WEG-Gesetz · Verwalterbestellung und -wechsel
Verwalterbestellung und Abberufung: WEG-Verwalter wechseln
Seit der WEG-Reform 2020 hat jeder Wohnungseigentümer grundsätzlich einen Anspruch auf Bestellung eines zertifizierten Verwalters, und die Abberufung ist seither jederzeit durch einfachen Mehrheitsbeschluss möglich — ein wichtiger Grund ist dafür nicht mehr nötig. Dieser Systemwechsel hat den Verwalterwechsel von einem oft langwierigen Konfliktfall zu einem planbaren Verwaltungsvorgang gemacht. Wer die Regeln zur Bestellung, Abberufung und praktischen Übergabe kennt, vermeidet die typischen Reibungsverluste beim Wechsel.
Die Abberufung des WEG-Verwalters ist seit der Reform jederzeit möglich — ohne wichtigen Grund
Vor 2020 musste eine vorzeitige Abberufung oft mit einem wichtigen Grund begründet werden, was Streitigkeiten vor Gericht nach sich zog. Heute genügt ein einfacher Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung, unabhängig vom Grund. Die Kündigungsfristen aus dem Verwaltervertrag bleiben davon aber unberührt.
Die WEG-Reform, in Kraft seit dem 1. Dezember 2020, hat die Rolle des Verwalters neu geordnet. Zwei Neuerungen prägen seither die Bestellung: der Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter (§26a WEG) und die Vereinfachung der Beschlussfassung. Die Bestellung eines Verwalters erfolgt weiterhin durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung — neu ist, dass jeder einzelne Eigentümer gegenüber der Gemeinschaft grundsätzlich verlangen kann, dass nur ein zertifizierter Verwalter bestellt wird.
Zertifiziert ist ein Verwalter nach §26a Abs. 2 WEG, wenn er vor einer Industrie- und Handelskammer (IHK) durch eine Prüfung nachgewiesen hat, dass er über die erforderlichen rechtlichen, kaufmännischen und technischen Kenntnisse verfügt. Für die Zertifizierungspflicht galt eine Übergangsregelung, die zeitversetzt in Kraft trat — bestehende Verwalterverträge und bestimmte Berufsqualifikationen waren zunächst von der Pflicht ausgenommen. Da sich Übergangsfristen und Ausnahmetatbestände in der Praxis als komplex erweisen und der genaue Umsetzungsstand je nach Bestellungszeitpunkt variiert, sollte der aktuelle Stand im Einzelfall stets anhand der Prüfungsordnung der zuständigen IHK sowie des aktuellen Gesetzestextes verifiziert werden.
Was bei der Bestellung zu beachten ist
- Die Bestellung erfolgt durch einfachen Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung, sofern die Gemeinschaftsordnung nichts anderes vorsieht
- Bestellung (Organstellung) und Verwaltervertrag (schuldrechtliches Verhältnis) sind rechtlich getrennt zu behandeln — beide sollten in der Praxis parallel beschlossen werden
- Die maximale Bestelldauer beträgt in der Regel bis zu fünf Jahre, bei der erstmaligen Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum bis zu drei Jahre
- Eigentümer können die Zertifizierung des Verwalters als Bestellvoraussetzung verlangen — die konkrete Reichweite und etwaige Ausnahmen sollten anhand der aktuellen IHK-Prüfungsordnung geprüft werden
Der wohl praxisrelevanteste Punkt der WEG-Reform für den Verwalterwechsel betrifft die Abberufung. Vor 2020 war eine vorzeitige Abberufung während der laufenden Bestellzeit häufig an einen wichtigen Grund geknüpft — etwa grobe Pflichtverletzungen, Untreue oder fehlendes Vertrauen aus nachvollziehbaren Gründen. Diese Hürde führte in der Praxis oft zu langwierigen Auseinandersetzungen, wenn eine Gemeinschaft mit ihrem Verwalter unzufrieden war, aber kein eindeutiges Fehlverhalten nachweisen konnte.
Mit der Reform wurde dieses System grundlegend geändert: Die Abberufung des Verwalters ist seither jederzeit durch einfachen Mehrheitsbeschluss möglich, ohne dass ein wichtiger Grund vorliegen muss. Die Eigentümerversammlung kann also aus reiner Unzufriedenheit, wegen eines besseren Angebots eines anderen Verwaltungsunternehmens oder aus strategischen Erwägungen die Abberufung beschließen. Dieser Systemwechsel — weg vom Schutz des Verwalters hin zur freien Entscheidungsmacht der Eigentümer — gilt als eine der wichtigsten Änderungen des Reformgesetzes.
