WEG-Verwaltung · Pflichten des professionellen Verwalters
Pflichten des WEG-Verwalters nach der Reform 2020: Vollständige Übersicht
Wer heute als professioneller Verwalter eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) betreut, steht unter deutlich schärferen gesetzlichen Vorgaben als vor 2020. Vier Pflichtenkreise bestimmen den Berufsalltag: die neu gefasste Generalklausel zu Aufgaben und Befugnissen in §27 WEG, der seit 1. Juni 2024 vollständig scharf geschaltete Sachkundenachweis nach §26a WEG, die strikte Vermögenstrennung nach §27 Abs. 5 WEG und die jährliche Rechenschaftspflicht mit Jahresabrechnung und Vermögensbericht nach §28 WEG. Dieser Artikel ordnet die vier Säulen für Verwalter, Beiräte und Eigentümer, die wissen wollen, was ihre Verwaltung heute tatsächlich leisten muss.
Seit dem 1. Juni 2024 ist die letzte Übergangsfrist für Bestandsverwalter ausgelaufen — spätestens jetzt braucht jeder professionelle Verwalter den Sachkundenachweis
§48 Abs. 4 Satz 2 WEG fingierte Verwalter, die bereits am 1. Dezember 2020 bestellt waren, bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert. Mit Ablauf dieser Frist ist der Anspruch der Eigentümer auf einen zertifizierten Verwalter nach §19 Abs. 2 Nr. 6 WEG voll durchsetzbar — unabhängig davon, wie lange die Bestellung schon läuft.
§27 WEG: was der Verwalter allein entscheiden darf — und was nicht
Vor der Reform 2020 listete §27 WEG einen festen Katalog von Verwalterbefugnissen auf. Der Gesetzgeber hat diesen Katalog abgeschafft und durch eine Generalklausel ersetzt. §27 Abs. 1 WEG berechtigt und verpflichtet den Verwalter seither zu Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung, die entweder von untergeordneter Bedeutung sind und keine erheblichen Verpflichtungen begründen (Nr. 1), oder die zur Fristwahrung oder Abwendung eines Nachteils erforderlich sind (Nr. 2).
Das klingt abstrakter als der alte Katalog, ist in der Praxis aber flexibler: Kleinreparaturen, laufende Instandhaltung, das Einholen von Angeboten oder die Reaktion auf einen Wasserschaden am Wochenende fallen typischerweise darunter. Größere bauliche Maßnahmen, langfristige Verträge oder Entscheidungen mit erheblicher finanzieller Tragweite bleiben dagegen Sache der Eigentümerversammlung.
Die Gemeinschaft bestimmt die Reichweite selbst mit
- Nach §27 Abs. 2 WEG können die Eigentümer die Rechte und Pflichten aus Absatz 1 per Beschluss erweitern oder einschränken — etwa eine Wertgrenze für eigenständige Ausgaben festlegen
- Ohne einen solchen Beschluss gilt allein die gesetzliche Generalklausel — Verwalter sollten diese Wertgrenze aktiv zur Abstimmung stellen, statt sie offenzulassen
- Ein Verwaltervertrag kann die internen Abläufe konkretisieren, ändert aber nichts an der Außenwirkung: Gegenüber Dritten (Handwerkern, Versorgern) handelt der Verwalter als Vertreter der rechtsfähigen Gemeinschaft
Sachkundenachweis: aus der Kür wurde seit Juni 2024 die Pflicht
Der zweite Pflichtenkreis betrifft die fachliche Qualifikation selbst. §26a Abs. 1 WEG definiert, wer sich "zertifizierter Verwalter" nennen darf: wer vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) durch eine Prüfung nachgewiesen hat, über die für die Tätigkeit notwendigen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse zu verfügen. Die Prüfung selbst regelt die Zertifizierte-Verwalter-Prüfungsverordnung (ZertVerwV) des Bundesjustizministeriums, mit Anforderungen in drei Kernbereichen plus Grundkenntnissen der Immobilienwirtschaft.
Den eigentlichen Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter formuliert nicht §26a WEG selbst, sondern §19 Abs. 2 Nr. 6 WEG: Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung, die jeder Eigentümer einfordern kann. Diese Vorschrift ist seit dem 1. Dezember 2023 anwendbar. Entscheidend für die Praxis ist aber eine zweite Frist: §48 Abs. 4 Satz 2 WEG fingierte Verwalter, die bereits am Stichtag der Reform (1. Dezember 2020) im Amt waren, bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert — unabhängig vom tatsächlichen Prüfungsstand. Erst mit Ablauf dieser Übergangsfrist ist der Zertifizierungsanspruch für Bestandsverwaltungen lückenlos durchsetzbar.
