DSGVO in der Hausverwaltung: Welche Daten die Verwaltung über Eigentümer und Mieter verarbeiten darf
Eine Hausverwaltung verarbeitet täglich große Mengen personenbezogener Daten: Namen und Kontaktdaten der Wohnungseigentümer, Bankverbindungen für den Lastschrifteinzug des Hausgelds, Angaben zu Mietern in vermieteten Einheiten, Zahlungsrückstände und teils Videoaufnahmen aus dem Gemeinschaftseigentum. All das unterliegt der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Verstöße werden von den Datenschutzaufsichtsbehörden der Länder aktiv verfolgt, mit Bußgeldern bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes. Für eine WEG-Verwaltung mit mehreren hundert verwalteten Einheiten ist ein durchdachtes Datenschutzkonzept daher keine Kür, sondern Pflicht.
Verantwortlicher vs. Auftragsverarbeiter: Nach dem WEG-Reformgesetz 2020 ist die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) als teilrechtsfähige Personengesellschaft selbst Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Der bestellte Verwalter handelt als deren Vertreter (§ 9b WEG) und verarbeitet die Daten in ihrem Auftrag und in ihrer Verantwortung — er ist damit faktisch als verlängerter Arm der GdWE tätig, nicht als unabhängiger externer Auftragsverarbeiter. Diese Konstruktion ist in der Praxis nicht immer eindeutig und sollte im Verwaltervertrag ausdrücklich geregelt werden.
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Frist, innerhalb derer eine Datenpanne der zuständigen Aufsichtsbehörde gemeldet werden muss, wenn ein Risiko für die Rechte der Eigentümer oder Mieter besteht (Art. 33 DSGVO). Wird die Frist versäumt, kann dies bußgeldverschärfend wirken.
— Verordnung (EU) 2016/679, Art. 33
Welche personenbezogenen Daten verarbeitet die Hausverwaltung konkret?
Der Umfang der verarbeiteten Daten ist größer, als viele Verwaltungen zunächst annehmen:
- Stammdaten der Eigentümer: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Miteigentumsanteil
- Bankdaten für den SEPA-Lastschrifteinzug von Hausgeld und Sonderumlagen (IBAN, Mandatsreferenz)
- Daten zu Zahlungsrückständen und Mahnverfahren (wirtschaftlich sensible Informationen)
- Mieterdaten bei vermieteten Einheiten, soweit der Verwalter diese zur Kommunikation oder Betriebskostenabrechnung benötigt
- Videoaufnahmen aus Kamerasystemen im Gemeinschaftseigentum: Eingangsbereich, Tiefgarage, Fahrradkeller
- Daten von Beschäftigten der Gemeinschaft: Hausmeister, Reinigungskräfte (vollständiges Beschäftigungsverhältnis)
- Protokolle und Beschlusssammlung mit personenbezogenen Angaben zu einzelnen Eigentümern (§ 24 Abs. 7 WEG)
- Gesundheitsdaten in Einzelfällen: bauliche Veränderungen zur Herstellung von Barrierefreiheit (§ 20 Abs. 2 WEG)
Welche Rechtsgrundlage gilt für welche Datenverarbeitung?
Nicht jede Verarbeitung braucht eine Einwilligung — die meisten Kernaufgaben der Hausverwaltung stützen sich auf andere Rechtsgrundlagen der DSGVO:
- Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Hausgeldeinzug, Betriebskostenabrechnung, Kommunikation mit Eigentümern über den Verwaltervertrag bzw. die Bestellung nach § 26 WEG.
- Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Führung der Beschlusssammlung, steuerliche Aufbewahrungspflichten (Abgabenordnung), Auskunftspflichten gegenüber Behörden.
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Videoüberwachung von Gemeinschaftseigentum zur Prävention von Vandalismus und Diebstahl — allerdings nur nach sorgfältiger Interessenabwägung und mit Beschluss der Eigentümerversammlung.
- Erhaltungsrücklage und Beschlussdokumentation: Zahlungsflüsse und Beschlüsse zur Rücklage nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG müssen individuell den Eigentümern zugeordnet dokumentiert werden — auch das ist eine gesetzlich veranlasste Verarbeitung.
Videoüberwachung im Gemeinschaftseigentum: die vier zentralen Anforderungen
Kameras in Eingangsbereichen, Tiefgaragen oder Kellerräumen zählen zu den datenschutzrechtlich sensibelsten Themen in der WEG-Praxis und sind ein häufiger Streitpunkt zwischen Eigentümern. Die Anforderungen im Überblick:
- Beschluss der Eigentümerversammlung erforderlich: Die Installation einer Videoüberwachungsanlage im Gemeinschaftseigentum bedarf grundsätzlich eines mehrheitlichen Beschlusses (§ 20 WEG als bauliche Veränderung bzw. § 19 Abs. 1 WEG als Verwaltungsmaßnahme, je nach Ausgestaltung). Der Verwalter darf eine Anlage nicht eigenmächtig installieren.
- Erfassung ausschließlich des Gemeinschaftseigentums: Die Kameras dürfen keine privaten Räume, Balkone oder Wohnungseingänge einzelner Eigentümer erfassen, sondern nur tatsächlich gemeinschaftlich genutzte Flächen.
- Deutlich sichtbare Hinweisschilder mit Angaben zum Verantwortlichen an allen überwachten Zugängen, wie es Art. 13 DSGVO für die Informationspflicht vorschreibt.
