Quién elige entre ONP y AFP, y cuándo

La elección entre el Sistema Nacional de Pensiones (ONP) y el Sistema Privado de Pensiones (AFP) corresponde al trabajador, no al empleador. En general, un trabajador que ingresa por primera vez a un empleo formal debe optar por uno de los dos sistemas dentro de un plazo desde su incorporación a la planilla; si no comunica una elección expresa, suele aplicarse una afiliación por defecto según las reglas vigentes en ese momento. El empleador, por su parte, tiene la obligación de informar al nuevo trabajador sobre ambos sistemas antes de que este decida.

Un trabajador ya afiliado a una AFP puede, bajo ciertas condiciones, traspasarse a otra AFP o —en supuestos específicos regulados— desafiliarse hacia la ONP. Estos procesos tienen requisitos y plazos propios que cambian con cierta frecuencia, por lo que el rol práctico de la gestoría suele limitarse a verificar en qué sistema y con qué AFP está afiliado cada trabajador, y a aplicar correctamente esa afiliación en la planilla, sin asesorar la decisión de fondo del trabajador.

Impacto práctico en la gestión de planillas

Para un despacho de gestoría que administra planillas de múltiples clientes, estas diferencias se traducen en tareas concretas y recurrentes:

• Cálculo separado por concepto: el aporte a ESSALUD se calcula y contabiliza como costo del empleador; los aportes a ONP o AFP se calculan como descuento al trabajador. Mezclar ambos conceptos en la planilla es un error frecuente en empresas que gestionan la nómina sin apoyo especializado.
• Identificación correcta del sistema pensionario: antes de procesar cualquier planilla nueva, hay que confirmar si el trabajador está en la ONP o en qué AFP concreta, porque cada AFP puede tener condiciones distintas (comisión, seguro) que afectan el monto neto a transferir.
• Plazos de declaración y pago: tanto los aportes a ESSALUD como los pensionarios se declaran y pagan a través de la planilla electrónica (PLAME) dentro de los plazos establecidos por el cronograma de obligaciones tributarias, que varía según el último dígito del RUC del empleador.
• Trabajadores con pluriempleo o situaciones especiales: casos de trabajadores con más de un empleador, remuneraciones variables o incorporaciones a mitad de mes exigen prorrateos y verificaciones adicionales que conviene documentar bien para evitar observaciones posteriores.

Errores comunes al gestionar estos aportes

• Asumir que el trabajador paga ESSALUD: es un error de concepto habitual en empresas pequeñas sin gestoría. El aporte a ESSALUD nunca se descuenta de la remuneración del trabajador; es un costo laboral íntegro del empleador.
• No verificar la AFP exacta del trabajador: declarar o pagar aportes pensionarios a una AFP distinta de la que corresponde genera observaciones, demoras en la regularización y, en ocasiones, intereses o moras administrativas.
• Aplicar porcentajes desactualizados: las tasas de aporte y las comisiones de las AFP pueden ajustarse con el tiempo, y no siempre de forma sincronizada entre sistemas. Trabajar con cifras memorizadas de años anteriores, sin confirmar las vigentes, es una fuente frecuente de errores en planilla.
• No informar al trabajador nuevo sobre la elección ONP/AFP: omitir esta información al incorporar a un trabajador puede derivar en una afiliación por defecto no deseada y en reclamos posteriores.
• Retrasar la declaración en PLAME: el incumplimiento de plazos genera moras e intereses tanto en los aportes de ESSALUD como en los pensionarios, con impacto directo en la relación del despacho con el cliente.

Un apunte importante sobre cifras y plazos

Las cifras del cuadro (9% EsSalud, 13% ONP, 10% aporte al fondo AFP) son las tasas generales. La comisión y la prima de seguro de cada AFP se ajustan periódicamente y cambian entre administradoras: confírmelas con la SBS, la ONP y la SUNAT antes de aplicar cualquier porcentaje en una planilla real, o con un contador colegiado.

Preguntas frecuentes

Cómo ayuda Igera en este proceso

Una gestoría que lleva planillas de decenas de empresas necesita tener a mano, de forma rápida, qué normativa y qué procedimiento interno aplica a cada caso: afiliación de un trabajador nuevo, verificación de una AFP, plazos de declaración en PLAME o criterios internos del despacho para casos especiales. Igera permite centralizar esa documentación —procedimientos internos, checklists de la gestoría, normativa de referencia que el equipo ya ha recopilado— y consultarla con respuestas que citan la fuente exacta del documento cargado, en lugar de depender de la memoria de cada persona del equipo. No sustituye la verificación de tasas y plazos vigentes en las fuentes oficiales (SUNAT, ONP, SBS), y como toda herramienta basada en documentos propios, su utilidad depende de que esos documentos estén actualizados y bien cargados.