Wer von der Prüfungspflicht ausgenommen ist
§26a Abs. 2 Nr. 4 WEG ermächtigt den Verordnungsgeber, Personen mit anderweitiger Qualifikation von der Prüfung zu befreien. Die ZertVerwV setzt das um für:
- Personen mit der Befähigung zum Richteramt (Volljuristen)
- Absolventen eines Hochschulstudiums mit immobilienwirtschaftlichem Schwerpunkt
- Personen mit abgeschlossener Berufsausbildung als Immobilienkaufmann/-kauffrau oder vergleichbarem Berufsabschluss
Diese Gruppen dürfen sich unter den in der Verordnung genannten Voraussetzungen ohne IHK-Prüfung als zertifizierter Verwalter bezeichnen. Zusätzlich verlangt die Zertifizierung eine Fortbildungspflicht von 20 Stunden innerhalb von drei Jahren, um die Bezeichnung zu behalten.
Vermögenstrennung: warum das Verwalterkonto nie auf den Namen des Verwalters läuft
Der dritte Pflichtenkreis ist selten Thema in Eigentümerversammlungen, aber rechtlich einer der schärfsten: §27 Abs. 5 WEG verpflichtet den Verwalter, eingenommene Gelder von seinem eigenen Vermögen gesondert zu halten. Die Vorschrift lautet im Wortlaut: "Der Verwalter ist verpflichtet, eingenommene Gelder von seinem Vermögen gesondert zu halten. Die Verfügung über solche Gelder kann durch Vereinbarung oder Beschluss der Wohnungseigentümer mit Stimmenmehrheit von der Zustimmung eines Wohnungseigentümers oder eines Dritten abhängig gemacht werden."
In der Praxis bedeutet das: Hausgeldkonten müssen als offene Fremdgeldkonten oder WEG-Eigenkonten geführt werden — erkennbar für die Bank als Vermögen der Gemeinschaft, nicht des Verwalters. Ein klassisches Treuhandkonto auf den Namen des Verwalters gilt nach herrschender Meinung als nicht mehr zulässig, weil es im Fall der Insolvenz oder Pfändung des Verwalters angreifbar bleibt und die Eigentümer im schlimmsten Fall eine Drittwiderspruchsklage nach §771 ZPO führen müssten, um an ihr eigenes Geld zu kommen. Ein Verstoß gegen die Vermögenstrennung ist nicht nur ein Kündigungsgrund, sondern kann je nach Fallgestaltung auch strafrechtlich relevant werden (Untreue, §266 StGB).
Für Eigentümer und Beiräte lohnt sich deshalb eine konkrete Rückfrage bei der Verwalterauswahl oder -kontrolle: Läuft das Konto erkennbar auf den Namen der Gemeinschaft? Gibt es für jede Gemeinschaft ein eigenes Konto, oder werden mehrere Objekte über ein Sammelkonto verwaltet — was ebenfalls unzulässig wäre?
Jahresabrechnung und Vermögensbericht: die jährliche Rechenschaftspflicht nach §28 WEG
Der vierte Pflichtenkreis betrifft die jährliche Abrechnung. §28 WEG unterscheidet drei zusammenhängende, aber getrennte Instrumente:
- Wirtschaftsplan (§28 Abs. 1 WEG): die Eigentümer beschließen die Vorschüsse zur Kostentragung und zu den Rücklagen — die Grundlage für das laufende Hausgeld
- Jahresabrechnung (§28 Abs. 2 WEG): nach Ablauf des Kalenderjahres beschließen die Eigentümer über die Einforderung von Nachschüssen oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse — die Abrechnung der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben gegenüber dem Plan
- Vermögensbericht (§28 Abs. 4 WEG): der Verwalter hat nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht zu erstellen, der den Stand der Erhaltungsrücklage und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthält, und diesen jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen
Wichtig für die Praxis: Ein fester gesetzlicher Abgabetermin für die Jahresabrechnung existiert nicht, wohl aber die Pflicht zur zeitnahen Erstellung als Ausfluss ordnungsmäßiger Verwaltung. Bleibt eine Verwaltung dauerhaft im Rückstand, können Eigentümer per Beschluss eine Frist setzen oder organisatorische Konsequenzen ziehen. Bei einem Verwalterwechsel während des Jahres ist grundsätzlich der am 31. Dezember amtierende Verwalter für die Erstellung des Vermögensberichts verantwortlich — ein häufiger Streitpunkt bei Verwalterwechseln, den ein sauber dokumentiertes Übergabeprotokoll vermeidet.
