Votación por escrito sin junta: cuándo es posible

El CCC permite adoptar acuerdos sin celebrar junta presencial ni telemática mediante votación por escrito. Este sistema es especialmente útil para acuerdos rutinarios que no requieren debate (renovación de contratos, aprobación de presupuesto sin cambios relevantes, ratificación de obras urgentes ya ejecutadas).

El procedimiento es el siguiente: el administrador envía a todos los propietarios la propuesta de acuerdo con la documentación de soporte; los propietarios tienen un plazo para votar (habitualmente 15-30 días); si se alcanza la mayoría necesaria, el acuerdo se considera adoptado; el administrador redacta el acta reflejando los votos recibidos. Los propietarios que no contesten en plazo se computan como abstenciones, no como votos negativos.

Casos prácticos: digitalización de la gestión comunitaria

Caso 1: Un propietario impugna una junta telemática alegando que no pudo acceder a la plataforma. Si el propietario avisó de los problemas técnicos durante la junta y no se le facilitó solución alternativa, el acuerdo puede ser impugnable. La solución preventiva es: enviar el enlace de acceso con suficiente antelación, tener un número de teléfono de soporte técnico disponible durante la junta, y prever un período de gracia de 10-15 minutos al inicio para resolver problemas de acceso. Si el problema fue exclusivamente del propietario (no tenía dispositivo, no sabía usarlo), la responsabilidad no es de la comunidad.

Caso 2: El administrador quiere adoptar la aprobación del presupuesto por votación escrita sin convocar junta. Es posible si el presupuesto no incluye cambios sustanciales que requieran debate. El administrador debe enviar el borrador de presupuesto, explicar los cambios respecto al año anterior, y dar un plazo de 20 días para votar. Si vota favorablemente más de la mitad de propietarios y cuotas, el presupuesto queda aprobado. El ahorro de tiempo y coste es considerable respecto a la junta presencial.

Caso 3: Un propietario mayor alega que no tiene email y no quiere recibir notificaciones digitales. El propietario tiene todo el derecho a seguir recibiendo notificaciones por correo postal o en persona. La digitalización no puede imponerse a quien no la ha aceptado. El administrador debe mantener el sistema de notificación tradicional para estos propietarios y asegurarse de que no quedan excluidos de ninguna comunicación importante. En la práctica, conviene llevar un registro actualizado de los propietarios que han optado por la vía digital y los que mantienen la vía tradicional.

Errores comunes en la digitalización de comunidades

• Enviar notificaciones digitales a propietarios que no han aceptado el domicilio digital: Sin aceptación expresa, la notificación digital no es válida como fehaciente.
• No conservar el registro de la junta telemática: Sin registro, es imposible probar quién asistió y cómo votó en caso de impugnación.
• Usar plataformas de videoconferencia sin registro de votación: Una videoconferencia de Zoom sin sistema de votación integrado no es suficiente para una junta con validez legal plena.
• No cumplir el RGPD en las comunicaciones digitales: Los emails con datos personales de propietarios deben cumplir la normativa de protección de datos (copia oculta, sin revelar datos a terceros).
• Olvidar el tablón de anuncios físico mientras se digitaliza: Mientras haya propietarios sin domicilio digital comunicado, el tablón físico sigue siendo necesario.