Abberufung und Verwaltervertrag sind zu trennen
Wichtig ist die Unterscheidung zwischen der Abberufung als Organbestellung und der Kündigung des zugrundeliegenden Verwaltervertrags. Die Abberufung selbst wirkt sofort mit dem Beschluss. Der Verwaltervertrag hingegen läuft in der Regel gemäß seinen eigenen Kündigungsfristen weiter, endet aber spätestens sechs Monate nach der Abberufung — diese gesetzliche Frist soll sicherstellen, dass die Gemeinschaft ausreichend Zeit für einen geordneten Übergang hat, auch wenn ein sofortiger Wechsel gewünscht ist. Vertragliche Sonderregelungen und ein außerordentliches Kündigungsrecht bei wichtigem Grund bleiben davon unberührt.
Der praktische Ablauf eines Verwalterwechsels
Ist die Abberufung beschlossen und ein neuer Verwalter bestellt, beginnt die eigentliche Herausforderung: die Übergabe. Ein geordneter Wechsel läuft typischerweise in mehreren Schritten ab.
| Schritt |
Inhalt |
| 1. Übergabe der Verwaltungsunterlagen |
Der bisherige Verwalter ist verpflichtet, sämtliche die Gemeinschaft betreffenden Unterlagen herauszugeben: Protokolle, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, Beschlusssammlung, Verträge mit Dienstleistern, Versicherungspolicen und technische Dokumentation |
| 2. Übertragung der Konten |
Gemeinschaftskonten (Girokonto und Rücklagenkonto) müssen auf den neuen Verwalter als Verfügungsberechtigten umgestellt werden; der bisherige Verwalter legt zugleich Rechenschaft über die geführten Konten ab |
| 3. Informationspflichten |
Der alte Verwalter muss den neuen über laufende Verfahren, offene Forderungen, anstehende Instandhaltungsmaßnahmen und bekannte Streitpunkte informieren, damit keine Wissenslücke entsteht |
| 4. Benachrichtigung Dritter |
Versorger, Versicherungen, Handwerksbetriebe und Behörden werden über den neuen Ansprechpartner informiert, um Zahlungs- und Kommunikationsunterbrechungen zu vermeiden |
Häufige Fehler beim Verwalterwechsel
- Die Gemeinschaft beschließt die Abberufung, ohne zugleich die Kündigung des Verwaltervertrags zu regeln — beide sollten idealerweise im selben Beschluss adressiert werden
- Der Zeitpunkt der Kontoübertragung wird nicht klar festgelegt, was zu einer Phase führt, in der niemand über die Gemeinschaftsgelder verfügen kann
- Unterlagen werden nur teilweise oder verspätet übergeben, sodass der neue Verwalter zu Beginn ohne vollständige Historie arbeiten muss
- Die Zertifizierung des neuen Verwalters wird nicht überprüft, obwohl sie inzwischen als Qualitätsstandard gilt und teils Bestellvoraussetzung ist
- Eigentümer verwechseln die Abberufung (jederzeit per Mehrheitsbeschluss möglich) mit der Vertragsbeendigung (an Fristen gebunden) und erwarten einen sofortigen vollständigen Wechsel
Praktische Auswirkungen für Eigentümer und Beiräte
Für Eigentümergemeinschaften bedeutet die Reform mehr Handlungsfreiheit, aber auch mehr Eigenverantwortung. Da die Abberufung ohne wichtigen Grund möglich ist, sollten Beiräte den Verwalterwechsel als organisatorisches Projekt behandeln — mit klarem Zeitplan, definierter Übergabefrist und einer Checkliste für die Unterlagenübergabe. Wer frühzeitig einen neuen, zertifizierten Verwalter identifiziert, bevor der alte Vertrag ausläuft, vermeidet eine Verwaltungslücke. Gerade bei größeren Gemeinschaften mit vielen laufenden Verträgen und Instandhaltungsprojekten lohnt sich eine strukturierte Übergabedokumentation, die beide Seiten unterzeichnen.
Ein oft unterschätzter Aspekt ist der Wissensverlust beim Wechsel: Jahre an E-Mail-Korrespondenz, mündlichen Absprachen und Detailwissen über die Immobilie gehen leicht verloren, wenn die Übergabe nicht sorgfältig dokumentiert wird. Hier setzt digitale Unterstützung an. IgeraFincas zum Beispiel beantwortet Fragen von Eigentümern und Beiräten direkt aus den hinterlegten Verwaltungsunterlagen der jeweiligen Gemeinschaft — Protokollen, Wirtschaftsplänen, Verträgen — und nennt dabei die genaue Quelle der Antwort. Bei einem Verwalterwechsel bleibt dieses dokumentierte Wissen so nachvollziehbar erhalten, unabhängig davon, wer die Verwaltung als nächstes übernimmt.
// Demo IgeraFincas — Anfragen rund um den Verwalterwechsel
Beiratsmitglied: Können wir unseren Verwalter jederzeit abberufen oder brauchen wir einen wichtigen Grund?
IgeraFincas: Seit der WEG-Reform 2020 ist die Abberufung jederzeit durch einfachen Mehrheitsbeschluss möglich, ein wichtiger Grund ist nicht erforderlich. Beachten Sie jedoch, dass der Verwaltervertrag davon getrennt zu behandeln ist: Er endet in der Regel erst nach Ablauf der vereinbarten Kündigungsfrist, spätestens jedoch sechs Monate nach der Abberufung. Details entnehmen Sie bitte Ihrem aktuellen Verwaltervertrag.