Wie die vier Pflichtenkreise im Alltag zusammenwirken
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Verwalter beauftragt eigenständig die Reparatur eines defekten Treppenhauslichts (§27 Abs. 1 Nr. 1 WEG — untergeordnete Bedeutung). Die Rechnung wird vom WEG-Eigenkonto beglichen, nicht von einem Verwaltersammelkonto (§27 Abs. 5 WEG — Vermögenstrennung). In der nächsten Jahresabrechnung taucht die Position transparent unter den Instandhaltungskosten auf (§28 Abs. 2 WEG), und im Vermögensbericht wird sichtbar, dass die Erhaltungsrücklage entsprechend belastet wurde (§28 Abs. 4 WEG). Damit der Verwalter diese Aufgaben überhaupt professionell ausüben darf, muss er seit Juni 2024 den Sachkundenachweis erbracht haben (§26a i.V.m. §19 Abs. 2 Nr. 6 WEG) — oder unter eine der gesetzlichen Ausnahmen fallen.
// Demo IgeraFincas — Anfragen von Beiräten und Verwaltungsmitarbeitenden
Beiratsmitglied: Ist unser Verwalter verpflichtet, für jede Gemeinschaft ein eigenes Konto zu führen, oder reicht ein Sammelkonto?
IgeraFincas: Nach §27 Abs. 5 WEG muss der Verwalter eingenommene Gelder von seinem eigenen Vermögen gesondert halten. In der Praxis wird dafür überwiegend ein separates Konto je Gemeinschaft (offenes Fremdgeldkonto oder WEG-Eigenkonto) verlangt; ein Sammelkonto über mehrere Objekte gilt nicht als ordnungsmäßige Vermögenstrennung. Details zur konkreten Kontoführung Ihrer Gemeinschaft entnehmen Sie am besten dem letzten Vermögensbericht.
Neue Verwaltungsmitarbeiterin: Bis wann musste unser Verwalter den Sachkundenachweis vorlegen?
IgeraFincas: Verwalter, die bereits am 1. Dezember 2020 bestellt waren, galten bis zum 1. Juni 2024 kraft Übergangsregelung (§48 Abs. 4 WEG) als zertifiziert. Seit Ablauf dieser Frist gilt der Zertifizierungsanspruch der Eigentümer nach §19 Abs. 2 Nr. 6 WEG uneingeschränkt — außer es greift eine der gesetzlichen Ausnahmen nach §26a Abs. 2 WEG.
Häufig gestellte Fragen zu den Pflichten des WEG-Verwalters
Was darf der Verwalter ohne Beschluss der Eigentümerversammlung entscheiden?
Nach §27 Abs. 1 WEG darf der Verwalter eigenständig Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung ohne erhebliche finanzielle Verpflichtungen treffen sowie Maßnahmen, die zur Fristwahrung oder Abwendung eines Nachteils dringend erforderlich sind. Die Eigentümer können diesen Rahmen per Beschluss nach §27 Abs. 2 WEG erweitern oder einschränken, etwa durch eine feste Wertgrenze.
Muss jeder WEG-Verwalter den Sachkundenachweis nach §26a WEG haben?
Grundsätzlich ja, sofern nicht eine Ausnahme nach §26a Abs. 2 Nr. 4 WEG greift (z. B. Befähigung zum Richteramt, einschlägiges Hochschulstudium, Ausbildung zum Immobilienkaufmann). Der Anspruch der Eigentümer auf einen zertifizierten Verwalter ergibt sich aus §19 Abs. 2 Nr. 6 WEG und ist seit Ablauf der Übergangsfrist am 1. Juni 2024 uneingeschränkt durchsetzbar.
Darf das Verwalterkonto auf den Namen des Verwalters laufen?
Nein. §27 Abs. 5 WEG verlangt eine strikte Trennung von Eigentümervermögen und Verwaltervermögen. Klassische Treuhandkonten auf den Namen des Verwalters gelten nach überwiegender Auffassung als unzulässig; verlangt wird ein für die Gemeinschaft erkennbares Fremdgeld- oder Eigenkonto.
Gibt es eine gesetzliche Frist für die Erstellung der Jahresabrechnung?
Einen starren gesetzlichen Stichtag gibt es nicht, wohl aber die Pflicht zur zeitnahen Erstellung als Teil ordnungsmäßiger Verwaltung nach §28 WEG. Eigentümer können bei anhaltendem Verzug per Beschluss eine Frist setzen.
Was steht im Vermögensbericht, das nicht schon in der Jahresabrechnung steht?
Der Vermögensbericht nach §28 Abs. 4 WEG zeigt den Stand der Erhaltungsrücklage sowie eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens zu einem Stichtag — er ist ein Vermögensüberblick, während die Jahresabrechnung die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben des Jahres dokumentiert.
Beiräte und Eigentümer fragen ständig nach Kontoführung, Fristen und Zuständigkeiten?
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IgeraFincas kostenlos testenRedaktion Igera Solutions · Veröffentlicht am 09.08.2026 · Quellen: WEG (Wohnungseigentumsgesetz) in der seit 01.12.2020 geltenden Fassung (§§27, 26a, 28, 19, 48), Zertifizierte-Verwalter-Prüfungsverordnung (ZertVerwV) des Bundesjustizministeriums.