven fuera del país, agendas imposibles de cuadrar, salones comunales insuficientes o, simplemente, la comodidad de decidir el rumbo del edificio sin desplazarse. La buena noticia es que la Ley 675 de 2001 ya contempla desde su redacción original la posibilidad de celebrar reuniones no presenciales, y normas posteriores han reforzado el marco general para las decisiones de personas jurídicas por medios virtuales en Colombia. El reto no es la legalidad de la figura —eso está resuelto— sino ejecutarla sin errores que luego permitan impugnar el acta.
En esta guía revisamos qué exige la ley para que una asamblea no presencial sea válida, cómo debe redactarse el acta en estos casos, qué quórum aplica y qué precauciones debe tomar el administrador para que ninguna decisión quede en el aire.
En resumen: el artículo 42 de la Ley 675 de 2001 es la norma que habilita directamente las reuniones no presenciales en propiedad horizontal, exigiendo comunicación simultánea o sucesiva verificable. La Ley 2069 de 2020 aporta un marco general de modernización societaria para reuniones virtuales de personas jurídicas que puede servir como referencia complementaria, pero conviene aplicarla con cautela a la PH y siempre priorizar lo que diga expresamente la Ley 675, su reglamento y el propio reglamento de propiedad horizontal de cada edificio.
Qué dice exactamente la Ley 675 de 2001 sobre reuniones no presenciales
El artículo 42 de la Ley 675 de 2001 establece que habrá reunión de asamblea general cuando, por cualquier medio, todos los propietarios de bienes de dominio particular —o sus representantes o delegados— puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva, siempre que ello pueda probarse. Es decir, la propia ley de propiedad horizontal ya trae su propia habilitación para lo virtual, sin necesidad de acudir a normas externas para justificar la figura.
La norma distingue dos modalidades:
- Comunicación simultánea: todos los participantes interactúan en tiempo real, como en una videoconferencia, teleconferencia o chat grupal.
- Comunicación sucesiva: los mensajes se producen uno después de otro (por ejemplo, correos electrónicos), pero deben darse de forma inmediata según el medio utilizado, y el revisor fiscal —cuando la copropiedad cuente con uno— debe certificar esa sucesión.
Para que la reunión no presencial sea válida, la ley exige prueba inequívoca de lo actuado: grabación, registro escrito, correo electrónico u otro soporte donde conste el nombre del propietario, el contenido de su intervención o voto y la hora en que se produjo, además de la copia de la convocatoria efectivamente enviada a todos los copropietarios.
¿Y la Ley 2069 de 2020 qué papel juega aquí?
La Ley 2069 de 2020 ("de emprendimiento") introdujo reformas al Código de Comercio y a otras normas societarias para facilitar reuniones no presenciales y decisiones por comunicación escrita en sociedades, asociaciones y otras personas jurídicas, ampliando el uso de medios electrónicos para deliberar y votar. Es una norma pensada, ante todo, para el derecho societario y de asociaciones en general.
Su relación directa con la propiedad horizontal no está definida de forma explícita e inequívoca en el texto de la ley respecto a la Ley 675, por lo que conviene tratarla como marco de referencia general sobre la tendencia normativa colombiana hacia lo virtual, más que como una norma que sustituya o modifique punto por punto el artículo 42 de la Ley 675. Ante cualquier duda de aplicación en un caso concreto, la recomendación es consultar con un abogado especializado en propiedad horizontal o solicitar concepto a la autoridad competente antes de fundamentar una asamblea únicamente en la Ley 2069.
Recomendación práctica: para blindar jurídicamente una asamblea no presencial, apóyese primero en el artículo 42 de la Ley 675, en el reglamento de propiedad horizontal del edificio y en los conceptos emitidos por el Ministerio de Vivienda sobre la materia. Use la Ley 2069 de 2020 solo como contexto complementario, no como fundamento único.
Requisitos para celebrar una asamblea no presencial válida
Para que una reunión no presencial tenga plena validez legal y sus decisiones no puedan ser impugnadas por vicios de forma, el administrador debe verificar:
| Requisito | Detalle |
|---|---|
| Convocatoria clara | Debe indicar expresamente que la reunión será no presencial (o mixta), el medio técnico a utilizar, la fecha, la hora y el orden del día, con la antelación que fije el reglamento. |
| Medio verificable | Videoconferencia, teleconferencia, chat grupal o correo electrónico que permita identificar a cada propietario y dejar constancia de su participación. |
| Prueba de identidad | Cada interviniente debe quedar plenamente identificado (nombre, unidad, calidad de propietario o apoderado) en el registro de la sesión. |
| Registro del contenido | Grabación, transcripción o registro escrito de las intervenciones y votaciones, con hora exacta. |
| Verificación de quórum continuo | El representante legal (administrador) debe dejar constancia de que el quórum se mantuvo durante toda la sesión, no solo al inicio. |
| Temas ceñidos al orden del día | En una reunión no presencial no pueden tratarse ni votarse asuntos que no figuraban en la convocatoria previa. |
Quórum en asambleas no presenciales
El quórum para reuniones no presenciales sigue, en principio, las mismas reglas generales de la Ley 675 y del reglamento de propiedad horizontal de cada copropiedad para asambleas ordinarias: normalmente la mayoría de los coeficientes de copropiedad representados, salvo que el reglamento exija un porcentaje distinto para primera o segunda convocatoria.
