Com Donar Suport 24/7 a 500 Propietaris sense Ampliar l'Equip
Per Equip IgeraSolutions · Actualitzat maig 2026 · 9 min
Un despatx mitjà gestiona entre 20 i 50 comunitats amb 300 a 800 propietaris. Això representa entre 40 i 120 consultes setmanals — telèfon, WhatsApp, correu electrònic, portal web. La major part arriben fora de l'horari laboral o en moments de pic (junta anual, derrames, canvi d'empresa de manteniment). Contractar un altre administratiu costa entre 22.000 i 28.000€ anuals. Automatitzar costa menys de 3.000€ l'any. Aquesta guia explica com.
73%
"El 73% de les consultes que rep un administrador de finques són preguntes repetitives que ja tenen resposta als documents de la comunitat: estatuts, actes, pressupost, LPH. Són preguntes que no requereixen criteri professional — només cerca i comunicació."
— Estudi de productivitat en despatxos d'administració de finques, CAFPE 2025
El cost real de respondre manualment
Un administratiu tarda una mitjana de 8 minuts per respondre una consulta de propietari: llegir el missatge, cercar la informació a l'expedient, redactar la resposta i enviar-la. Si el despatx rep 60 consultes per setmana, això suposa 8 hores setmanals dedicades a respondre — l'equivalent d'un dia complet de treball.
| Comunitats | Consultes/setmana | Hores/setmana | Cost anual (22€/h) |
|---|---|---|---|
| 15 | ~30 | 4h | ~4.600€ |
| 30 | ~60 | 8h | ~9.200€ |
| 50 | ~100 | 13h | ~15.000€ |
| 80 | ~160 | 21h | ~24.000€ |
Aquests costos no inclouen el temps perdut per interrupcions, l'impacte en la concentració per a tasques complexes, ni les consultes que arriben fora d'horari i queden sense resposta fins al dia següent.
Quines consultes es poden automatitzar (i quines no)
La clau és distingir entre consultes documentals (que ja tenen resposta als documents) i consultes que requereixen criteri professional.
✅ Automatitzables (73%)
- Quan és la propera junta
- Què diuen els estatuts sobre X
- Si es pot fer una obra al pis
- Quòrum necessari per a X acord
- Termini per impugnar un acord
- Estat de la derrama aprovada
- Qui pot votar i qui no
- Com sol·licitar el certificat de deute
❌ Requereixen criteri (27%)
- Conflictes entre propietaris
- Negociació amb morosos
- Decisions sobre proveïdors
- Valoració d'obres urgents
- Reclamacions a l'assegurança
- Assessorament jurídic específic
- Situacions excepcionals
Com implementar suport 24/7 en 5 passos
Centralitza els documents de cada comunitat
Estatuts, reglaments interns, actes dels últims 3 anys, pressupost vigent i contractes de serveis actius. Són els documents que el sistema utilitzarà per respondre. Si no estan digitalitzats, aquest és el primer pas.
Tria una eina RAG específica per a finques
Un chatbot genèric (ChatGPT, Copilot) no coneix els documents de les teves comunitats ni la LPH. Necessites una solució que indexi els teus documents específics i la normativa aplicable, i que citi les fonts a cada resposta per evitar al·lucinacions.
Configura els canals d'accés
L'ideal és oferir almenys dos canals: widget web (integrat al portal de la comunitat o a la web del despatx) i WhatsApp Business. Els propietaris utilitzen WhatsApp de forma massiva i les consultes fora d'horari arriben principalment per aquest canal.
Defineix les regles d'escalament
Configura quins tipus de consultes el sistema ha de marcar com "requereix atenció humana" i com es notifica l'equip. El més pràctic: notificació per correu o WhatsApp amb el resum de la consulta, perquè l'administratiu reprengui la conversa amb context complet.
Revisa el panell d'analítica setmanalment
Identifica les preguntes que el sistema no ha pogut respondre bé — són candidates a afegir més documentació o crear respostes predefinides. Amb el temps, la taxa d'automatització augmenta del 60% inicial fins al 80-85%.
Com ho fa IgeraFincas a la pràctica
Quant costa i quant s'estalvia?
| Concepte | Sense automatització | Amb IgeraFincas |
|---|---|---|
| Cost d'atenció (30 comunitats) | ~9.200€/any | ~2.400€/any |
| Consultes respostes fora d'horari | 0% | 100% |
| Temps fins a la primera resposta | Fins a 24h laborables | 3 segons |
| Satisfacció de propietaris | Mitjana-baixa | Alta (resposta immediata + font citada) |
| Capacitat d'escalar (afegir comunitats) | Limitada per l'equip | Sense límit |
En resum
- El 73% de les consultes de propietaris són automatitzables — ja tenen resposta als documents
- El cost de respondre manualment 30 comunitats és de ~9.200€/any en temps d'equip
- L'automatització costa menys de 3.000€/any i respon en 3 segons, 24/7
- La clau: una eina que citi les fonts — no un chatbot genèric que al·lucina
- Implementació en menys de 24 hores: puja els documents, activa els canals, llesta
- El despatx pot escalar sense contractar: passar de 30 a 60 comunitats sense ampliar equip
Quantes hores perds aquesta setmana responent veïns?
IgeraFincas automatitza el 73% de les consultes en menys de 24h de configuració. Sense targeta de crèdit. Sense contractes anuals.
Prova gratis 14 dies →Preguntes freqüents sobre suport automatitzat en finques
Es legal utilitzar IA per respondre consultes de propietaris?
Sí. El RGPD i la normativa espanyola permeten l'ús d'IA per respondre consultes de caràcter documental. La clau és que el sistema indiqui clarament que és una resposta automatitzada quan es tracti d'informació que podria afectar drets del propietari. Per a decisions rellevants, l'administrador sempre intervé.
Que passa si la IA dona una resposta incorrecta?
Un sistema RAG ben configurat només respon amb informació que troba als documents indexats i cita la font. Si no troba la resposta, ho diu i escala a l'equip. El risc de resposta incorrecta és molt més alt amb un chatbot genèric (ChatGPT) que no té accés als documents reals.
Quant de temps es tarda a configurar el sistema per a 30 comunitats?
Amb IgeraFincas, el procés d'onboarding per a 30 comunitats pren entre 4 i 8 hores de treball: pujar els documents de cada comunitat, verificar que el sistema els indexa correctament i configurar els canals d'accés (widget web i WhatsApp). El sistema és operatiu en menys de 24 hores.