IgeraCorredories per al Llibre Registre de Clients
La Llei 26/2006 de mediació d'assegurances obliga cada corredoria a mantenir un registre documentat de clients, pòlisses i informació precontractual. IgeraCorredories indexa aquesta documentació i respon consultes internes citant sempre el document i la data exactes, sense substituir el registre oficial de la corredoria.
24/7
accés a la documentació de client indexada per a l'equip intern
100%
de respostes citen el document i la data exactes
0
expedients dispersos entre carpetes sense classificar
48h
per indexar la cartera documental completa de la corredoria
Per què el llibre registre de clients és una càrrega documental constant
La Llei 26/2006, de 17 de juliol, de mediació d'assegurances i reassegurances privades, i el seu reglament de desplegament (Reial decret 764/2010) exigeixen que corredors i corredories mantinguin un registre de la seva activitat mediadora: quines pòlisses s'han intermediat per a cada client, amb quina companyia, en quina data, i quina documentació precontractual —incloent-hi la nota d'informació prèvia sobre el producte d'assegurances— s'ha lliurat abans de cada contractació. Aquesta obligació no és puntual: s'actualitza contínuament amb cada alta, renovació, modificació o cancel·lació de pòlissa.
En la pràctica, aquesta documentació sol quedar repartida entre el sistema de gestió (GIS) de la corredoria, carpetes d'arxiu digital i, en molts casos, correus electrònics o comunicacions soltes amb el client. Quan cal justificar davant un client, un auditor intern o la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones (DGSFP) quina informació es va facilitar i quan, la reconstrucció manual d'aquest historial pot consumir hores per a un sol expedient.
IgeraCorredories no crea ni substitueix el llibre registre oficial que la corredoria ja ha de portar conforme a la normativa. Indexa la documentació que la corredoria genera i conserva —pòlisses, notes informatives, comunicacions de renovació— i permet consultar-la mitjançant llenguatge natural, citant sempre el document i la data d'origen, perquè el temps de resposta interna passi de minuts o hores a segons.
Com funciona IgeraCorredories per al registre de clients
Ingesta de la documentació de client i pòlissa
La corredoria connecta o puja la documentació que ja forma part del seu llibre registre: pòlisses, notes d'informació prèvia, comunicacions de renovació i modificacions contractuals. IgeraCorredories processa cada document i el vincula al client i a la pòlissa corresponents.
Vinculació client–historial documental
Cada client queda associat al conjunt de documents que li corresponen: pòlisses vigents, pòlisses cancel·lades, dates de contractació i renovació, i documentació precontractual lliurada. Aquesta vinculació evita barrejar informació d'expedients diferents.
Resposta amb citació de font i data
Davant una pregunta interna com "quan es va lliurar la nota d'informació prèvia a aquest client i sobre quin producte", el sistema retorna el document exacte i la data, en lloc que el tramitador hagi de rebuscar entre carpetes o correus.
Registre d'ús per a traçabilitat
IgeraCorredories manté un registre de quina font documental s'ha citat en cada consulta i quan, aportant una capa addicional de traçabilitat sobre l'ús intern de la documentació del client, sense substituir les obligacions pròpies del llibre registre oficial.
Casos d'ús reals sobre documentació de clients
Un client reclama no haver rebut informació sobre una exclusió
Un client planteja que no se li va informar d'una exclusió abans de contractar. Un tramitador consulta IgeraCorredories, que localitza la nota d'informació prèvia lliurada en el moment de la contractació i la data exacta de lliurament, permetent respondre amb el document concret en lloc de dependre de la memòria de qui va gestionar l'alta.
Auditoria interna prèvia a una inspecció
Abans d'una revisió de compliment, el responsable de la corredoria necessita verificar que un grup de clients té la documentació precontractual completa. IgeraCorredories permet consultar ràpidament quins documents consten per a cada client i detectar expedients amb documentació incompleta que calgui completar abans de la revisió.
Traspàs de cartera entre tramitadors
Quan un tramitador assumeix la cartera d'un company que deixa la corredoria, necessita entendre ràpidament l'historial de cada client. IgeraCorredories li permet preguntar directament pel que necessita saber d'un expedient concret, citant els documents d'origen, en lloc d'haver de revisar carpeta per carpeta.
Renovació de pòlissa amb condicions modificades
Un client pregunta si les condicions de la seva pòlissa han canviat respecte a l'any anterior. IgeraCorredories localitza les dues versions del condicionat vinculades al seu historial i permet al tramitador comparar-les citant les dates de cada versió, en lloc de confiar en el record de si hi va haver canvis.
Confiança i compliment normatiu
La Llei 26/2006, de mediació d'assegurances i reassegurances privades, i el seu reglament de desplegament exigeixen que la corredoria mantingui un registre de la seva activitat mediadora i de la documentació precontractual lliurada a cada client, sota la supervisió de la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones (DGSFP). IgeraCorredories dona suport a aquesta obligació indexant la documentació que la corredoria ja gestiona, però no substitueix el llibre registre oficial ni el sistema de gestió (GIS) que la corredoria manté per complir amb aquesta normativa.
