Cómo se formaliza el nombramiento y el contrato

El nombramiento del administrador es, en su origen, un acuerdo de asamblea: los copropietarios votan y eligen (o ratifican) a la persona o empresa que ejercerá el cargo, normalmente por el periodo que fije el reglamento de copropiedad. Suele tratarse como un punto específico del orden del día de la asamblea ordinaria (o de una extraordinaria convocada para ese fin), y se aprueba con la mayoría que exija la ley, la ordenanza municipal o el reglamento aplicable — el umbral exacto varía según el edificio y el cantón. Ese acuerdo debe quedar recogido en el acta, con el nombre del designado, el periodo de duración y, si se aprobó en el mismo acto, los honorarios pactados.

Contrato o carta de nombramiento

Además del acuerdo de asamblea, es una práctica recomendable formalizar un contrato o carta de nombramiento por escrito, especialmente cuando el administrador es una persona externa o un despacho de administración de fincas. Este documento suele detallar aspectos que el acta, por sí sola, no siempre recoge con precisión:

Cuando el administrador es un despacho de administración de fincas, este contrato suele ser un contrato de prestación de servicios entre el despacho y el condominio. Algunas ordenanzas municipales pueden exigir además el registro del nombramiento ante la autoridad del cantón — confírmalo antes de asumir que queda formalizado solo con el acta.

Remoción del administrador: causas y procedimiento

Del mismo modo que la asamblea nombra al administrador, es la asamblea quien tiene la facultad de removerlo antes de que finalice el periodo pactado, cuando concurra una causa justificada o, en algunos reglamentos, incluso sin necesidad de justificar causa (removilidad ad nutum), según lo que establezca el reglamento de copropiedad de cada edificio.

Causas habituales de remoción

• Mala gestión económica: retrasos reiterados en pagos, falta de rendición de cuentas, discrepancias entre lo cobrado y lo reportado.
• Incumplimiento de acuerdos de asamblea, extralimitación de facultades, falta de transparencia o conflicto de interés no declarado.
• Pérdida de confianza de la asamblea, en los reglamentos que permiten remoción sin causa justificada con el quórum reforzado correspondiente.

Procedimiento habitual de remoción

1. Inclusión en el orden del día. Debe figurar expresamente en la convocatoria; no puede tratarse como un punto sorpresa salvo que la propia asamblea, con el quórum requerido, acuerde incorporarlo.
2. Exposición de motivos y votación. Quien promueve la remoción expone las razones —es habitual dar al administrador la oportunidad de presentar su versión— y se vota con la mayoría que fije el reglamento o la ordenanza aplicable.
3. Acta y nombramiento del sucesor. El acuerdo y el resultado quedan recogidos en el acta; lo recomendable es designar de inmediato a quien asumirá el cargo para evitar un vacío de gestión.
4. Entrega de la administración. El removido debe entregar documentación, fondos, claves y contratos vigentes al nuevo administrador, en el plazo que fije el reglamento o, a falta de este, en un plazo razonable.

El administrador también puede renunciar al cargo antes de que termine su periodo. Lo habitual es que la renuncia se presente por escrito con antelación razonable, y que se convoque a la asamblea para conocerla formalmente y designar sucesor, siguiendo un proceso de entrega de documentación similar al de la remoción.

Errores comunes al gestionar el cargo de administrador

• No dejar el nombramiento por escrito más allá del acta. Confiar solo en el acta, sin un contrato que detalle honorarios, facultades y causales de terminación, deja zonas grises que suelen aflorar justo cuando hay un conflicto.
• Actuar fuera del mandato de la asamblea. Autorizar gastos o firmar contratos por encima del límite aprobado es una causa frecuente de pérdida de confianza y, eventualmente, de remoción.
• Tratar la remoción como un punto informal o no planificar la transición. Omitirla del orden del día, votarla sin verificar el quórum, o removerlo sin el procedimiento de entrega de documentación listo, deja el acuerdo expuesto a impugnación y a un vacío de gestión.

Buena parte de estos conflictos nacen de la dificultad para localizar, en el momento oportuno, el acta que nombró al administrador, el contrato firmado o el reglamento de copropiedad que fija el quórum aplicable. Tener esta documentación centralizada y accesible reduce las dudas en asamblea y agiliza tanto la elección como la salida ordenada de un administrador.

Preguntas frecuentes

Este contenido es informativo y no constituye asesoría legal. La propiedad horizontal en Ecuador se rige por la LPH, las ordenanzas municipales de cada cantón y el reglamento de copropiedad de cada edificio, que pueden variar en plazos, mayorías y procedimientos. Confirma siempre los términos aplicables a tu condominio y consulta a un abogado especializado antes de tomar decisiones con impacto legal.