Un punto especialmente sensible: la ley limita el alcance de lo que puede decidirse sin la totalidad de propietarios presentes o representados. Por eso, antes de fundamentar decisiones que requieran mayorías calificadas (como reformas al reglamento, disolución de la copropiedad u otras materias que la ley o el reglamento reserven a mayorías reforzadas) en una asamblea no presencial, verifique con detalle si su reglamento de propiedad horizontal o la normativa aplicable exige la presencia de la totalidad de los propietarios para ese tipo específico de decisión. Ante la duda, consulte asesoría jurídica especializada antes de someter esos puntos a votación virtual.
Recomendaciones prácticas para el control de quórum:
- Llevar un listado de asistencia digital con hora de ingreso y, si aplica, hora de salida de cada participante.
- Verificar el quórum en cada votación relevante, no solo al abrir la sesión.
- Habilitar un canal de poderes o representaciones que también quede documentado digitalmente.
Cómo debe documentarse el acta de una asamblea no presencial
El acta es la pieza que convierte lo discutido en una asamblea no presencial en un documento con plenos efectos jurídicos frente a copropietarios, terceros y entidades de control. Debe cumplir, como mínimo, lo siguiente:
- Plazo de elaboración: el acta debe quedar consignada en el libro correspondiente dentro de un plazo razonable siguiente a la realización de la asamblea; el plazo exacto conviene confirmarlo en el reglamento de propiedad horizontal o con un abogado especializado, ya que no está fijado con un número de días único y verificable en el artículo 42 de la Ley 675.
- Contenido mínimo: fecha, hora y medio de la reunión; forma en que se hizo la convocatoria; listado de asistentes con su forma de participación; verificación del quórum; orden del día; resumen de las deliberaciones; y el resultado exacto de cada votación.
- Constancia sobre el medio utilizado: a diferencia de un acta presencial, debe describirse expresamente la plataforma o canal empleado (videollamada, correo electrónico, aplicación de mensajería) y cómo se garantizó la identificación de cada propietario.
- Soporte anexo: siempre que sea posible, conservar como anexo la grabación, el registro de chat o los correos electrónicos que constituyen la "prueba inequívoca" exigida por el artículo 42.
- Firma: en la práctica de muchas copropiedades, el acta de una reunión no presencial es suscrita por el representante legal (administrador) dando fe de su contenido, en lugar del esquema tradicional de firma del presidente y el secretario designados en sesión presencial. Confirme siempre en su reglamento de propiedad horizontal quién debe suscribir el acta en su copropiedad específica, ya que este punto puede variar.
Buena práctica: grabar la sesión (con aviso previo a los asistentes) y conservar el archivo junto con el acta física o digital. Ante una eventual impugnación, ese respaldo suele ser la prueba más contundente de que la reunión se realizó conforme a la ley.
Errores frecuentes que exponen el acta a impugnación
- No indicar en la convocatoria que la modalidad será no presencial o mixta.
- Permitir que se voten temas fuera del orden del día durante la sesión virtual.
- No dejar registro verificable de la identidad de cada participante.
- Omitir la constancia expresa sobre la continuidad del quórum durante toda la reunión.
- Redactar el acta genéricamente, sin describir el medio técnico utilizado ni el soporte probatorio.
- Superar el plazo legal para consignar el acta en el libro de actas.
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Preguntas frecuentes
¿La Ley 675 de 2001 permite realizar asambleas de copropietarios de forma no presencial?
Sí. El artículo 42 de la Ley 675 de 2001 habilita directamente la reunión no presencial de la asamblea general, siempre que los propietarios puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva y que ello se pueda probar mediante grabación, correo electrónico u otro medio equivalente.
¿La Ley 2069 de 2020 aplica directamente a la propiedad horizontal?
La Ley 2069 de 2020 introdujo reformas societarias generales que facilitan reuniones no presenciales para personas jurídicas, pero su aplicación específica y detallada a la propiedad horizontal no está explícitamente regulada en su texto respecto a la Ley 675. Debe tomarse como marco de referencia general y no como fundamento único; ante dudas, consulte a un abogado especializado.
¿Qué debe contener la convocatoria de una asamblea no presencial?
Debe especificar que la reunión será no presencial (o mixta), el medio técnico que se usará, la fecha y hora, y el orden del día completo, respetando la antelación mínima fijada en el reglamento de propiedad horizontal.
¿Qué quórum se necesita en una asamblea virtual?
En principio, el mismo quórum que exige la Ley 675 y el reglamento de propiedad horizontal para asambleas ordinarias. Para decisiones que requieran mayorías calificadas, verifique con cuidado los requisitos específicos de su reglamento antes de someterlas a votación no presencial.
¿En cuánto tiempo debe elaborarse el acta después de una asamblea no presencial?
Conforme al artículo 47 de la Ley 675, el acta debe consignarse en el libro de actas dentro de los quince días hábiles siguientes a la reunión, describiendo además el medio técnico utilizado y el soporte probatorio de lo actuado.
¿Quién firma el acta de una asamblea no presencial?
En la práctica habitual, el representante legal (administrador) suscribe el acta dando fe de su contenido, en lugar del esquema de firma de presidente y secretario propio de las asambleas presenciales. Verifique siempre lo que indique el reglamento de propiedad horizontal de su copropiedad.