Eigentümer: Welche Unterlagen muss unser bisheriger Verwalter beim Wechsel übergeben?
IgeraFincas: Laut den hinterlegten Übergabeprotokollen Ihrer Gemeinschaft zählen dazu unter anderem Versammlungsprotokolle, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, die Beschlusssammlung, laufende Dienstleisterverträge sowie die Zugangsdaten zu Konten und Verwaltungssoftware. Für eine vollständige, auf Ihre Gemeinschaft zugeschnittene Liste empfiehlt sich Rücksprache mit dem neuen Verwalter.
Häufig gestellte Fragen zum Verwalterwechsel
Braucht die Eigentümerversammlung einen wichtigen Grund, um den Verwalter abzuberufen?
Nein. Seit der WEG-Reform 2020 ist die Abberufung jederzeit durch einfachen Mehrheitsbeschluss möglich, unabhängig vom Grund. Das ist einer der zentralen Systemwechsel der Reform gegenüber der früheren Rechtslage, die eine vorzeitige Abberufung meist an einen wichtigen Grund knüpfte.
Endet der Verwaltervertrag automatisch mit der Abberufung?
Nicht zwingend sofort. Die Abberufung als Organbestellung wirkt unmittelbar, der Verwaltervertrag läuft aber grundsätzlich nach seinen eigenen Kündigungsfristen weiter, endet jedoch spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Ein außerordentliches Kündigungsrecht bei wichtigem Grund bleibt davon unberührt.
Muss der neue Verwalter zwingend zertifiziert sein?
Jeder Eigentümer hat gegenüber der Gemeinschaft grundsätzlich einen Anspruch auf Bestellung eines zertifizierten Verwalters. Für die konkrete Reichweite dieser Pflicht, etwaige Übergangsregelungen und Ausnahmetatbestände gilt es, den aktuellen Stand anhand der Prüfungsordnung der zuständigen IHK und des geltenden Gesetzestextes zu prüfen, da sich Übergangsfristen und Ausnahmen im Detail unterscheiden können.
Welche Unterlagen muss der alte Verwalter beim Wechsel übergeben?
Dazu zählen insbesondere Versammlungsprotokolle, Wirtschaftspläne, Jahresabrechnungen, die Beschlusssammlung, laufende Verträge mit Dienstleistern, Versicherungsunterlagen sowie technische Dokumentation zum gemeinschaftlichen Eigentum. Eine vollständige, rechtzeitige Übergabe ist Teil der ordnungsgemäßen Amtsführung des scheidenden Verwalters.
Wie läuft die Übertragung der Gemeinschaftskonten ab?
Die Verfügungsberechtigung über Giro- und Rücklagenkonto wird auf den neuen Verwalter umgestellt, in der Regel in enger Abstimmung mit der kontoführenden Bank. Der bisherige Verwalter legt dabei Rechenschaft über die von ihm geführten Konten ab. Eine klare zeitliche Abstimmung verhindert Phasen, in denen niemand verfügungsberechtigt ist.
Kann ein einzelner Eigentümer den Verwalterwechsel allein durchsetzen?
Die Bestellung und Abberufung erfolgen durch Mehrheitsbeschluss der Eigentümerversammlung, nicht durch einzelne Eigentümer. Ein einzelner Eigentümer kann jedoch unter bestimmten Voraussetzungen die Bestellung eines zertifizierten Verwalters von der Gemeinschaft verlangen; ob und wie dieser Anspruch im Einzelfall durchsetzbar ist, ist gegebenenfalls rechtlich zu klären.
Was passiert, wenn der alte Verwalter die Unterlagen nicht herausgibt?
Die Herausgabe der Verwaltungsunterlagen gehört zu den Pflichten des ausscheidenden Verwalters. Verweigert er die Übergabe, kann dies zivilrechtliche Ansprüche der Gemeinschaft auslösen. In solchen Fällen empfiehlt sich rechtlicher Rat, da die konkrete Durchsetzung vom Einzelfall abhängt.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Insbesondere bei Fragen zur Zertifizierungspflicht nach §26a WEG, zu Übergangsfristen und zu den konkreten Voraussetzungen der IHK-Prüfung empfiehlt sich die Prüfung der aktuell gültigen IHK-Prüfungsordnung sowie die Konsultation eines Fachanwalts für WEG-Recht, der den Einzelfall Ihrer Eigentümergemeinschaft beurteilen kann.
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Team IgeraFincas · Quellen: WEG (Wohnungseigentumsgesetz) in der seit 01.12.2020 geltenden Fassung, insbesondere §26 WEG (Bestellung und Abberufung), §26a WEG (zertifizierter Verwalter). Für den aktuellen Stand der Zertifizierungspflicht und etwaiger Übergangsregelungen verweisen wir auf die jeweils aktuelle Prüfungsordnung der zuständigen Industrie- und Handelskammer (IHK).