- Begrenzte Speicherdauer: Die DSGVO selbst nennt keine feste Frist, doch nach ständiger Aufsichtspraxis gilt eine Löschung nach spätestens 48 bis 72 Stunden als angemessen, sofern die Aufnahmen nicht zur Aufklärung eines konkreten Vorfalls benötigt werden.
- Zugriffsbeschränkung: Nur der Verwalter oder ausdrücklich benannte Personen dürfen auf die Aufzeichnungen zugreifen — dokumentiert und nachvollziehbar.
Welche konkreten Pflichten hat der Verwalter darüber hinaus?
- Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO): Zweck, Kategorien betroffener Personen, Empfänger und Löschfristen für jede Verarbeitung dokumentieren.
- Informationspflicht (Art. 13-14 DSGVO): bei Aufnahme der Geschäftsbeziehung transparent machen, wer Daten zu welchem Zweck verarbeitet.
- Auftragsverarbeitungsverträge (Art. 28 DSGVO): jede Hausverwaltungssoftware und jeder Cloud-Anbieter mit Zugriff auf personenbezogene Daten benötigt einen schriftlichen AV-Vertrag.
- Betroffenenrechte: Anträge auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung sind innerhalb eines Monats zu beantworten (Art. 12-22 DSGVO). Ein Zahlungsrückstand rechtfertigt keine Verweigerung.
- Meldung von Datenpannen innerhalb von 72 Stunden an die Landesdatenschutzbehörde bei Risiko für Betroffene (Art. 33-34 DSGVO).
- Zertifizierter Verwalter (§ 26a WEG): Seit Dezember 2023 können Eigentümer einen IHK-zertifizierten Verwalter verlangen; dazu zählt fundierte Kenntnis der Datenschutzpflichten.
| Verarbeitung | Rechtsgrundlage | Typische Speicherdauer |
|---|---|---|
| Hausgeldeinzug (SEPA) | Art. 6 Abs. 1 lit. b | Dauer der Verwaltung |
| Beschlusssammlung | Art. 6 Abs. 1 lit. c | Dauerhaft (§ 24 Abs. 7 WEG) |
| Videoüberwachung | Art. 6 Abs. 1 lit. f | 48-72 Std. (Regelfall) |
| Mieterdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b/f | Mietdauer + 3 Jahre |
Beispiel aus der Praxis
Frage eines Eigentümers:
"Kann ich die Aufnahmen der Tiefgaragenkamera vom letzten Dienstag anfordern, weil mein Fahrrad beschädigt wurde?"
Antwort der Verwaltung:
Ist ein konkreter Vorfall (Sachbeschädigung) glaubhaft dargelegt, kann die Löschfrist ausnahmsweise ausgesetzt und die betreffende Sequenz gesichert werden. Der Zugriff erfolgt nur durch den Verwalter, die Weitergabe an den Antragsteller nur in dem für die Aufklärung erforderlichen Umfang und unter Wahrung der Rechte Dritter, die ebenfalls auf der Aufnahme zu sehen sind.
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- Die GdWE ist Verantwortliche im Sinne der DSGVO; der Verwalter handelt gemäß § 9b WEG in ihrem Namen und ihrer Verantwortung.
- Kernpflichten: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflicht, AV-Verträge mit Software-Anbietern, Beantwortung von Betroffenenanfragen innerhalb eines Monats, Meldung von Datenpannen binnen 72 Stunden.
- Videoüberwachung: Versammlungsbeschluss + Hinweisschilder + kurze Speicherfrist (48-72 Std. als Richtwert) + reine Erfassung von Gemeinschaftsflächen.
- Größte Risiken: eigenmächtige Kamerainstallation ohne Beschluss, überlange Speicherfristen und fehlende AV-Verträge mit externen Dienstleistern.
Häufig gestellte Fragen
Darf der Verwalter Namen säumiger Eigentümer im Aushang veröffentlichen?
Nein. Die öffentliche Bekanntgabe von Zahlungsrückständen am Schwarzen Brett verstößt gegen den Grundsatz der Datenminimierung und stellt eine unzulässige Verarbeitung wirtschaftlich sensibler Daten dar. Zahlungsrückstände dürfen im Rahmen der Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung thematisiert und in der Beschlusssammlung dokumentiert werden, jedoch nicht öffentlich für Dritte einsehbar gemacht werden.
Braucht die Eigentümergemeinschaft einen Datenschutzbeauftragten?
In der Regel nicht. Die Pflicht nach § 38 BDSG greift erst ab mindestens 20 ständig mit automatisierter Datenverarbeitung befassten Personen oder bei umfangreicher Verarbeitung sensibler Daten. Eine durchschnittliche WEG erreicht diese Schwelle nicht — eine große Hausverwaltungsfirma mit vielen Mitarbeitenden kann sie jedoch überschreiten.
Was passiert bei einer Datenpanne mit den Bankdaten der Eigentümer?
Der Verwalter muss die zuständige Landesdatenschutzbehörde innerhalb von 72 Stunden nach Kenntniserlangung informieren, sofern ein Risiko für die Rechte der Betroffenen besteht (Art. 33 DSGVO) — bei IBAN-Daten mit Betrugspotenzial ist dies praktisch immer der Fall. Bei hohem Risiko müssen zusätzlich die betroffenen Eigentümer direkt benachrichtigt werden (Art. 34 DSGVO).
Artikel erstellt vom Redaktionsteam von Igera Solutions. Basierend auf der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) in der seit dem WEG-Reformgesetz 2020 geltenden Fassung, Stand Juli 2026. Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.