WhatsApp Business es la herramienta de comunicacion preferida de los propietarios espanoles. Es inmediata, familiar y no requiere instalar nada nuevo. Para el administrador, es una pesadilla de escala.
Carlos Domingo, administrador en Valencia con 62 comunidades, lo describe sin filtros:
"Los viernes por la noche son los peores. Antes de dormir, tengo 40 mensajes nuevos en WhatsApp Business. La mitad son preguntas que ya he respondido veinte veces ese mes. Y no puedo ignorarlos porque si no respondo antes del lunes por la manana, el lunes tengo llamadas de propietarios enfadados."
— Carlos Domingo, Administraciones Domingo, Valencia
La clave es no tratar todos los mensajes igual. Hay tres categorias con tiempos de respuesta distintos:
Preguntas con respuesta en documentos: cuota, fechas de junta, normativa LPH, estatutos. El bot de IgeraFincas conectado a WhatsApp Business API responde directamente, cita la fuente y cierra la conversacion. El propietario no sabe que ha hablado con un bot, sabe que ha recibido una respuesta correcta con referencia.
Cuando el bot detecta que la confianza esta por debajo del umbral, crea un ticket con el contexto completo de la conversacion y lo asigna al administrador responsable de esa comunidad. El propietario recibe: "Tu consulta esta siendo revisada por nuestro equipo. Te responderemos antes de las [hora]."
El sistema detecta palabras clave de emergencia (inundacion, incendio, gas, derrumbe) y genera una alerta push al movil del administrador de guardia. Esto no se automatiza nunca. La emergencia requiere persona real.
WhatsApp Business App (la aplicacion normal) tiene limite de contactos y no permite automatizaciones. Para un despacho con mas de 20 comunidades, es necesaria la WhatsApp Business API, accesible a traves de proveedores como Twilio, 360dialog o Meta directamente.
IgeraFincas se integra con Twilio para la recepcion y envio de mensajes. El flujo tecnico:
El numero de telefono del propietario es un dato personal segun el RGPD. El tratamiento requiere base legal (contrato de administracion o consentimiento explicito) y debe estar documentado en el registro de actividades de tratamiento del despacho.
IgeraFincas almacena las conversaciones en servidores dentro de la UE, aplica cifrado en transito y en reposo, y permite al propietario ejercer su derecho de supresion de datos. El despacho recibe un DPA (Data Processing Agreement) firmado.
Datos de 8 despachos que implementaron el sistema en Q3 2025:
Si, y es obligatorio informarlos. IgeraFincas incluye un mensaje de bienvenida estandar que indica que el servicio usa un asistente automatico y que siempre pueden solicitar atencion humana escribiendo "hablar con administrador".
El sistema actual recibe la imagen pero no la analiza. La deriva directamente al administrador con el contexto del hilo de conversacion. El analisis de imagenes mediante vision artificial esta en la hoja de ruta para Q3 2026.
Tecnicamente si, pero no es recomendable. Los grupos mezclan conversaciones privadas con comunicaciones del administrador y crean ruido. El canal optimo es el chat directo con el numero del despacho.
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