El problema: el cliente llama angustiado por una herencia y necesita una primera respuesta ya, no dentro de tres días
Un cliente acaba de heredar. Está desorientado, a veces en pleno duelo, y su primera pregunta casi nunca es técnica: es "¿cuánto tiempo tengo?" o "¿qué impuestos voy a tener que pagar?". En una gestoría, esa consulta inicial suele llegar por teléfono, email o WhatsApp, fuera de cualquier cita programada, y exige una respuesta rápida y correcta antes de poder agendar una reunión en profundidad con el especialista en sucesiones.
El problema no es la complejidad del caso —eso ya lo resolverá el especialista más adelante—, sino la fricción de la primera respuesta: alguien del equipo tiene que interrumpir lo que está haciendo, repasar mentalmente (o buscar en una plantilla) los plazos generales de declaración, las bonificaciones autonómicas que puedan aplicar y los documentos que el cliente va a necesitar, y redactar una respuesta clara, sin jerga, que no genere falsas expectativas ni alarmas innecesarias. Multiplicado por varias consultas de este tipo a la semana, es tiempo administrativo que no debería absorber al profesional senior.
Una estimación orientativa y prudente: automatizar esta primera respuesta puede ahorrar del orden de 10 a 20 minutos por consulta al equipo, tiempo que hoy se dedica a redactar manualmente una respuesta estándar que, en la mayoría de los casos, es muy similar de un cliente a otro.
Cómo funciona la IA para responder consultas iniciales sobre fiscalidad de herencias
1. El cliente plantea su consulta. Por email, formulario web o WhatsApp, el cliente describe la situación en sus propias palabras: quién ha fallecido, cuándo, su relación con el heredero y, si lo sabe, en qué comunidad autónoma residía.
2. La IA identifica los datos clave. El sistema extrae de ese texto la fecha del fallecimiento (punto de partida del plazo), la comunidad autónoma aplicable y el tipo de relación familiar, que son los tres factores que más condicionan la respuesta inicial.
3. Genera un borrador de respuesta con la información general. La IA redacta un texto que recuerda el plazo general de seis meses desde el fallecimiento para presentar el Impuesto sobre Sucesiones y Donaciones (con la posibilidad de solicitar una prórroga de otros seis meses dentro de los primeros cinco), enumera la documentación habitual que se va a necesitar (certificado de defunción, certificado de últimas voluntades, testamento o declaración de herederos, y la relación de bienes) y señala que las bonificaciones concretas dependen de la normativa autonómica aplicable.
4. El profesional revisa y ajusta antes de enviar. Un gestor o abogado del despacho lee el borrador, comprueba que los datos del caso están bien recogidos, matiza cualquier particularidad y aprueba el envío. La IA no contacta al cliente de forma autónoma.
5. Se agenda la cita con el especialista. La respuesta inicial incluye siempre una invitación a concertar una reunión para estudiar el caso concreto, de modo que la IA actúa como puente hacia el asesoramiento personalizado, no como sustituto de él.
Límites importantes: esto es un borrador, no una respuesta definitiva
La IA redacta una primera orientación general basada en los datos que el cliente aporta y en los plazos y trámites comunes. No calcula la cuota tributaria, no aplica automáticamente las bonificaciones autonómicas específicas del caso, ni sustituye el análisis del especialista en sucesiones sobre el patrimonio, los herederos y las circunstancias particulares.
Toda respuesta generada debe ser revisada y aprobada por un profesional del despacho antes de enviarse al cliente. La responsabilidad última del asesoramiento fiscal sigue siendo del gestor o asesor, no de la herramienta.