La Directiva de Distribució d'Assegurances (IDD, Directiva UE 2016/97), transposada a l'ordenament espanyol pel Reial decret llei 3/2020, reforça els deures de transparència i d'informació precontractual, i requereix poder acreditar quina informació es va facilitar al client i quan. IgeraCorredories manté un registre de quina font documental s'ha citat en cada resposta interna, aportant una capa de traçabilitat addicional que complementa —sense substituir— les obligacions de registre pròpies de la corredoria.
Tota la documentació i dades de client es processen xifrades i s'emmagatzemen en servidors ubicats a la UE, conforme al RGPD. Cada corredoria opera en un entorn aïllat (multi-tenant): les dades d'una corredoria mai són accessibles des d'una altra. La determinació dels terminis exactes de conservació documental i el compliment formal del llibre registre segueixen sent responsabilitat de la corredoria i del seu assessorament legal.
Preguntes freqüents — Llibre registre de clients
Què és exactament el llibre registre de clients que exigeix la normativa de mediació d'assegurances?
El llibre registre de clients és el registre documental que tota corredoria d'assegurances ha de mantenir sobre cadascun dels seus clients, en compliment de la Llei 26/2006, de 17 de juliol, de mediació d'assegurances i reassegurances privades, i del seu reglament de desplegament. Ha de recollir, entre altres qüestions, les pòlisses intermediades per a cada client, les modificacions contractuals, la data de cada operació i la documentació precontractual lliurada. IgeraCorredories no és el registre oficial que la corredoria ha de portar, sinó una capa d'accés RAG sobre la documentació que la corredoria ja gestiona, que permet consultar i citar aquesta informació de manera immediata quan un tramitador o un client ho necessita.
IgeraCorredories substitueix el llibre registre de clients que porta actualment la corredoria?
No. IgeraCorredories no substitueix el llibre registre oficial ni el sistema de gestió (GIS) que la corredoria utilitza per complir les seves obligacions davant la Dirección General de Seguros y Fondos de Pensiones (DGSFP). El que fa és indexar la documentació que ja forma part d'aquest registre —pòlisses, notes d'informació prèvia, comunicacions amb el client— perquè es pugui consultar mitjançant llenguatge natural i obtenir sempre la font exacta, en lloc de rebuscar manualment entre carpetes o expedients.
Quina informació sobre cada client exigeix mantenir la Llei 26/2006 i com l'organitza IgeraCorredories?
La Llei 26/2006 i el seu reglament de desplegament (Reial decret 764/2010) requereixen que la corredoria conservi, com a mínim, la identificació del client, les pòlisses mediades amb la seva companyia i producte, les dates de contractació i renovació, i la documentació precontractual lliurada abans de cada operació. IgeraCorredories vincula cadascuna d'aquestes dades al client concret, de manera que una consulta com "quines pòlisses té contractades aquest client i quan es va lliurar la nota d'informació prèvia" es respon citant el document i la data exactes, sense dependre que el tramitador recordi on es va arxivar cada peça.
Quant de temps cal conservar la documentació del llibre registre de clients?
La normativa de mediació d'assegurances i la normativa general de prevenció de blanqueig de capitals apliquen terminis de conservació documental que, en la pràctica habitual del sector, se solen situar entorn dels deu anys des de la finalització de la relació amb el client, encara que el termini exacte pot variar segons el tipus de document i l'evolució normativa. IgeraCorredories no determina ni imposa aquest termini —és una decisió de compliment que correspon a la corredoria i al seu assessorament legal— però manté indexada i localitzable la documentació que la corredoria decideixi conservar, evitant que quedi dispersa o sense classificar.
Com ajuda IgeraCorredories si la DGSFP o un client sol·licita justificar quina informació se li va facilitar i quan?
IgeraCorredories manté un registre de quina font documental s'ha citat en cada resposta i en quina data, de manera que la corredoria pot recuperar amb rapidesa quin document —condicionat, nota d'informació prèvia, comunicació de renovació— es va utilitzar per respondre a un client concret en un moment determinat. Això no elimina l'obligació de la corredoria de mantenir el seu propi llibre registre conforme a la Llei 26/2006, però hi aporta una capa de traçabilitat addicional sobre l'ús que s'ha fet d'aquella documentació de cara a l'atenció al client.
Què passa quan un client cancel·la una pòlissa o deixa de ser client de la corredoria?
Quan una pòlissa es cancel·la o finalitza la relació amb un client, la corredoria actualitza l'estat corresponent al seu sistema de gestió, i IgeraCorredories reflecteix aquest canvi perquè les consultes futures no citin cobertures ja no vigents. La documentació històrica es manté indexada mentre la corredoria decideixi conservar-la d'acord amb els seus terminis de conservació legal, però deixa de mostrar-se com a informació de pòlissa activa.
Com queda protegida la informació personal dels clients dins del llibre registre gestionat per IgeraCorredories?
Tota la documentació i les dades de client es processen xifrades i s'emmagatzemen en servidors ubicats a la UE, conforme al RGPD i a la normativa de protecció de dades aplicable a la mediació d'assegurances. Cada corredoria opera en un entorn aïllat (multi-tenant): les dades d'una corredoria mai són accessibles des d'una altra, i l'accés a la informació de cada client queda limitat a qui la corredoria autoritzi.
Ordena la documentació de clients de la teva corredoria
IgeraCorredories s'implementa en 48 hores per corredoria. La documentació de cada client queda indexada i disponible per a l'equip intern, citant sempre el document i la data d'origen.
Sol·licitar demo per a la meva corredoria →