El problema: evaluar proveedores exige revisar manualmente meses de historial
Todo departamento de calidad con proveedores homologados tiene la obligación, contractual o derivada de la norma ISO 9001 (apartado 8.4), de evaluar periódicamente su desempeño. En la práctica, eso significa abrir el histórico de entregas, cruzar las no conformidades abiertas y cerradas, revisar los plazos de entrega incumplidos, contar las incidencias de calidad y redactar una valoración razonada por proveedor.
Cuando un despacho de calidad gestiona 20, 40 o 80 proveedores homologados, esta tarea se convierte en un ejercicio de recopilación manual de datos dispersos en el ERP, en el sistema de no conformidades y en correos de seguimiento. Es una tarea importante pero no urgente, así que se pospone: muchas evaluaciones periódicas acaban haciéndose con meses de retraso, o se rellenan de forma superficial solo para cumplir el expediente de la auditoría.
Estas cifras son estimaciones orientativas basadas en tareas de redacción documental comparables; el ahorro real depende del volumen de incidencias, del número de proveedores evaluados y de cómo esté organizada la información de partida en cada organización.
Cómo funciona la IA para generar el informe de evaluación de proveedores
Paso 1: Recopilación del historial del proveedor
Se reúne la información disponible del periodo a evaluar: registros de entregas (a tiempo / con retraso), no conformidades abiertas en el periodo, su estado de cierre, incidencias de calidad recibidas en recepción o en producción, y certificados o auditorías vigentes. Esta información puede venir del ERP, de un sistema de gestión de no conformidades o simplemente de hojas de cálculo de seguimiento.
Paso 2: Análisis de patrones por la IA
La IA procesa ese historial y detecta tendencias: si el porcentaje de entregas a tiempo mejora o empeora respecto al periodo anterior, si las no conformidades se concentran en un tipo de defecto concreto, si hay incidencias recurrentes sin acción correctiva asociada o si el proveedor ha mejorado tras una advertencia previa.
Paso 3: Cálculo de indicadores y puntuación
A partir de los criterios que defina el departamento de calidad (por ejemplo, % de cumplimiento de plazo, nº de no conformidades por cada 100 entregas, gravedad media de las incidencias), la IA calcula los indicadores cuantitativos y propone una puntuación o clasificación (apto, apto con reservas, no apto) siguiendo la metodología ya establecida por la organización.
Paso 4: Generación del borrador del informe
La IA redacta un borrador de informe con la estructura habitual: datos del proveedor, periodo evaluado, resumen de entregas y plazos, listado de no conformidades e incidencias con su estado, indicadores calculados, valoración global y recomendación (mantener, mantener con plan de acción, o revisar homologación). El responsable de calidad revisa el borrador, lo contrasta con su propio criterio, lo corrige si hace falta y lo firma.